Allgemeines Ausführungsdekret zum Diözesangesetz betreffend die Grundsätze der Verwaltung der Finanzanlagen der Erzdiözese München und Freising
Allgemeines Ausführungsdekret
zum Diözesangesetz
betreffend die Grundsätze der Verwaltung der Finanzanlagen der Erzdiözese München und Freising
Gemäß Artikel 17 des Diözesangesetzes betreffend die Grundsätze der Verwaltung der Finanzanlagen der Erzdiözese München und Freising erlasse ich in der Form eines Allgemeinen Ausführungsdekrets folgende Regelungen:
§ 1
- Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Vermögensverwaltung werden den Hauptabteilungen Vermögensverwaltung (EFK.3) und Rechnungswesen und Controlling (EFK.1) zugewiesen.
- Anlagenahe Tätigkeiten, insbesondere – soweit überhaupt zulässig – Handels- und Abwicklungstätigkeiten sowie die Bereitstellung und Auswertung der notwendigen Informationen (Berichtswesen) und das (marktnahe) Risikomanagement, liegen in der Zuständigkeit von EFK.3 und werden durch die Abteilung Finanzanlagenmanagement (EFK.3.3) erledigt. Diese hat im Hinblick auf die von ihr zu erfüllenden Aufgaben insbesondere die Kapitalmärkte fachlichen Standards entsprechend zu beobachten und Informationen zu makroökonomischen Trends zu gewinnen und auszuwerten. EFK.3.3 fungiert innerhalb der Erzdiözese als Kompetenzcenter in Fragen der Finanzanlagen und des Kapitalmarktes und unterstützt unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben die Stiftungsaufsicht als fachkompetenter Ansprechpartner. Dem Prinzip der Funktionstrennung folgend gliedert sich EFK.3.3 in ein Front- und ein Middle-Office.
- EFK.1 übernimmt als Back-Office die Anlagenbuchhaltung (EFK.1.1 Rechnungswesen) und das Risikocontrolling (EFK.1.2 Planung und Controlling).
§ 2
- An einem Verfahren zur Auswahl externer Dienstleister sind grundsätzlich mehrere, soweit möglich, mindestens drei Bewerber zu beteiligen. Die Auswahl erfolgt auf der Grundlage im Vorfeld festzulegender sachlicher Kriterien. Der Anlageausschuss kann unter Berücksichtigung der Bedeutung der Tätigkeit des auszuwählenden Dienstleisters eine davon abweichende Vorgehensweise festlegen. Die dafür maßgeblichen Gründe sind zu dokumentieren. Der Auswahlprozess wird durch das Front-Office in EFK.3.3 vorbereitet. Die Entscheidung über die Auswahl externer Dienstleister trifft der Anlageausschuss.
- Die Tätigkeit der externen Dienstleister wird fortlaufend insbesondere im Hinblick auf die Identifizierung und Messung von Investmentrisiken, wie Markt-, Zinsänderungs-, Kredit- und Liquiditätsrisiken sowie operative Risiken überwacht. Die Überwachung schließt insbesondere die Analyse und regelmäßige Auswertung der erzielten Renditen und deren Entwicklung (auch gegenüber geeigneten Vergleichswerten) ein. Die Überwachung der externen Dienstleister erfolgt durch das Middle-Office in EFK.3.3.
- Soweit externe Dienstleister namens und im Auftrag der Erzdiözese Direktbestände verwalten, ist die Ordnungsmäßigkeit und Marktgerechtheit der Geschäftsabschlüsse zu prüfen und eine Abstimmung der Finanzanlagestände in Koordination mit der Anlagenbuchhaltung und der externen Verwahrstelle vorzunehmen. Diese Prüfungen werden vom Middle-Office in EFK.3.3 vorgenommen.
§ 3
- Soweit im Hinblick auf ausnahmsweise zulässige Handelsaktivitäten erforderlich, werden durch das Front-Office in EFK.3.3 Ordervorschläge entwickelt und, soweit eine eigene Freigabeberechtigung nicht besteht, dem zuständigen Kompetenzträger zur Entscheidung vorgelegt.
- Im Vorfeld der Ordergenerierung werden durch das Front-Office und in Einklang mit marktüblichen fachlichen Standards entsprechende Analyseergebnisse zu makroökonomischen Trends ausgewertet und auf Basis der aufgestellten strategischen Asset Allokation die Konformität zur Anlagestrategie sowie die Einhaltung der Vorgaben aus Anlagerichtlinie und Positivliste dokumentiert.
