Der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz hat sich auf seiner Sitzung am 25. August 2008 mit den Veränderungen befasst, die sich infolge der Errichtung neuer Seelsorgeeinheiten für die kirchliche Verwaltung ergeben. Er nahm die Richtlinien, die von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive zur „Organisation der Schriftgutverwaltung in neuen Seelsorgeeinheiten“ erstellt worden sind, zustimmend entgegen und empfahl, sie in den Diözesen zugrunde zu legen.

Organisation der Schriftgutverwaltung in neuen Seelsorgeeinheiten - Rahmenempfehlung

In allen deutschen (Erz-)Diözesen sind derzeit neue Strukturen für die Pfarrseelsorge entweder in Planung oder in Umsetzung. Dabei existieren zwei Grundtypen, je nachdem, ob bei der Zusammenfassung mehrerer Seelsorgestellen zu einer neuen Seelsorgeeinheit die bisherigen Rechtspersönlichkeiten beibehalten (= Verbandslösung) oder unter deren Auflösung fusioniert werden (= Fusionslösung). Bei dieser Neuordnung, die in jedem Fall neue Anforderungen für die Pfarrverwaltung mit sich bringt, ist es unerlässlich, auch die Schriftgutverwaltung in den neuen Seelsorgeeinheiten zu bedenken. Da nach can. 491 CIC dem Diözesanbischof die Sorge für eine geordnete Schriftgutverwaltung besonders aufgetragen ist, gibt die Deutsche Bischofskonferenz nach Beratung mit den Diözesanarchiven als zuständigen Fachstellen folgende Rahmenempfehlung sowohl für die Organisation der künftigen Schriftgutverwaltung als auch für den Umgang mit den bestehenden Registraturen und Pfarrarchiven.

1. Organisation der künftigen Schriftgutverwaltung

1.1. Grundsätze einer geordneten und effektiven Schriftgutverwaltung

Die Schriftgutverwaltung muss an die Organisation der zukünftigen Seelsorgeeinheiten angepasst werden, sie hat aber gleichzeitig universalkirchliche Gesetze sowie ggf. das Weiterbestehen bisheriger Rechtsträger zu beachten. Ihre grundlegenden Aufgaben (Ordnen, Registrieren, Ablegen bzw. Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern) sind dabei so zu organisieren, dass die Verwaltungsarbeit möglichst effizient unterstützt wird. Dies ist grundsätzlich in einer zentralisierten Schriftgutverwaltung besser möglich als in einer dezentralen, weil damit einheitliche Arbeitsgrundsätze und Übersichtlichkeit gewährleistet sowie Mehrarbeit und Kosten vermieden werden. Die Fusionslösung führt von selbst zu einer Zentralisierung der Verwaltung (ggf. stufenweise), doch ist diese auch bei einer Verbandslösung anzustreben.

Da eine solche Zentralisierung aufgrund der örtlichen Gegebenheiten nicht immer möglich sein wird, kommt der Anwendung von diözesanweit geltenden Einheitsaktenplänen besondere Bedeutung zu, denn diese bilden die Voraussetzung für die Einheitlichkeit der Schriftgutverwaltung.

Bei jeder der beiden Lösungen ist es - über ggf. notwendige terminologische Anpassungen hinaus - erforderlich, dass die Einheitsaktenpläne aufgaben- und nicht organisationsbezogen aufgebaut sind, um nicht bei weiteren organisatorischen Veränderungen jeweils umformuliert werden zu müssen.

1.2. Grundsätze der Aktenbildung bei der Verbandslösung

Bei der Verbandslösung muss der Aktenplan so flexibel sein, dass er den unterschiedlichen örtlichen Gegebenheiten (z. B. Mittelpunktspfarrerei mit einem zentralen Pfarrbüro oder jede Pfarrei mit eigenem Pfarrbüro) gerecht wird und auch künftige Umstrukturierungen erlaubt.

Im Rahmen des auf die gesamte Seelsorgeeinheit bezogenen Aktenplans erfolgt die Ablage nach folgenden Grundsätzen:

1.2.1. Kirchenrechtlich vorgeschrieben ist nach can. 535 § 1 die Ablage nach Pfarreien für Pfarrmatrikeln (Tauf-, Trauungs- und Sterbebücher; für Firmbücher sind die partikularrechtlichen Bestimmungen maßgeblich), nach can. 958 § 1 die Ablage nach Kirchen für Messintentionen (Stipendienbuch).

1.2.2. Sachlich geboten ist eine auf die einzelne Institution bezogene Aktenbildung im Bereich der Vermögensverwaltung, nämlich bei Kirchengemeinden (= gemeindlicher kirchlicher Steuerverband), Stiftungen, Gebäuden und Einrichtungen (z. B. Kindergärten, Pfarrzentrum).

1.2.3. Alle übrigen Vorgänge können in Akten zusammengefasst werden, die sich auf die ganze Seelsorgeeinheit beziehen. Die physische Aufstellung der Akten kann sowohl bei einem zentralen Pfarrbüro als auch bei der Aufteilung der Aktenführung auf mehrere Pfarrbüros unterschiedlich organisiert sein (etwa nach Pfarreien oder den o. g. Institutionen gegliedert), um der unterschiedlichen Intensität der Zusammenarbeit in den Seelsorgeeinheiten flexibel Rechnung zu tragen.

2. Umgang mit den bestehenden Registraturen und Pfarrarchiven

2.1. Bestehende Registraturen

Da für die Erledigung der laufenden Geschäfte der Rückgriff auf die Vorgängerregistraturen der einzelnen Pfarreien notwendig ist, sollen sie an den Verwaltungssitz verbracht werden. Zumindest muss in sie, soweit es für die laufende Verwaltung erforderlich ist, jederzeit Einsicht genommen werden können. Die bestehenden Registraturen bleiben auch im Fall der Zentralisierung als eigenständige Schriftgutkörper erhalten, werden jedoch durch einen Aktenschnitt geschlossen. Dabei ist ein Datum festzulegen, ab dem die Unterlagen in der Registratur der neuen Seelsorgeeinheit abgelegt werden.

2.2. Pfarrarchive

Je nach örtlichen und organisatorischen Gegebenheiten bestehen drei Lösungsmöglichkeiten:

2.2.1. Belassung am Pfarrsitz

2.2.2. Zentralisierung am Sitz der Mittelpunktspfarrerei oder an einem anderen Ort der Seelsorgeeinheit

2.2.3. Abgabe als Depositum an das zuständige Diözesanarchiv
Beim Verbleib in den Pfarreien (2.2.1. und 2.2.2.) muss sichergestellt sein, dass die fachliche Aufsicht vor Ort sowie die Eignung der Räumlichkeiten (im Hinblick auf konservatorische Bedingungen, Sicherheit und ausreichende Benutzungsmöglichkeit) gewährleistet sind. Bei der Abgabe als Depositum an das Diözesanarchiv (2.2.3.) sind ggf. die rechtlichen sowie räumlichen und personellen Voraussetzungen zu schaffen.

Für das Erzbistum München und Freising

Dr. Reinhard Marx
Erzbischof von München und Freising