Geschäftsordnung für die ständige Arbeitsgruppe der betrieblichen Datenschutzbeauftragten der (Erz-)Bischöflichen Ordinariate in Bayern (AG)
I. Zusammensetzung der ständigen Arbeitsgruppe
Die ständige Arbeitsgruppe (AG) ist der von den Generalvikaren der Bayer. (Erz-)Diözesen eingesetzte Zusammenschluss der betrieblichen Datenschutzbeauftragten der (Erz-)Bischöflichen Ordinariate in Bayern und besteht aus den jeweils von den Generalvikaren in den (Erz-)Diözesen zu Datenschutzbeauftragten benannten Personen sowie bei Benennung von Instituten oder Kanzleien aus deren Vertretern.
Die Mitglieder der ständigen Arbeitsgruppe können sich in den Sitzungen der AG durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ihrer Dienststelle vertreten lassen. Ein anderes Mitglied der AG kann durch Stimmrechtsübertragung zur Vertreterin oder zum Vertreter bestellt werden.
II. Zweck der ständigen Arbeitsgruppe
Die AG hat das Ziel, auf eine einheitliche Anwendung des kirchlichen Datenschutzrechts in den Bayer. (Erz-)Diözesen hinzuwirken und für seine Fortentwicklung einzutreten. Die AG ist Ansprechpartner für die Generalvikarenkonferenz der Bayer. (Erz-)Diözesen und für die Datenschutzaufsicht in allen Fragen der Auslegung und Anwendung des kirchlichen Datenschutzrechts.
III. Aufgaben der ständigen Arbeitsgruppe
Die AG fördert den kirchlichen Datenschutz und verständigt sich auf gemeinsame Positionen der betrieblichen Datenschutzbeauftragten der Bayer. (Erz-)Diözesen.
Dies geschieht namentlich durch Entschließungen, Empfehlungen, Orientierungshilfen, Standardisierungen und Stellungnahmen.
- - Entschließungen sind Positionen gegenüber den Generalvikaren zu datenschutzpolitischen Fragen.
- - Empfehlungen sind Positionen, die die Auslegung datenschutzrechtlicher Regelungen bzw. Vorgaben der Datenschutzaufsicht (Diözesandatenschutzbeauftragter) betreffen.
- - Orientierungshilfen und Standardisierungen sind fachliche Anwendungshilfen für Verantwortliche kirchlicher Stellen, Auftragsverarbeiter und Betroffene.
- - Stellungnahmen sind Positionen, die in Gesetzgebungsverfahren im Auftrag der Generalvikare abgegeben werden.
IV. Arbeitsweise der ständigen Arbeitsgruppe
1. Vorsitz der ständigen Arbeitsgruppe
Ein Mitglied der AG führt den Vorsitz. Der Vorsitz wechselt in alphabetischer Reihenfolge der Bayer. (Erz-)Diözesen; die Erzdiözese München und Freising steht am Beginn der Reihenfolge. Die AG kann jederzeit Abweichungen von der Reihenfolge beschließen. Die Amtszeit des Vorsitzes beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember eines Jahres.
Der Vorsitz richtet in seiner Amtszeit die Sitzungen der AG aus und stellt hierfür die Tagesordnung auf. Er leitet die Sitzungen, veranlasst die Umsetzung der Arbeitsergebnisse und vertritt die AG gegenüber der Generalvikarenkonferenz der Bayer. (Erz-)Diözesen und gegenüber der Datenschutzaufsicht.
2. Sitzungen der ständigen Arbeitsgruppe
Die AG tagt regulär zweimal im Jahr. Weitere ordentliche Sitzungen sind möglich.
Aus konkretem Anlass können ferner Sonderkonferenzen einberufen werden.
Eine Sitzung ist einzuberufen auf Anforderung von mindestens zwei Generalvikaren der Bayer. (Erz-)Diözesen oder wenn dies mehr als die Hälfte der Mitglieder der AG verlangt.
Die AG ist in einer Sitzung beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Stimmberechtigten vertreten ist. Die Sitzungen der AG sind nicht öffentlich, soweit die AG nichts anderes beschließt. Soweit kein Mitglied der AG Einwände erhebt, können zu einzelnen Tagesordnungspunkten Dritte eingeladen werden.
