I. Grundsätzliches In jeder Seelsorgsregion steht dem jeweiligen Bischofsvikar ein Regionalteam zur Seite. Es arbeitet unter der Leitung des Bischofsvikars und wird insofern im Auftrag der Diözesanleitung tätig. Zum Regionalteam gehören: der Regionalpfarrer und bis zu drei pastorale Mitarbeiter/-innen (davon mindestens eine Frau), die teilzeitlich (gegebenenfalls auch vollzeitlich) für eine begrenzte Zeit mit dieser Aufgabe beauftragt werden. Die Arbeit des Regionalteams muss in engem Kontakt zu den Referaten des Erzbischöflichen Ordinariats (insbesondere den Referaten 2 und 7) geschehen. Gegenseitige Information ist notwendig. II. Aufgaben Das Regionalteam soll den Kontakt zwischen der Bistumsleitung und den Pfarreien bzw. den kategorialen Seelsorgestellen stärken. Durch die Führung und Begleitung der Seelsorger soll deren Arbeit gefördert, die Freude an der Seelsorge gestärkt und die Verbundenheit mit dem Erzbistum verbessert werden. Das Regionalteam unterstützt den Bischofsvikar bei der pastoralen Führung und Begleitung der Priester, der hauptamtlichen Mitarbeiter/-innen und der Pfarreien (Pfarrverbände) der Seelsorgsregion. Das Regionalteam fördert die Pfarreien (Pfarrverbände) in ihrer Entwicklung gemäß den pastoralen Leitlinien der Erzdiözese. Bei der Visitation ist das Regionalteam entsprechend der Visitationsordnung tätig. Bei der Errichtung von Pfarrverbänden ist es verantwortlich für die organisatorische Vorbereitung und die Beratung sowie für die geistlich-theologische Grundlegung. Beim Wechsel eines Pfarrers oder der pastoralen Mitarbeiter/-innen hält es Kontakt mit den Betroffenen, begleitet die Pfarrei (Pfarrverband) in dieser Umbruchssituation und vermittelt Hilfestellung durch die verschiedenen Dienststellen des Erzbischöflichen Ordinariats. Bei einer bevorstehenden Vakanzregelung für eine Pfarrei (Pfarrverband) bereitet es die Seelsorger und die Pfarrgemeinde auf die kommende Situation vor, hält während der Vakanz Kontakt und hilft, die Situation zu bestehen. Bei einer plötzlichen Vakanz geschieht dies in Absprache mit dem zuständigen Dekan. Bei Konflikten zwischen Seelsorgern oder innerhalb einer Pfarrei (Pfarrverband) ist es Aufgabe des Regionalteams, den Konflikt zu klären und bei dessen Behebung zu helfen (Gemeindeberatung, Supervision). Dabei ist die Unterscheidung zwischen Leitung und Beratung angemessen zu beachten. Das Regionalteam bietet Unterstützung bzw. Vermittlung auch bei Kontroversen mit Dienststellen des Erzbischöflichen Ordinariats an. III. Zusammenarbeit Bei seiner Tätigkeit hält das Regionalteam engen Kontakt mit den Dekanen. Dies geschieht auf regionalen Dekanekonferenzen mit der Gesamtheit der Dekane, aber auch mit einzelnen Dekanen. Um den verschiedenen Aufgaben gerecht zu werden, hält es Kontakt mit diözesanen Einrichtungen wie Gemeindekatechese, Institut für Fort- und Weiterbildung, Seelsorge für Seelsorger, Supervision, Gemeindeberatung, Erwachsenenbildung, Diözesanrat, Stellen der Caritas und anderen Einrichtungen auf regionaler Ebene. Bei der Errichtung von Pfarrverbänden sind die notwendigen Maßnahmen, insbesondere die personellen und strukturellen Entscheidungen, im Einvernehmen mit den Referaten 2 und 7 zu treffen. Bei Vakanzregelungen arbeitet das Regionalteam zur Organisation von Aushilfen und zur Herbeiführung einer endgültigen Besetzung eng mit Referat 2 zusammen. Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenDekanate und Regionen1970-01-01

