Verbindliche Regelung zur Verwendung und Verwaltung der Caritas- Sammlungsgelder
Präambel:
Die praktizierte Nächstenliebe, die Caritas, ist ein entscheidendes Kennzeichen der Kirche (vgl. Deus Caritas Est, Nr. 24f). Der Bischof trägt als Zeuge der Liebe Christi dafür Sorge, dass der Geist der Nächstenliebe durch geeignete Werke, Vereinigungen und Organisationen verwirklicht wird.
Um diesen diakonischen Auftrag zu erfüllen, führt der Caritasverband zusammen mit den Pfarreien/Pfarrverbänden der Erzdiözese Frühjahrs- und Herbstsammlungen durch. Diese Sammlungen sind oberhirtlich angeordnet und werden zu den festgesetzten Zeiten durchgeführt.
Der verantwortungsvolle und transparente Umgang mit dem Geld der Spender ist eine Selbstverständlichkeit. Die gesammelten Gelder dienen ausschließlich der sozialcaritativen Arbeit der Pfarreien/Pfarrverbände und der Arbeit der Caritas-Fachdienste vor Ort.
In gemeinsamer diakonischer Verantwortung legt die Erzdiözese München und Freising in Übereinstimmung mit dem Diözesan-Caritasverband folgende verbindliche Regelung fest:
1. Formen und Durchführung der Sammlungen und Aufteilung der Gelder
Die im oberhirtlichen Auftrag durchgeführten Sammlungen sind in der Regel am zweiten Fastensonntag und am letzten Sonntag im September mit der jeweils darauffolgenden Sammlungswoche durchzuführen.
Für die Sammlungen im Frühjahr und im Herbst erfolgt im Amtsblatt jeweils ein thematischer Aufruf mit konkreten Anweisungen zur Durchführung der Sammlung.
Die Erlöse aus Kirchenkollekten, Haus-, Brief- und Straßensammlungen oder anderen Formen von Spenden für diesen Sammlungszweck werden in der Erzdiözese München und Freising wie folgt aufgeteilt:
- Pfarreien/Pfarrverbände: 40 %
- Caritasverband zugunsten der Caritas-Fachdienste vor Ort: 60%
2. Die Verwendung der in der Pfarrei im Pfarrverband verbleibenden Sammlungsgelder (40 %)
- 2.1 Einzelfallhilfe
Mit den Sammlungsgeldern sollen bevorzugt Personen und Familien in den Pfarreien/Pfarrverbänden diskret unterstützt werden, die sich in einer besonderen finanziellen Notlage befinden. - 2.2 Projektförderung in der Pfarrei
Neben der Einzelfallhilfe können ehrenamtliche Sozialinitiativen und Einzelprojekte in der Pfarrei/im Pfarrverband gefördert werden. - 2.3 Mitgliedsbeiträge und Caritas-Projekte
Wenn die Möglichkeiten von2.1 und 2.2 erschöpft sind, sollen - unter Einbeziehung des Mitgliedsbeitrags - Projekte und Fachdienste der Caritas in Abstimmung mit dem jeweiligen Kuratorium unterstützt werden. - 2.4 Restgelder an die Caritas
Am Jahresanfang sind restliche Sammlungsgelder (bis auf einen Sockelbetrag in Höhe von maximal 1.000,00 €) an die Caritas vor Ort separat weiterzuleiten.
Die Gelder aus den Caritas-Sammlungen sind zweckgebunden. Sie dürfen weder für ortsferne Projekte (z. B. Not- und Katastrophenhilfe im Ausland) noch zum Ausgleich von Defiziten im Haushalt oder für Baumaßnahmen verwendet werden.
Die Verwendung der Sammlungsgelder wird in der Regel im Sachausschuss „Caritative und soziale Aufgaben“ des Pfarrgemeinderats beraten. Dessen Vorschläge werden der jeweiligen Kirchenverwaltung zur Beschlussfassung vorgelegt. Sofern in Verwaltungs- und Haushaltsverbünden (Pfarrverband) geregelt wurde, dass diese Gelder (40% Anteil) im Pfarrverband gemeinsam verwaltet werden, ist der Vorschlag des Pfarrverbandsrates dem gemeinsamen Gremium zur Beschlussfassung vorzulegen.
