Allgemeine Hinweise zu Abschluss und Aufbewahrung von Verträgen
Verträge sind grundsätzlich mit großer Sorgfalt abzuschließen. Es ist auf die richtige Bezeichnung der Vertragspartner und die Vertretungsbefugnis zu achten. Die wichtigsten Bestandteile, der Vertragsgegenstand, der Umfang des Vertrages (auch zeitlich) und die daraus entstehenden Kosten sind zu prüfen und schriftlich zu fixieren. Auf mündliche Nebenabreden ist zu verzichten. Bitte versuchen Sie, durch zumindest kurze schriftliche Notizen in allen Belangen des Rechtsverkehrs (z. B. Absprachen mit Mietern/Handwerkern) eine beweistragende Dokumentation zu erhalten.
Mit Hilfe eines geordneten Vertragsmanagements sind Vertragsdokumente auffindbar abzulegen. Ablauffristen sind zu beachten und im Wege einer regelmäßigen Wiedervorlage zu kontrollieren. Sofern das Originaldokument nicht hinterlegt werden kann (z. B. Einsendung an EFK, Übergabe an den Vertragspartner), ist in jedem Fall immer eine Kopie anzufertigen und aufzubewahren. Vertragsdokumente sind in jedem Fall für den Zeitraum der Vertragslaufzeit sowie im Anschluss daran für den Zeitraum eventueller Gewährleistungsrechte aufzubewahren.
Des Weiteren wird auf Folgendes hingewiesen:
1. Für den Fall, dass Verträge mit Unternehmen geschlossen werden, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, können ggf. neben Fragen zur Geltung ausländischen Rechts für die Kirchenstiftung auch besondere steuerrechtliche Pflichten entstehen. Wie in verschiedenen Schulungen und Handreichungen bereits dargestellt, muss die Kirchenstiftung unter bestimmten Voraussetzungen selbst Umsatzsteuer einbehalten, erklären und an das Finanzamt abführen (§ 13b UStG für Dienstleistungen, Regelungen über den innergemeinschaftlichen Erwerb bzw. Einfuhrumsatzsteuer bei Bestellungen, Lieferungen und Einkäufen im Ausland). Entsprechende Pflichten ergeben sich unter bestimmten Voraussetzungen auch für die Ertragsteuer (sog. Quellensteuerabzug, z. B. bei Beauftragung von ausländischen Künstlern). Diese Regelungen gelten bereits jetzt, sodass betroffene Kirchenstiftungen sich bei Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Vertragspartnern kundig machen und sich ergebende steuerliche Verpflichtungen erfüllen müssen. Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Firmen sind – soweit möglich – wegen des damit verbundenen Aufwands für die Kirchenstiftung nach Möglichkeit zu vermeiden.
2. Die Hinweise zum kirchlichen Datenschutz sind als Anlage allen Verträgen beizufügen, die Hinweise zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes sowie die Scientology-Schutzerklärung sind den im Folgenden näher bestimmten Verträgen als Anlage beizufügen. Die jeweils von der Abteilung Justiziariat freigegebene aktuelle Mustervorlage befindet sich im Intranet des Erzbistums (arbeo2/Pfarreien & Pfarrverbände/Stiftungsverwaltung/Allgemeine Genehmigungen & Musterverträge).
Normgeber: München und Freising