Richtlinie zur Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising sowie von Dritten
Erzbischöfliche Finanzkammer
101. Richtlinie zur Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising sowie von Dritten
Ausgaben für Bewirtungen und Repräsentationszwecke, die durch kirchliche Einrichtungen geleistet werden, unterliegen hohen ethisch-moralischen Anforderungen und deshalb auch in besonderem Maße der kritischen Betrachtung durch die Öffentlichkeit.
Die vorliegende Richtlinie bietet einen Orientierungsrahmen im Zusammenhang mit Bewirtungen und soll zugleich die ordnungsgemäße Erfassung sowie steuerliche Behandlung von Bewirtungsaufwendungen durch die Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising sicherstellen.
Sie gilt für alle Bewirtungen der Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising.
Die geltenden steuerrechtlichen Bestimmungen sind selbstverständlich von allen kirchlichen Einrichtungen zu beachten, auch wenn sie dieser Richtlinie nicht unterliegen.
Allgemeine Informationen zur Bewirtung
- Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke, die im Zusammenhang mit der dienstlichen Aufgabenerfüllung stehen, sowie die in diesem Zusammenhang zwangsläufig anfallenden Nebenkosten (z. B. Trinkgeld, Garderobengeld). Hierbei kann es sich um externe Bewirtungen (z. B. Restaurantbesuche) oder Bewirtungen in dienstlichen Räumlichkeiten handeln.
- Bewirtungsausgaben können grundsätzlich nur dann getätigt werden, wenn deren Wirkung „nach außen“ gerichtet ist. Ein Indiz hierfür ist der Teilnehmerkreis, sodass die Anzahl der externen Teilnehmenden die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kirchenstiftung einschließlich der in die Kirchenstiftung angewiesenen/eingegliederten diözesanen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überwiegen sollte.
- Der dienstliche Zweck der Veranstaltung bzw. der Ausgabe muss gewährleistet und schriftlich dokumentiert sein. Hinsichtlich der Höhe der Ausgaben ist stets der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten und durch eine überlegte Auswahl des Teilnehmerkreises, des Veranstaltungsorts und des Ablaufs Rechnung zu tragen. Die Ausgaben müssen in adäquater Relation zum jeweiligen Anlass stehen.
- Sogenannte Aufmerksamkeiten (Kaffee/Tee, Erfrischungsgetränke, Gebäck), die in dienstlichen Räumlichkeiten anlässlich von Besprechungen mit Geschäftspartnern/Pfarreimitgliedern/Gästen bzw. Dritten oder Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern als Gesten der Höflichkeit zum Verzehr vor Ort angeboten werden, sind nicht als Bewirtung einzustufen.
- Lohnsteuerliche Auswirkungen zur Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie entsprechende Informationen zu sogenannten Betriebsveranstaltungen (z.B. Betriebsausflug) finden Sie in einem zweiten Dokument „Ergänzende Hintergrundinformationen zur Richtlinie Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising sowie von Dritten“.
Mögliche Anlässe für Bewirtungen
- Anlässe von besonderem dienstlichem Interesse, z.B. Diensteinführung und Verabschiedung von Klerikern, pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kirchenstiftungen, Weihespendung, Einweihung von Gebäuden u. Ä.
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
- Pflege der Kontakte zu anderen Einrichtungen und – in engen Grenzen – Geschäftspartnern/Pfarreimitgliedern/Gästen bzw. Dritten
- Bewirtung von Gästen mit besonderer gesellschaftlicher oder kirchlicher Stellung (unter Berücksichtigung des Anlasses sowie des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit)
- Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder angebahnt wird (z.B. Architekten, Lieferanten, Dienstleister etc.), nur in Ausnahmefällen, da in der Regel unterstellt werden kann, dass das Entgelt/Honorar die Gegenleistung des Vertragspartners ausreichend berücksichtigt.
Anlässe, die in aller Regel keine Bewirtung rechtfertigen
- Interne Sitzungen, Dienstbesprechungen und Arbeitskreise o. Ä., soweit kein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz vorliegt.
- Bewirtung von fachlich oder sachlich nicht beteiligten Begleitpersonen (z.B. Familienangehörige).
- Bewirtung bei Veranstaltungen „geselliger“ Art mit überwiegender Teilnahme von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Ausnahmen ggf. bei „runden“ Geburtstagen/Jubiläen oder Betriebsveranstaltungen; vgl. „Ergänzende Hintergrundinformation zur Richtlinie“).
- Bewirtung in Privaträumen einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters, auch wenn hieran ausschließlich Dritte teilnehmen.
Wertgrenzen für Bewirtungen
Alle Bewirtungen durch Kirchenstiftungen haben stets im Rahmen des genehmigten Haushalts und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfolgen. Die Wertgrenzen für Bewirtungen durch Kirchenstiftungen sind an die Wertgrenzen im EOM angelehnt.
