Verordnung

Ausführungsbestimmungen zur Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO) in der Erzdiözese München und Freising vom 1.7.1978

Nach mehrjähriger praktischer Anwendung der KDO werden nachfolgend die zu ihrer Ausführung entwickelten Grundsätze in Form einer Ausführungsanordnung verbindlich festgelegt.

Art. 1 zu § 4 KDO (Datengeheimnis)

§1

Zum Kreis der bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen im Sinne des § 4 Abs. 1 KDO gehören nicht die Leiter der dateiführenden Stellen, wohl aber Dritte (Angestellte, ehrenamtliche Helfer, Unternehmen), die im Auftrag einer der in § 1 Abs. 2 KDO bezeichneten Stellen Daten verarbeiten.

§2

(1) Der Dienstvorgesetzte bzw. Arbeitgeber oder Auftraggeber des Beschäftigten belehrt diesen und nimmt seine Verpflichtungserklärung entgegen und zwar möglichst schon vor Aufnahme der Tätigkeit in der Datenverarbeitung.

(2) Die Urschrift der Verpflichtungserklärung wird zu den Personalunterlagen des Beschäftigten genommen, der eine Ausfertigung der Erklärung erhält.

§3

Mit der Belehrung des Beschäftigten können geeignete sachkundige Personen beauftragt werden. Die Verpflichtung kann nur der Dienstvorgesetzte bzw. Arbeitgeber, Auftraggeber oder sein Stellvertreter entgegennehmen.

§4

Für die Verpflichtungserklärung ist das dieser Anordnung als Anlage 1 beigefügte Formblatt zu verwenden.

Art. 2 zu § 13 Abs. 4 KDO (Auskunft an den Betroffenen)

§1

Die Auskunft ist auf Verlangen des Betroffenen schriftlich zu erteilen. Sie ist grundsätzlich gebührenpflichtig.

§2

Die Gebühr für die Erteilung einer Auskunft an den Betroffenen nach § 13 Abs. 1 KDO beträgt 10,- DM. Damit sind auch die Auslagen abgegolten.

§3

Die Gebühr ist mit der Antragsstellung fällig. Die Auskunft wird erst nach Entrichtung der Gebühr erteilt.

Eine Auskunft ist gebührenfrei, wenn:

1. durch besondere Umstände die Annahme gerechtfertigt ist, dass personenbezogene Daten unrichtig oder unzulässig gespeichert sind,
2. die Auskunft zur Berichtigung, Sperrung oder Löschung gespeicherter personenbezogener Daten geführt hat.

§4

Von der Erhebung der Gebühr kann ganz oder teilweise abgesehen werden, wenn sie nach Lage des einzelnen Falles eine besondere Härte bedeuten würde.

§6

Eine bereits bezahlte Gebühr ist dem Betroffenen zu erstatten, soweit eine der in §§ 4 und 5 genannten Voraussetzungen erfüllt ist.

Art. 3 zu §§ 13 Abs. 1 und 2, 14 KDO (Auskunft an den Betroffenen; Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten)

(1) Über die Zulässigkeit und Begründetheit eines Antrags auf Auskunft (§ 13 KDO) oder eines Antrags auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten (§ 14 KDO) entscheidet der Leiter der dateiführenden Stelle (z.B. Pfarramt, Personalabteilung, Meldewesenabteilung, Kirchensteueramt der Diözese, Caritasverband) oder sein Stellvertreter.

(2) Der Leiter der übergeordneten Stelle kann diese Entscheidungsbefugnis generell oder im Einzelfall an sich ziehen.

Ist der Antrag zulässig und begründet, so veranlasst der Leiter oder sein Stellvertreter die Erteilung der Auskunft bzw. den Vollzug der Berichtigung, Sperrung oder Löschung.

§3

(1) Bei Dateien, die im herkömmlichen Verfahren geführt werden (z.B. Karteien), wird die Berichtigung und Sperrung von der dateiführenden Stelle im Weg eines Vermerks auf dem Datenträger, die Löschung durch Unkenntlichmachen der Einträge oder durch Vernichtung des Datenträgers vollzogen.