- Vor Orderausführung sind die mit der Kapitalanlage verbundenen Risiken transparent darzustellen und auf effektive Verlustbegrenzungsmechanismen zu achten. Diese sind in sach- und fachgerechter Weise zu dokumentieren.
- Die Ordervorschläge sind auf ihre Ordnungsmäßigkeit, insbesondere die Einhaltung der Anlagerestriktionen und der Freigabeberechtigung, zu prüfen und nur bei festgestellter Ordnungsmäßigkeit auszuführen. Prüfung und Ausführung erfolgen unter Einhaltung des Prinzips der Funktionstrennung durch das Middle- bzw. Front-Office in EFK.3.3.
§ 4
Die Anlagenbuchhaltung beachtet die insoweit einschlägigen Regelungen, insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, prüft sämtliche relevante Geschäftsvorfälle (z. B. Wertpapierabrechnungen) und stellt deren ordnungsgemäße Buchung, Kontierung und Abbildung in der Buchführung sowie im Jahresabschluss der Erzdiözese sicher. Bei auftretenden Unstimmigkeiten bzw. festgestellten Abweichungen vom auf dem Orderzettel vermerkten Initialgeschäft wird das Middle-Office informiert und gemeinsam eine Klärung mit den relevanten Geschäftspartnern herbeigeführt. Die Anlagenbuchhaltung erfolgt sowohl im Hinblick auf die Direkt- als auch die Fremdbestände durch EFK.1.1.
§ 5
Die Risikoüberwachung gemäß Artikel 14 des Diözesangesetzes erfolgt durch EFK.1.2.
§ 6
- Die Berichterstattung gemäß Artikel 15 des Diözesangesetzes erfolgt durch die EFK.3.3 und EFK.1.2. Sie umfasst das Marktumfeld, erwartete Marktentwicklungen, erkennbare Marktrisiken sowie Zusammensetzung, Entwicklung und Stand des diözesanen Vermögens und für dieses bestehenden Risiken. Die Berichterstattung erstreckt sich auch auf den Stand der Umsetzung der strategischen Asset Allokation und der Anlagestrategie sowie des Anlageuniversums (Einhaltung der Anlagerichtlinie und Positivliste). Die Unterrichtung hat in Bezug auf die Finanzanlagen mindestens monatlich, in Bezug auf sonstige Anlageklassen vierteljährlich und bei Bedarf unverzüglich zu erfolgen. Die Fachabteilungen sorgen dafür, dass die diözesanen Entscheidungsträger unabhängig von den regelmäßigen Berichtspflichten rechtzeitig alle Informationen erhalten, die sie in die Lage versetzen, gegenüber Geschäftspartnern, insbesondere externen Vermögensverwaltern, die Interessen der Erzdiözese in bestmöglicher Weise wahrnehmen und durchsetzen zu können.
- Die von den verantwortlichen Fachabteilungen (EFK.3.3 und EFK.1.2) zu erstellenden Berichte müssen eine geordnete Darstellung der für eine sachgerechte Entscheidung der Verantwortlichen wesentlichen Informationen, insbesondere zum Vermögensbestand, zur Wertentwicklung – auch im Verhältnis zu Vergleichswerten – und zum Risikostatus, sowie eine Bewertung der Fachabteilungen beinhalten und in geordneter und nachvollziehbarer Form so darstellen, dass die wesentlichen Aussagen klar erkennbar sind.
- Die Berichte sind vertraulich zu behandeln.
§ 7
Die zur Präzisierung und gleichmäßigen sowie nachvollziehbaren Anwendung der vorstehenden Grundsätze notwendigen Verfahrensabläufe sind vom Ökonomen schriftlich zu dokumentieren.
§ 8
Die Grundsätze der Vermögensanlage sind kurzfristig im Hinblick auf weitere Anlageklassen, insbesondere Immobilien, zu ergänzen und regelmäßig, mindestens im Abstand von drei Jahren als Prüfungsschwerpunkt im Rahmen der Jahresabschlussprüfung auf ihre Angemessenheit und Effektivität im Hinblick auf eine fachlichen Standards entsprechende Verwaltung des diözesanen Vermögens zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Dies gilt für die schriftliche Dokumentation der Verfahrensabläufe zur Umsetzung dieser Grundsätze entsprechend.
§ 9
Dieses Allgemeine Ausführungsdekret tritt mit Veröffentlichung im Amtsblatt für die Erzdiözese München und Freising in Kraft.
München, den 29. März 2018
P. Beer, Generalvikar
Veröffentlichungsdatum: 29.03.2018
Datum des Inkrafttretens: 31.05.2018
Normgeber: München und Freising