Verwaltungsvereinbarung zwischen den Erzdiözesen München-Freising und Bamberg sowie den Diözesen Augsburg, Eichstätt, Passau, Regensburg und Würzburg und der Bayerischen Staatsregierung über die katholische Seelsorge in den bayerischen Justizvollzugsanstalten Zwischen den Erzdiözesen München-Freising und Bamberg sowie den Diözesen Augsburg, Eichstätt, Passau, Regensburg und Würzburg, handelnd mit Zustimmung des Heiligen Stuhles und vertreten durch Seine Eminenz, den Hochwürdigsten Herrn Erzbischof Joseph Kardinal Ratzinger, und der Bayerischen Staatsregierung, vertreten durch den Herrn Bayerischen Staatsminister der Justiz Dr. Karl Hillermeier, wird folgende Verwaltungsvereinbarung über die katholische Seelsorge in den bayerischen Justizvollzugsanstalten geschlossen: §1 (1) Die vom Freistaat Bayern gem. Art. 11 des Bayerischen Konkordates eingerichtete Seelsorge in den Justizvollzugsanstalten ist ein Teil der kirchlichen Seelsorge. (2) Seelsorger in den Justizvollzugsanstalten werden im Einvernehmen mit den Diözesen im Hauptamt bestellt oder vertraglich verpflichtet. Neben der Bestellung oder Verpflichtung durch den Staat ist die kirchenamtliche Sendung durch das zuständige Ordinariat erforderlich. (3) Sie werden im Hauptamt bestellt, wenn die Zahl der Gefangenen gleichen Bekenntnisses in einer Justizvollzugsanstalt dies erfordert; im Übrigen werden sie vertraglich verpflichtet. § 157 Abs. 2 des Strafvollzugsgesetzes bleibt unberührt. §2 (1) Die hauptamtlichen Anstaltsseelsorger werden durch das Staatsministerium der Justiz im Einvernehmen mit dem zuständigen Ordinariat nach den Vorschriften des bayerischen Beamtenrechts zu Beamten ernannt oder nach den Bestimmungen des Tarifrechts durch Dienstvertrag angestellt. Entsprechendes gilt bei Versetzungen. (2) Die nebenamtlichen Anstaltsseelsorger werden vom Anstaltsleiter im Einvernehmen mit dem zuständigen Ordinariat bestellt. Die Vergütung richtet sich nach der Bekanntmachung über die Bestellung und Entschädigung der Geistlichen bei den Justizvollzugsanstalten vom 21. Nov. 1956 (BayBSVJu IV S. 185) in der jeweils geltenden Fassung. (3) Für die Seelsorge in den Justizvollzugsanstalten können vom Staatsministerium der Justiz im Einvernehmen mit den Diözesen auch andere kirchliche Mitarbeiter (z. B. Diakone) bestellt werden. § 157 Abs. 3 des Strafvollzugsgesetzes bleibt unberührt. (4) Wird ein Anstaltsseelsorger gemäß Art. 7 Satz 2 des Reichskonkordates durch den zuständigen Oberhirten abberufen, so sorgen Kirche und Staat für entsprechenden Ersatz. §3 Für seine Vertretung sorgt der Anstaltsseelsorger im Einvernehmen mit dem Anstaltsleiter. §4 Die hauptamtlichen Anstaltsseelsorger werden nach ihrer Bestellung kirchlich in ihr Amt eingeführt. Entsprechendes gilt bei einer Versetzung in eine andere Justizvollzugsanstalt. Auch die anderen Anstaltsseelsorger können in gleicher Weise eingeführt werden. §5 (1) Die katholischen Anstaltsseelsorger bilden eine Konferenz. Sie wählen aus ihrer Mitte einen Vorsitzenden. Zum Vorsitzenden kann nur ein Anstaltsseelsorger gewählt werden, der mindestens seit vier Jahren im Justizvollzugsdienst tätig ist. Die Amtszeit des Vorsitzenden beträgt drei Jahre; anschließende Wiederwahl ist zulässig. (2) Die Konferenz dient vor allem der theologischen und beruflichen Fortbildung sowie dem Erfahrungsaustausch. (3) Dem Vorsitzenden der Konferenz obliegt insbesondere die Vertretung der Mitglieder der Konferenz gegenüber kirchlichen und staatlichen Stellen, die Förderung der Zusammenarbeit zwischen Vollzugs- und Kirchenbehörden, die Beratung des Staatsministeriums der Justiz in seelsorgerischen Angelegenheiten. §6 (1) Der Anstaltsseelsorger erweist den seelsorgerischen Dienst grundsätzlich