§ 1 Siegel

(1) Das Siegel dient dem Siegelberechtigten mit seiner Unterschrift als Beglaubigungszeichen.

(2) Das Siegel ist formgebunden. Stempel mit postalischen und anderen Angaben in Zeilenform werden von dieser Siegelordnung nicht berührt.

§ 2 Siegelberechtigung

(1) Siegelberechtigt sind die mit Rechtsbefugnis ausgestatteten kirchlichen Amtsträger, Körperschaften und Ämter. In Zweifelsfällen entscheidet das Erzbischöfliche Ordinariat über das Vorliegen einer Siegelberechtigung.

(2) Das Erzbischöfliche Ordinariat kann die Siegelberechtigung weiteren kirchlichen Rechtsträgern und Dienststellen auf Antrag verleihen, wenn es die rechtlichen Verhältnisse erforderlich machen. Die kirchlichen Rechtsträger und Behörden, die vor dem Inkrafttreten dieser Ordnung siegelberechtigt waren, bleiben weiterhin siegelberechtigt.

§ 3 Führung von Siegeln

(1) Die Siegelführung obliegt demjenigen, der den Siegelberechtigten rechtlich vertritt. Dieser kann die Siegelführung delegieren. Die Delegation der Siegelführung muss schriftlich erfolgen. Die Anzahl der Siegelbenutzer ist möglichst gering zu halten.

(2) Der Siegelführende trägt die Verantwortung dafür, dass das Siegel ordnungsgemäß verwendet und aufbewahrt sowie vor Missbrauch und Verlust geschützt wird.

(3) Sind für einen Siegelberechtigten mehrere Personen zur Führung des Siegels berechtigt, so führt jeder das Siegel des Siegelberechtigten mit dem ihm zugewiesenen Beizeichen.

§ 4 Verwendung des Siegels

(1) Siegelabdrucke sollen grundsätzlich nur sparsam verwendet werden.

(2) Gesiegelt werden Schriftstücke mit rechtserheblicher Bedeutung, deren Gültigkeit beziehungsweise Echtheit einer eindeutigen Bestätigung durch den Siegelberechtigten bedarf. Das Siegel wird verwendet:

• a) bei Urkunden und Verträgen, durch die Rechte und/oder Pflichten begründet, anerkannt, aufgehoben oder verändert werden,
• b) bei Urkunden, die über den kanonischen Personenstand der Gläubigen ausgestellt werden,
• c) bei amtlichen Auszügen aus Kirchenbüchern und Protokollbüchern,
• d) bei Beglaubigungen von Schriftstücken,
• e) bei Erteilung von Vollmachten,
• f) aufgrund von Vorschriften kirchlichen oder staatlichen Rechts,
• g) in allen sonstigen Fällen, die rechtliche Bedeutung haben.

(3) Eine Verwendung des Siegels, die seiner Funktion als Beglaubigungszeichen nicht entspricht, ist unzulässig.

(4) Das Siegel wird allgemein links neben die eigenhändige Unterschrift des Siegelbenutzers aufgedrückt.

(5) Der Erzbischof siegelt in grüner bzw. roter Farbe, die übrigen Siegelberechtigten in blauer Farbe.

§ 5 Siegelbild, -form und -umschrift

(1) Das Siegel ist kreisrund oder hat eine ovale Form. Es besteht aus Siegelbild und Siegelumschrift mit Umrandung.

(2) Das Siegelbild soll klar und einfach sein. Es muss in Beziehung zum Siegelberechtigten stehen, indem es Überlieferungen weiterführt, vorhandene Wappen aufgreift oder Patrone abbildet.

(3) Die Siegelumschrift kann auch als Umrandung gestaltet sein. Die Schriftform soll leicht lesbar und der Eigenart des Siegelbildes angepasst sein. Die Umschrift gibt die amtliche Bezeichnung des Siegelberechtigten beziehungsweise die Körperschaft oder der Ämter gemäß § 2 wieder (Name und Ort). Sie kann in lateinischer oder deutscher Sprache abgefasst sein.