(2) Bei Dateien, die im automatischen Verfahren geführt werden, veranlasst der Leiter der dateiführenden Stelle, dass ihm von der EDV-Abteilung oder der mit der Datenverarbeitung beauftragten Stelle die zur Auskunftserteilung erforderlichen Angaben zur Bekanntgabe an den Betroffenen übermittelt werden, bzw. dass die EDV-Abteilung oder die mit der Datenverarbeitung beauftragte Stelle die für die Berichtigung, Sperrung oder Löschung erforderlichen technischen Maßnahmen trifft.

(3) Der Betroffene und die Stellen, an die die Daten regelmäßig übermittelt werden, sind von der ausgeführten Berichtigung, Sperrung oder Löschung durch die dateiführende Stelle in geeigneter Weise zu benachrichtigen.

§4

(1) Steht dem Auskunftsbegehren des Betroffenen ein Hindernis im Sinne des § 13 Abs. 2 KDO entgegen oder liegen die Voraussetzungen für eine Berichtigung, Sperrung oder Löschung nach § 14 KDO nicht vor, so lehnt der Leiter der dateiführenden Stelle den Antrag ab.

(2) Auf Verlangen des Betroffenen ist die Ablehnung schriftlich auszusprechen und kurz zu begründen.

§5

(1) Gegen den ablehnenden Bescheid kann der Betroffene innerhalb eines Monats Widerspruch bei der dateiführenden Stelle einlegen. Der Widerspruch ist schriftlich zu begründen.

(2) Die dateiführende Stelle kann dem Widerspruch ganz oder teilweise abhelfen.

(3) Hilft sie nicht oder nur teilweise ab, so legt sie den Widerspruch der ihr übergeordneten Stelle vor, die nach Anhörung der Beteiligten endgültig entscheidet.

(4) Die mit der Entscheidung befassten Stellen können in jeder Lage des Verfahrens eine rechtsgutachtliche Stellungnahme des kirchlichen Datenschutzbeauftragten einholen.

§6

(1) Wendet sich der Betroffene wegen der Ablehnung seines Antrags gemäß § 18 KDO unmittelbar an den kirchlichen Datenschutzbeauftragten, so leitet dieser die Eingabe des Betroffenen der Stelle, die den ablehnenden Bescheid erteilt hat, zur Behandlung als Widerspruch zu, wobei er von sich aus rechtsgutachtliche Empfehlungen beifügen kann. Dem Betroffenen teilt er die Abgabe ins Widerspruchsverfahren mit.

(2) Das Recht und die Pflicht des Datenschutzbeauftragten, die Sachbehandlung gegenüber der obersten Behörde gemäß § 19 Abs. 1 KDO zu beanstanden, werden davon nicht berührt.

§7

Richtet sich ein Widerspruch gegen die Entscheidung einer obersten Verwaltungsstelle, so entscheidet diese endgültig über den Widerspruch.

Art. 4 zu § 15 Nr. 1 KDO (Führung einer Übersicht über die gespeicherten Daten)

Die in § 1 Abs. 2 KDO genannten Stellen, die personenbezogene Daten selbst verarbeiten oder durch einen Beauftragten verarbeiten lassen, haben jeweils für ihren Geschäftsbereich die gemäß § 15 Nr. 1 KDO vorgeschriebene Übersicht zu erstellen.

§2

In die Übersicht sind nicht nur automatisch, sondern auch in herkömmlicher Form geführte Dateien aufzunehmen. Nicht aufzunehmen sind nur im nicht automatisierten Verfahren geführte Dateien, aus denen keine Daten an Dritte übermittelt werden (§ 1 Abs. 2 Satz 2 KDO).

§3

Die Übersicht ist nach dem dieser Anordnung als Anlage 2 beigegebenen Formblatt zu erstellen.