den Gefangenen seines Bekenntnisses. § 54 Abs. 2 des Strafvollzugsgesetzes bleibt unberührt. Der Dienst umfasst insbesondere die: Abhaltung von Gottesdiensten, Abnahme der Beichte und Spendung der Sakramente, Einzelseelsorge einschließlich Krankenseelsorge, Gruppenseelsorge, Abhaltung von Besuchen und Beteiligung an Ausführungen von Gefangenen in seelsorgerisch begründeten Fällen, Mitwirkung bei der Behandlungsuntersuchung der Gefangenen, bei der Aufstellung, Durchführung und Änderung des Vollzugsplanes sowie bei der Freizeitgestaltung der Gefangenen, Mitwirkung bei der sozialen Hilfe für Gefangene, Teilnahme an Dienstbesprechungen und Konferenzen, Mitwirkung bei der Aus- und Fortbildung der Vollzugsbediensteten. (2) Der Anstaltsseelsorger ist verpflichtet, die für den Vollzug geltenden Vorschriften und Anordnungen zu beachten. (3) Der Anstaltsseelsorger ist nicht verpflichtet, im Verfahren zur Aussetzung von Strafen und Maßregeln der Besserung und Sicherung zur Bewährung sowie in Gnadenverfahren Stellungnahmen abzugeben und den Schriftwechsel zu überwachen. §7 (1) Die Aufsicht über die Anstaltsseelsorger in kirchlichen Angelegenheiten übt der zuständige Bischof aus. Die Kirche ist berechtigt, im Rahmen dieser Aufsicht im Benehmen mit dem Anstaltsleiter Visitationen in den Justizvollzugsanstalten durchzuführen. (2) Die Dienstaufsicht des jeweiligen Anstaltsleiters und des Staatsministeriums der Justiz bleibt unberührt. §8 Zweifels- oder Streitfragen sind zunächst zwischen dem Anstaltsleiter und dem Anstaltsseelsorger mit dem Ziel einer Klärung oder Einigung zu erörtern. Kommt eine Einigung nicht zustande, so kann ein Beteiligter die Angelegenheit dem Staatsministerium der Justiz vorlegen. Dieses entscheidet Konfliktfälle erforderlichenfalls nach Anhörung des zuständigen Ordinariats. Der Vorsitzende der Konferenz (§ 5) wird auf Verlangen eines Beteiligten gehört. §9 (1) Die äußere Organisation der Anstaltsseelsorge (z. B. Gottesdiensträume, Diensträume, Schreibhilfen, sonstiges Hilfspersonal, Dienstschlüssel, Betreten der Hafträume, Teilnahme der Gefangenen am Gottesdienst usw.) wird im einzelnen unter Berücksichtigung der bestehenden Vollzugsvorschriften und der örtlichen Verhältnisse vom Anstaltsleiter im Benehmen mit dem Anstaltsseelsorger geregelt. (2) Den laufenden Kultbedarf trägt das Staatsministerium der Justiz. §10 Dem hauptamtlichen Anstaltsseelsorger wird nach Maßgabe der für den öffentlichen Dienst geltenden Vorschriften die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen und -konferenzen für Pfarrer sowie an anderen kirchlichen Veranstaltungen, die für seinen Dienst förderlich sind, ermöglicht. Für die bayerischen Erzdiözesen und Diözesen München, den 12. Februar 1982 gez. Joseph Kardinal Ratzinger Erzbischof von München und Freising Für die bayerische Staatsregierung München, den 12. Februar 1982 gez. Dr. Karl Hillermeier Staatsminister der Justiz Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenKategoriale Seelsorge1982-02-12

Präambel Grundlage für diese Ordnung bilden die Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising vom 1. Dezember 1993 und die Rahmenordnung für die Arbeit in Pfarrverbänden vom 21. Juli 1983. § 1 Pfarrverbandsrat Der Pfarrverbandsrat ist das Gremium der Mitverantwortung der Laien im Pfarrverband und damit die Arbeitsgemeinschaft von Pfarrgemeinderäten in Pfarrverbänden. § 2 Aufgaben des Pfarrverbandsrates Aufgabe des Pfarrverbandsrates ist es, in allen Fragen, die den Pfarrverband betreffen, die Arbeit zu koordinieren und unter Beachtung diözesaner Regelungen beratend