§ 6 Aufbewahrung von Siegeln

(1) Siegel sind sicher zu verwahren und nach Gebrauch unter Verschluss zu halten.

(2) Das Siegel ist von dem Siegelberechtigten zu inventarisieren. Eine Liste der Siegelführenden ist beizulegen.

(3) Die Unterlagen über die Anfertigung und Genehmigung eines Siegels sind im Archiv des Siegelberechtigten oder im Diözesanarchiv aufzubewahren.

§ 7 Erneuerung von Siegeln

Abgenutzte oder beschädigte Siegel, die keinen einwandfreien Abdruck mehr ergeben, sind vom Siegelberechtigten außer Gebrauch zu nehmen und im eigenen Archiv aufzubewahren oder dem Bistumsarchiv zu übergeben. Entsprechendes gilt für Siegel, die aus anderen Gründen außer Geltung sind.

§ 8 Verlust von Siegeln

(1) Der Verlust eines Siegels ist zusammen mit einer Ablichtung des Siegelabdrucks dem Erzbischöflichen Ordinariat unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

(2) Das abhanden gekommene Siegel wird vom Ortsordinarius durch Veröffentlichung und Abdruck im Amtsblatt des Erzbistums München und Freising für ungültig erklärt.

(3) Das neu zu fertigende Siegel hat sich deutlich von dem abhanden gekommenen Siegel zu unterscheiden und ist nach den Bestimmungen dieser Ordnung zu genehmigen und anzufertigen. Wird ein mit dem abhanden gekommenen Siegel übereinstimmendes Ersatzsiegel angefertigt, so ist ein besonderes Beizeichen einzufügen.

§ 9 Entwurf eines Siegels

(1) Die Gestaltung des Siegels liegt unter Beachtung der Bestimmungen dieser Ordnung im Ermessen des Siegelberechtigten.

(2) Vor der Anfertigung des Siegels beauftragt der Siegelberechtigte einen auf dem Gebiet der Grafik Erfahrenen mit der Herstellung des Siegelentwurfs. Dieser fertigt für den Siegelberechtigten die Reinzeichnung (Entwurf).

(3) Eine Reproduktion der Reinzeichnung in Originalgröße ist zur Genehmigung dem Erzbischöflichen Ordinariat in zweifacher Ausführung vorzulegen. Gegebenenfalls ist der Abdruck eines früheren Siegels beizufügen.

§ 10 Anfertigung eines Siegels

(1) Entsprechend dem genehmigten Siegelentwurf ist die Anfertigung des Siegels einem fachkundigen Gravier- oder Stempelbetrieb zu übertragen. Es darf nur ein einziges Siegel hergestellt werden.

(2) In begründeten Fällen ist die Anfertigung mehrerer identischer Siegel zu beantragen und bedarf der Genehmigung durch das Erzbischöfliche Ordinariat; die weiteren Siegel sind jeweils durch ein unterscheidendes Beizeichen zu kennzeichnen.

(3) Dem Erzbischöflichen Ordinariat sind nach Fertigstellung des neuen Siegels drei Abdrucke auf gesonderten Blättern vorzulegen.

(4) Mit der Veröffentlichung im Amtsblatt des Erzbistums München und Freising ist das neue Siegel zur Verwendung freigegeben.

§ 11 Änderungen von Siegeln

(1) Eine Änderung des bestehenden Siegels kann von dem Siegelberechtigten aus berechtigtem Grund veranlasst werden. Sie bedarf der vorherigen Zustimmung des Erzbischöflichen Ordinariates und hat nach den Vorschriften dieser Ordnung zu erfolgen.

(2) Das Erzbischöfliche Ordinariat kann den Siegelberechtigten, wenn das in Gebrauch befindliche Siegel mit den Bestimmungen dieser Ordnung nicht übereinstimmt, binnen angemessener Frist zur Änderung des Siegels auffordern. Wird dieser Aufforderung ohne ausreichende Begründung nicht nachgekommen, so ist das Siegel durch Veröffentlichung im Amtsblatt des Erzbistums München und Freising für ungültig zu erklären.