Art. 5 zu § 17 Abs. 3 KDO (Datenschutzregister)

§1

Die in § 1 Abs. 2 KDO genannten Stellen melden die von ihnen automatisch betriebenen Dateien, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden, zu dem vom Datenschutzbeauftragten der Erzdiözese gemäß § 17 Abs. 3 KDO zu führenden Register nach Maßgabe der §§ 2, 3 und 4 dieser Anordnung an.

§2

Das Register (§ 17 Abs. 3 KDO) enthält neben der Bezeichnung und Anschrift der speichernden Stelle zu jeder Datei die Bezeichnung der Datei, die Beschreibung des Speicherungszwecks, den betroffenen Personenkreis, die Arten der gespeicherten personenbezogenen Daten, die Stellen, an die personenbezogene Daten regelmäßig übermittelt werden und die Arten der regelmäßig übermittelten Daten nebst der rechtlichen Grundlage der Übermittlung, aufgegliedert nach den Empfängern.

§3

Die Angaben sind nach den Mustern der Anlagen 3 und 4 zu dieser Anordnung zu melden. Dies gilt auch für Änderungen von Angaben oder die Auflösung von Dateien, die ebenfalls zu melden sind.

§4

Die Meldungen sind unverzüglich nach Errichtung der Datei vorzunehmen. Soweit sie tatsächlich schon vor dem Inkrafttreten dieser Anordnung in der in § 2 vorgeschriebenen Weise erfolgt sind, hat es damit sein Bewenden.

Art. 6 zu § 12 KDO (Veröffentlichung über die gespeicherten Daten)

(1) Errichten Kirchengemeinden, Kirchenstiftungen, Kirchengemeindeverbände sowie unter kirchlicher Aufsicht stehende kirchliche Körperschaften, Stiftungen, Anstalten, Werke und Einrichtungen selbst oder im Weg der Beauftragung eines Dritten eine Datei, so melden sie dies unverzüglich unter Verwendung des in der Anlage 5 enthaltenen Formblatts dem Generalvikariat (der Finanzkammer) zur Veröffentlichung im kirchlichen Amtsblatt.

(2) Die gleiche Meldepflicht trifft die insoweit eigenverantwortlich handelnden Abteilungen der Diözesanverwaltung. Abweichend von der Meldung zum Datenschutzregister (Art. 5 § 2 dieser Ausführungsanordnung) können sich, soweit Sammelbezeichnungen noch hinreichenden Informationswert für den Betroffenen haben, detaillierte Angaben zur Art der gespeicherten Daten, zu den regelmäßigen Empfängern und zur Art der regelmäßig übermittelten Daten erübrigen.

Art. 7 (Inkrafttreten)

Diese Anordnung tritt am 1. Mai 1987 in Kraft.

Anlage 1

Belehrung über und Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 4 Abs. 2 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO)

Dienststelle: _____________

Herr/Frau/Frl.: _____________

wohnhaft: _____________

I. Über Aufgabe und Gegenstand des Datenschutzes im kirchlichen Bereich werden Sie nachfolgend gemäß § 4 Abs. 2 KDO belehrt, da Sie in Ihrem Tätigkeitsbereich mit personenbezogenen Daten befasst werden:

1. Aufgabe des Datenschutzes im kirchlichen Bereich ist es, durch den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch bei ihrer Speicherung, Übermittlung, Veränderung und Löschung (= Datenverarbeitung) der Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange der Betroffenen entgegenzuwirken.
2. Geschützt sind personenbezogene Daten, die von der Diözese, von den Kirchenstiftungen, Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden und von den ihrer Aufsicht unterstehenden kirchlichen Körperschaften, Stiftungen, Anstalten, Werken und Einrichtungen sowie im Auftrag dieser Stellen in Dateien gespeichert, verändert oder gelöscht oder aus Dateien übermittelt werden. Für personenbezogene Daten, die nicht zur Übermittlung an Dritte bestimmt sind und in nicht automatisiertem Verfahren bearbeitet werden, gilt, dass jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen hat, die erforderlich sind, um den Schutz der Daten vor Missbrauch zu gewährleisten.
3. Es ist insbesondere untersagt, geschützte personenbezogene Daten zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck
   1. zu verarbeiten,
   2. bekanntzugeben,
   3. zugänglich zu machen, oder
   4. sonst zu nutzen.
4. Diese Pflichten bestehen auch nach Beendigung der Tätigkeit oder eines Anstellungsverhältnisses im kirchlichen Dienst fort.
5. Verstöße gegen das Datengeheimnis können unter Umständen auch gegen staatliche Vorschriften verstoßen und geahndet werden. Sie können auch Anlass zu einer außerordentlichen Kündigung eines Dienstverhältnisses sein.
6. Die Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses besteht unbeschadet sonstiger Geheimhaltungspflichten und der aus der Verletzung dieser Pflichten sich ergebenden Folgen.

II. Unterzeichnete(r) bestätigt durch Unterschrift, über ihre/seine Pflichten belehrt und auf ihre Einhaltung verpflichtet worden zu sein. Gleichzeitig wird hiermit unterschriftlich bestätigt, dass ihr (ihm) ein Abdruck dieser Verpflichtungserklärung ausgehändigt wurde.

Ort und Datum: _____________

(Unterschrift des Verpflichteten)

(Unterschrift des Verpflichtenden)

Anlage 2

Übersicht gemäß § 15 Nr. 1 KDO

Bezeichnung und Zweck der Datei: _____________

Art der gespeicherten Daten: _____________

Regelmäßige Empfänger: _____________

Anlage 3

Meldung zum Datenschutzregister — § 17 Abs. 3 KDO - Erhebung für automatisch betriebene Dateien

□ Erstmeldung □ Änderung Gültig zum: _____________

1. Speichernde Stelle:

   Name: _____________

   Anschrift (Straße, Hausnr., PLZ, Ort): _____________

   Örtliche Zuständigkeit: _____________

   Tel.: _____________

2. Bezeichnung der Datei:

   Evtl. Kurzbezeichnung der Datei: _____________

   Allgemeine Bezeichnung der Datei: _____________

3. Allgemeine Beschreibung des Speicherungszwecks:

   Bezeichnung: _____________

4. Auskunftsanspruch – § 19 Abs. 1, 2 KDO

   ja □ nein □

   Rechtsgrundlage: _____________

5. Stellen, denen regelmäßig Daten übermittelt werden:

   lfd. Nr. Bezeichnung des Empfängers (eventl. Sammelbezeichnung): _____________

6. Bezeichnung des betroffenen Personenkreises: _____________

7. Beschreibung des Dateiinhalts:

   Beschreibung der Datensatzelemente (z.B. Ordnungsmerkmal, Name, Konfession, Geburtstag etc.): _____________

8. Beschreibung des Dateiinhalt (evtl. Fortsetzung):

   lfd. Nr. Beschreibung der Datensatzelemente: _____________

Ort, Datum: _____________

(Siegel)

(Unterschrift)

Anlage 4

Meldung zum Datenschutzregister — § 17 Abs. 3 KDO - Regelmäßige Datenübermittlung (Ergänzungsblatt zur Dateierhebung)

Speichernde Stelle: _____________

Name Datei kurzbezeichnung: _____________

lfd. Nr. aus Formbl. DSR 1 Ziff. 5: _____________

Anschrift: _____________

1. Empfänger:

   Bezeichnung (eventl. Sammelbez. z.B. Kirchengemeinden): _____________

   Anschrift: _____________

2. Beschreibung des Personenkreises, auf den die unter Nr. 4 angegebenen Datenarten zutreffen: _____________
3. Angabe der der Datenübermittlung zugrundeliegenden Norm: _____________

4. Übermittelte Datenarten (z.B. Ordnungsmerkmal, Name, Anschrift etc.): _____________

   ggf. Bezugnahme auf die Dateibeschreibung: _____________

Ort, Datum: _____________

(Siegel)

(Unterschrift)