oder beschließend mitzuwirken. Er wird unbeschadet der Eigenständigkeit der Pfarrgemeinderäte, Gruppen, Verbände und der einzelnen Pfarrgemeinden im Pfarrverband in eigener Verantwortung tätig. Er berät und unterstützt das Seelsorgeteam des Pfarrverbands. Die Tagesordnungspunkte des Pfarrverbandsrates sollen in den Pfarrgemeinderäten vorbesprochen werden. Unter Beachtung des Grundsatzes der Subsidiarität (was in den einzelnen Pfarrgemeinden geschehen kann, hat dort zu geschehen) entspricht das Aufgabenfeld des Pfarrverbandsrates den Aufgaben der Pfarrgemeinderäte. Der Pfarrverbandsrat hat überpfarrliche Aufgaben vorzunehmen. Diese bestehen vor allem darin: das Bewusstsein für die Mitverantwortung der einzelnen Pfarrgemeinden im Pfarrverband zu wecken und die Mitarbeit zu aktivieren. die Planung und Koordinierung der Mitberatung im Liturgiebereich, insbesondere die Abstimmung von Gottesdienstzeiten, vorzunehmen. die Planung von Veranstaltungen der einzelnen Pfarrgemeinderäte zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. die Fortbildung und Zusammenarbeit der Wortgottesdienstleiter zu fördern. zu wählen: den/die Pfarrverbandsrats-Vorsitzende(n) den/die Stellvertreter(in) den/die Schriftführer(in) § 3 Mitglieder Dem Pfarrverbandsrat gehören an: a) das Seelsorgeteam kraft Amtes, b) die Pfarrgemeinderatsvorsitzenden und je ein bzw. zwei Delegierte der einzelnen Pfarrgemeinderäte des Pfarrverbandes (wobei die Zahl der Delegierten vom Pfarrverbandsrat festgelegt wird - zumindest für die Dauer einer Amtsperiode. Bei der erstmaligen Konstituierung legt sie der Pfarrverbandsleiter fest. Die Zahl der Mitglieder nach b) muss größer sein als die Zahl der Mitglieder nach a)). Die Delegierten der einzelnen Pfarrgemeinderäte werden in den jeweiligen Pfarrgemeinderäten gewählt (siehe „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ § 2.3i). § 4 Konstituierung Der Pfarrverbandsleiter lädt die Mitglieder zur konstituierenden Sitzung ein, die spätestens acht Wochen nach der Pfarrgemeinderatswahl stattfindet. Er leitet die Sitzung bis zur Wahl des/der Vorsitzenden. Die Zusammensetzung des Pfarrverbandsrates ist in den einzelnen Pfarrgemeinden bekanntzugeben. § 5 Sitzungen Der Pfarrverbandsrat tritt mindestens zweimal im Jahr zusammen. Er muss einberufen werden, wenn ein Mitglied des Vorstandes oder ein Drittel der Mitglieder des Pfarrverbandsrates dies verlangt. Pfarrgemeinderatsvorsitzende können sich bei Verhinderung vertreten lassen. Werden Bereiche der Kirchenverwaltungen beraten, sind die einzelnen Mitglieder der verbandsangehörigen Kirchenverwaltungen nach § 3.2 der “Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising” als Gäste mit Recht der Meinungsäußerung einzuladen. Die Sitzungen des Pfarrverbandsrates sind öffentlich, soweit nicht Personalangelegenheiten beraten werden oder der Pfarrverbandsrat die Beratung in nichtöffentlicher Sitzung beschließt. § 6 Beschlussfassung Es gilt § 7 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 7 Vorstand Der Pfarrverbandsrat bildet einen Vorstand. Dieser besteht aus: a) dem/der Vorsitzenden dem/der Stellvertreter(in) dem/der Schriftführer(in) b) dem Pfarrverbandsleiter Es gilt § 8 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 8 Sachausschüsse Soweit bestimmte Sachbereiche nur auf Pfarrverbandsebene wahrgenommen werden können, soll der Pfarrverbandsrat dementsprechende Sachausschüsse bilden oder Sachbeauftragte bestellen. § 10.2 und 3 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ gilt entsprechend. § 9 Protokollführung Es gilt § 11 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 10 Schiedstelle Es gilt § 13 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 11 Schlussbestimmung Die am 9.10.1993 von der Vollversammlung des Diözesanrates beschlossene Ordnung für die Pfarrverbandsräte wird hiermit in Kraft gesetzt. München, den 1. Dezember 1993 Friedrich Card. Wetter Erzbischof Thomas Schlichting, secr. Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenPfarreien und Seelsorge1993-12-01