Folgende Beträge können – im Rahmen des genehmigten Haushalts – für die Bewirtung pro Teilnehmer/in und Anlass einschließlich aller Nebenkosten maximal aufgewendet werden:
- Für Betriebsveranstaltungen und Bewirtungen aus besonderem persönlichem Anlass ist darauf zu achten, dass aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Bereich der Erzdiözese ein maximaler Betrag von EUR 30,00 pro Mitarbeiter/Teilnehmer und Anlass nicht überschritten werden.
- Im Falle eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes muss die Bewirtung dem ganz überwiegenden Interesse an der günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs dienen. Dies bedeutet in der Regel, dass das Essen einfach und nicht aufwendig ist und einen Wert von EUR 20,00 pro Person nicht übersteigen sollte.
- Geschenke können nur aus besonderem persönlichem Anlass überreicht werden. Der maximale Betrag für ein Geschenk darf EUR 60,00 nicht überschreiten.
- Für eine Verpflegung bei externen Fortbildungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gelten die allgemeinen Regeln des Reisekostenrechts.
Abrechnung von Aufwendungen für Bewirtung
Zur Abrechnung von Aufwendungen für die Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Pfarreimitgliedern, Gästen, Dritten und Ehrenamtlichen ist das Formblatt „Abrechnung von Bewirtungen, Betriebsveranstaltungen und Geschenken“ (Version für Kirchenstiftungen) zu verwenden. Hierbei sind insbesondere der Anlass der Bewirtung und die bewirteten Personen aufzuzeichnen sowie der Bewirtungsaufwand durch eine Originalrechnung (Leistungsempfänger jeweilige Kirchenstiftung) nachzuweisen.
Das Formular samt Anlagen ist in der Kirchenstiftung mit den Buchführungsunterlagen abzulegen. Zusätzlich zur Ablage in der Buchhaltung empfehlen wir, einen separaten Ordner für alle Bewirtungen in der Kirchenstiftung anzulegen. Bei den mit [Symbol „K“] markierten Sachverhalten sind die Kopie des Formulars sowie sämtliche Anlagen in Kopie spätestens bis zum 10. des Folgemonats an die Abteilung Personalabrechnung (R 3.4.2) zu senden.
Ergänzende Informationen zur Kontierung/Buchung von Aufwendungen im Zusammenhang mit der Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Pfarreimitgliedern, Gästen, Dritten und Ehrenamtlichen sowie Geschenken finden Sie in dem Dokument „Neue Konten (Ausgabe-Arten) für Bewirtungen und Geschenke in Kirchenstiftungen (mit Kindertageseinrichtungen) und weitere wichtige Buchungshinweise“. Rückfragen zur Kontierung/Buchhaltung richten Sie weiterhin an die Buchhalterin/den Buchhalter im Ordinariat.
Für Fragen zur lohnsteuerlichen Beurteilung und zum Ausfüllen des Formulars haben wir für Sie das Funktionspostfach: bewirtungsrichtlinie@eomuc.de eingerichtet. Außerdem stehen die Mitarbeiter/-innen des Ressorts Personal – Abteilung Personalabrechnung unter Telefon: 089/21 37-20 48 (Frau Iris Hoehnel) oder 089/21 37-12 57 (Herr Karsten Lechner) für Rückfragen zur Verfügung.
Diese Richtlinie tritt mit Ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.
München, den 1. Juli 2019
Markus Reif
Erzbischöflicher Finanzdirektor
Weitere wichtige Informationen zur Bewirtung in Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising finden Sie im arbeo:
- Ergänzende Hintergrundinformationen zur Richtlinie „Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kirchenstiftungen in der Erzdiözese München und Freising sowie von Dritten“
- Ergänzende Kontierungshinweise zur Richtlinie im Dokument „Neue Konten (Ausgabe-Arten) für Bewirtungen und Geschenke in Kirchenstiftungen (mit Kindertageseinrichtungen) und weitere wichtige Buchungshinweise“
- Formular „Abrechnung von Bewirtungen, Betriebsveranstaltungen und Geschenken“ (Version Kirchenstiftung für bis zu drei Personen)
- Formular „Abrechnung von Bewirtungen, Betriebsveranstaltungen und Geschenken“ (Anlage für weitere Personen) (Gästeliste)
- Umfassendes Online-Schulungsangebot mit Fallbeispielen finden Sie im Lernraum „Bewirtungsrichtlinien für Kirchenstiftungen“, Rückfragen unter E-Mail: Pfarrliche-Verbundverwaltung@eomuc.de
- bewirtungsrichtlinie@eomuc.de
Veröffentlichungsdatum: 01.07.2019
Datum des Inkrafttretens: 31.08.2019
Normgeber: München und Freising