Der Vorsitz lädt die Mitglieder der AG in der Regel zwei Monate vor der ordentlichen Sitzung ein. Die Mitglieder können bis zwei Wochen vor der Sitzung Tagesordnungspunkte anmelden. Spätestens eine Woche vor der Sitzung ist den Mitgliedern die vorläufige Tagesordnung für die Sitzung der AG zuzuleiten. Nicht fristgerecht angemeldete oder bis Sitzungsbeginn nachgemeldete Tagesordnungspunkte werden behandelt, wenn eine besondere Dringlichkeit gegeben ist. Die Dringlichkeit ist zu begründen. Die Entscheidung über die Aufnahme eines nicht fristgerecht angemeldeten Tagesordnungspunktes trifft die AG. Tagesordnungspunkte, die von einem der Generalvikare der Bayer. (Erz-)Diözesen zur Behandlung in der AG eingebracht werden, sind ohne Einhalten einer Frist in die Tagesordnung aufzunehmen. Für Sonderkonferenzen kann der Vorsitz abweichende Fristen festsetzen.
Die Anmeldung eines Tagesordnungspunktes soll eine Darstellung des Beratungsgegenstandes, ein Beratungsziel bzw. einen Entscheidungsvorschlag und ggf. einzuladende Dritte enthalten.
3. Abstimmungen der ständigen Arbeitsgruppe
Zur Erreichung gemeinsamer Positionen strebt die AG Einvernehmen an.
Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen werden nicht mitgezählt.
Entschließungen verabschiedet die AG grundsätzlich mit einer Mehrheit von mindestens fünf Stimmen (2/3-Mehrheit). Entschließungen, die sich auf einen Gegenstand beziehen, bei dem eine individuell konkrete Betroffenheit eines Mitglieds besteht, dürfen nicht gegen die Stimme dieses Mitglieds verabschiedet werden.
Abstimmungen mit ggf. finanziellen Auswirkungen auf die Haushalte der Bayer. (Erz-)Diözesen sind im Vorfeld der Sitzung mit den Generalvikaren abzusprechen, sie haben keine Bindungswirkung gegenüber den von den Mitgliedern der AG vertretenen (Erz-)Diözesen, die gegen den Sachverhalt gestimmt haben.
Bei Abstimmungen hat jede (Erz-)Diözese jeweils eine Stimme.
4. Protokoll
Von jeder Sitzung der AG ist ein Ergebnisprotokoll zu fertigen, die Protokollführung obliegt dem Vorsitz.
Bei Mehrheitsentscheidungen werden Abstimmungsergebnisse im Protokoll durch die Bezeichnung des jeweiligen Mitglieds der AG dargestellt, es sei denn, ein Mitglied widerspricht.
Der Entwurf des Protokolls ist innerhalb von drei Wochen allen Mitgliedern zuzuleiten. Einwendungen gegen den Entwurf sind innerhalb von drei Wochen nach Zuleitung des Entwurfs geltend zu machen.
Nach Ablauf dieser Frist wird über den endgültigen Entwurf in einem schriftlichen Umlaufverfahren abgestimmt.
Diese Protokolle werden nach erfolgtem Umlaufverfahren vom Vorsitz der AG den Generalvikaren der Bayer. (Erz-)Diözesen zugeleitet.
5. Umlaufverfahren
Zwischen den Sitzungen der AG können gemeinsame Positionen nach Abschnitt III. im Umlaufverfahren herbeigeführt werden. Das Verfahren wird durch den Vorsitz eingeleitet.
Ein Umlaufverfahren ist einzuleiten, wenn ein Mitglied der AG dies beantragt und einen entsprechenden Beschlussvorschlag vorlegt. Für die Kommentierung der Entwürfe im Umlaufverfahren sind angemessene Fristen zu setzen. Im Abstimmungsverfahren gilt die Nichtäußerung (Schweigen) auf einen Entwurf als Enthaltung. Der Vorsitz stellt das Ergebnis der Abstimmung fest und teilt dieses den Mitgliedern der AG mit. Es gelten im Übrigen die Abstimmungsmodalitäten der AG nach Abschnitt IV.3.
6. Inkrafttreten
Diese Ordnung tritt zum 1. März 2020 in Kraft. Sie wird im Amtsblatt veröffentlicht.
München, den 24. Februar 2020
Für die Erzdiözese München und Freising
Christoph Klingan
Generalvikar
Veröffentlichungsdatum: 24.02.2020
Datum des Inkrafttretens: 01.03.2020
Normgeber: München und Freising