Sicherung und Nutzung von Kirchenbüchern
Die Frühjahrs-Vollversammlung 2008 der Deutschen Bischofskonferenz befasste sich erneut mit Fragen der archivischen Sicherung der Kirchenbücher. Sie nahm die Leitlinien, die von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland zur „Sicherung und Nutzung von Pfarrmatrikeln (Kirchenbüchern)“ erstellt worden sind, zustimmend entgegen und empfahl, sie den (Erz-)Diözesen zugrunde zu legen. Im Folgenden wird der Wortlaut dieser Leitlinien veröffentlicht:
Sicherung und Nutzung von Pfarrmatrikeln (Kirchenbücher)
Pfarrmatrikeln (Kirchenbücher) sind als Amtsbücher und wegen ihrer intensiven Nutzung ein besonders wichtiger, aber auch rechtlich sensibler Teil kirchlichen Schriftgutes. Für ihre Verwahrung und Nutzung ist - wie für alle anderen kirchlichen Archivalien - die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche“ der Deutschen Bischofskonferenz vom 19. September 1988 in der jeweils diözesan geltenden Fassung einschlägig (vgl. Protokoll Nr. 26). Darüber hinaus hat der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz am 20. Januar 1992 empfohlen, die abgeschlossenen Pfarrmatrikeln nach Möglichkeit in den Diözesanarchiven zu verwahren und zu verwalten. Die Eigentumsverhältnisse werden davon nicht berührt (vgl. Protokoll Nr. 4). Angesichts der wachsenden Zahl von Anträgen auf Einsichtnahme auch in jüngere Pfarrmatrikeln sind folgende Präzisierungen bzw. Klarstellungen der bestehenden Regelungen notwendig.
1. Aufbewahrung von Pfarrmatrikeln
Archivreife Pfarrmatrikeln sollen der Empfehlung der Deutschen Bischofskonferenz entsprechend möglichst an das Diözesanarchiv abgegeben werden. Archivreif sind Pfarrmatrikeln, wenn die Bände abgeschlossen sind und mit großer Wahrscheinlichkeit keine Rückgriffe und keine Beischreibungen mehr erfolgen. Dies ist in der Regel 30 Jahre, bei Taufmatrikeln spätestens 90 Jahre nach Schließung des Bandes der Fall.
2. Nutzung durch Dritte
Die Nutzung von Pfarrmatrikeln ist an die geltenden Sperrfristen gebunden (Anordnung § 8). Die Sperrfristen beziehen sich jahrgangsweise auf die Eintragungen. Sie betragen:
- bei Taufbüchern 120 Jahre,
- bei Trauungsbüchern 100 Jahre,
- bei Sterbebüchern 40 Jahre.
Demnach ist die Vorlage ganzer Matrikelbände nicht vor Ablauf der Sperrfrist für den jüngsten Eintrag möglich. Ist die Sperrfrist noch nicht abgelaufen, kommen für bereits archivreife Bände folgende andere Möglichkeiten der Nutzung in Betracht:
- Vorlage des Originalbandes unter Abbindung der noch der Sperrfrist unterliegenden Teile,
- Vorlage von Reproduktionen nur der nicht mehr der Sperrfrist unterliegenden Teile,
- Erteilung von schriftlichen Auskünften, soweit nicht archiv- oder datenschutzrechtliche Bestimmungen entgegenstehen.
Da Sterbebücher auch nach Ablauf dieser Sperrfrist noch schützenswerte Angaben über Dritte enthalten können, soll bei Bänden, deren Schlussdatum weniger als 100 Jahre zurückliegt, die Benutzung nicht durch Vorlage des kompletten Bandes, sondern durch schriftliche Auskunft auf Anfrage erfolgen.
Bei nicht archivreifen Bänden handelt es sich um Registraturgut, bei dem die Nutzung auf die durch die „Anordnung über den kirchlichen Datenschutz“ des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 23. Juni 2003 (KDO § 3, 10, 13) in der jeweils diözesan geltenden Fassung vorgesehenen Fälle beschränkt ist (z.B. bei Einwilligung des Betroffenen und Erforderlichkeit für die Durchführung wissenschaftlicher Forschung).
Bei der Bearbeitung von Anträgen Dritter auf Nutzung von in den Pfarreien aufbewahrten Pfarrmatrikeln sollte das Diözesanarchiv unabhängig vom Ort der Nutzung in jedem Fall beteiligt werden. Soweit im Diözesanarchiv Filme bzw. Kopien der Pfarrmatrikeln vorliegen, ist deren Nutzung der Nutzung der Pfarrmatrikeln in der Pfarrei vorzuziehen.
Würzburg, den 13. Februar 2008
Veröffentlichungsdatum: 13.02.2008
Normgeber: München und Freising