In Verantwortung gegenüber dem Spender ist höchste Transparenz geboten. Insbesondere der Erlös, gegebenenfalls abgezogene Kosten (Druck, Porto u. Ä.) und die Verwendung der Sammlungsgelder (grobe inhaltliche Einteilung vgl. 2.1 bis 2.4) sind in geeigneter Weise bekannt zu geben (Pfarrbrief, Aushang u. Ä.).
3. Die Verwaltung der Sammlungsgelder
Die Kirchenverwaltung ist für die lückenlose Erfassung aller Sammlungsgelder (Einnahmen und Verwendung) der Pfarrei verantwortlich. Es besteht Nachweispflicht in der Buchhaltung.
Bei Verwaltungs- und Haushaltsverbünden (Pfarrverbänden) besteht die Möglichkeit, in einem gemeinsamen Konto die Gelder der Caritas-Sammlungen namentlich getrennt nach den einzelnen Pfarreien einzubuchen. Die Verwendung des in der Pfarrei/im Pfarrverband verbleibenden 40%-Anteils der Caritasmittel kann jedoch gemeinsam und insgesamt verwaltet werden.
Der 60%-Anteil für die Caritas vor Ort ist auf folgendes Konto bei der LIGA-Bank München zu überweisen:
Begünstigter: Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e. V.
IBAN: DE46 7509 0300 0002 1424 14
Stichwort: „Seelsorgstellen-Nummer“, „Frühjahrs-Sammlung Jahreszahl/Herbst-Sammlung Jahreszahl“
Die verwendeten Sammellisten verbleiben in der Pfarrei/im Pfarrverband und müssen dort zehn Jahre aufbewahrt werden. Leere Sammellisten müssen vernichtet werden.
Nummerierte Blöcke für Zuwendungsbestätigungen werden vom Caritasverband an die Pfarreien/Pfarrverbände verschickt. Diese Blöcke werden an die von der Pfarrei/vom Pfarrverband benannten Sammler(-innen) ausgehändigt, die auf Wunsch des Spenders die Zuwendungsbestätigung selbst ausstellen und unterschreiben, da sie zur Entgegennahme von Spenden berechtigt sind. Spenden für die Caritas-Sammlungen, die unmittelbar beim Pfarramt eingehen, werden von diesem mit dem gleichen Formular oder mit einer (EDV-gestützten) Zuwendungsbestätigung der Pfarrei/des Pfarrverbandes bescheinigt.
Notwendige Kosten für Dienstleistungen (z. B. angemessene Druck-, Falz- und Kuvertierkosten) sowie gegebenenfalls Portokosten (günstigster Tarif) können mit dem Gesamterlös der Sammlung verrechnet werden. Nicht abgerechnet werden können Aufwandsentschädigungen für Ehrenamtliche, Verwaltungskosten, die im Pfarrbüro anfallen, Anschaffung von Büromaschinen etc.
Kosten für Dienstleistungen sind durch entsprechende Belege nachzuweisen. Durch wirtschaftliches und zielgerichtetes Handeln, zum Beispiel bei Materialienbestellungen, Produktionen und Beauftragungen von Dienstleistungen, sollen hohe Kosten vermieden bzw. reduziert werden.
Die Überprüfung der Verwaltung und Verwendung der Sammlungsgelder in der Pfarrei/im Pfarrverband erfolgt im Zuge der turnusgemäßen Revision der Kirchenstiftungen durch die Stiftungsrevision des Erzbischöflichen Ordinariats. Hierzu dient als Anlage zur Jahresrechnung das Formblatt „Endabrechnung der Caritas-Sammlungsgelder“.
4. Zusammenwirken Pfarrei/Pfarrverband und Caritasverband
Die inhaltliche und organisatorische Zusammenarbeit zwischen Pfarrei/Pfarrverband und Caritas vor Ort ist durch eine eigene Ordnung geregelt. Das Kuratorium, in dem die Pfarreien/der Pfarrverband vertreten sind, entscheidet über die Verwendung des 60%-Anteils der Sammlungsgelder.
Diese „Verbindliche Regelung zur Verwendung und Verwaltung der Caritas-Sammlungsgelder“ löst die Regelung vom 31. Juli 2014 (Amtsblatt 2014, Nr. 9, S. 205) ab.
Normgeber: München und Freising