In Ausführung der „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche" ergeht für den Bereich der Erzdiözese München und Freising folgende Archivordnung für die Seelsorgsstellen. Die Bewahrung des schriftlichen Niederschlags der pfarrlichen Verwaltung ist infolge des Anwachsens des Schriftverkehrs in jüngerer Zeit zu einem Problem geworden, das leider auch zu vorschnellen Vernichtungsaktionen geführt hat. Auch im pfarrlichen Bereich will sich die Kirche jedoch nicht von ihrer Vergangenheit abschneiden. In den Pfarrarchiven spiegelt sich nämlich der jeweilige Stand der Seelsorge, und so fällt auch ein Licht auf die heutigen Probleme der Seelsorge in ihrer Grundsätzlichkeit oder Zeitgebundenheit. Für viele Bereiche, besonders für die Familien- und Personengeschichte, das Schul- und Armenwesen, sind die Pfarrarchive bis ins späte 19. Jahrhundert hinein hauptsächliche oder einzige Quelle. Vielfach sind auch rechtliche Fragen allein durch unscheinbare Unterlagen der Pfarrarchive zu klären. §1 Verwaltung und Unterbringung Abs. 1. Das Archiv einer Seelsorgsstelle untersteht der Verwaltung des jeweiligen Pfarrers, Pfarrverbandsleiters oder Kuraten. Er kann Personen im kirchlichen Dienst, auch in ehrenamtlicher Weise, zur Verwaltung heranziehen. Der Zugang zum Archiv ist nur diesen Personen gestattet. Abs. 2. Die Fachaufsicht über die Archive wird vom Diözesanarchivar ausgeübt. Er ist in wichtigen Fällen beizuziehen, er berät bei der Unterbringung des Archivs. Vor größeren Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten ist er gutachtlich, auch hinsichtlich der beauftragten Personen, zu hören. Abs. 3. Vom Archiv zu unterscheiden und räumlich zu trennen ist die amtliche Registratur. In ihr werden die laufenden Vorgänge und die noch für den Geschäftsgang erforderlichen Unterlagen verwahrt. Abgeschlossene und nicht mehr laufend benötigte Vorgänge werden ins Archiv überstellt. Eine Benutzung der Registratur durch Außenstehende ist unbeschadet des Rechts auf Ausstellung bestimmter Dokumente (CIC c. 491 § 3 in Verbindung mit c. 487 § 2; Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive § 5) nicht gestattet. Abs. 4. Das Archiv ist in einem trockenen, gegen starke Temperatur- und Feuchtigkeitsschwankungen geschützten Raum zu verwahren (Richtwerte: 40 - 65 % Luftfeuchtigkeit, Temperatur; 10 - 18° C). Unausgebaute Keller- und Speicherräume sind ungeeignet. Der Raum muss verschließbar sein und darf keinen sachfremden Zwecken dienen. Bei kleineren Archiven genügt ein verschließbarer Schrank. Der Schlüssel zum Archivraum oder -schrank ist abzuziehen und an geeigneter Stelle zu verwahren. Abs. 5. Archive nicht mehr besetzter Seelsorgsstellen sowie Archive, deren sachgerechte Unterbringung gemäß den oben in Abs. 1 und 4 gegebenen Richtlinien nicht möglich ist, sind dem Archiv des Erzbistums zur Verwahrung zu übergeben. Eigentums- und Verfügungsrechte bleiben davon unberührt. Abs. 6. Die vor dem 1. Januar 1876 begonnenen pfarrlichen Matrikeln werden im Archiv des Erzbistums verwahrt und im Auftrag der Pfarrämter gemäß der geltenden Benutzungsordnung verwaltet (vgl. CIC c. 535). Abs. 7. Für das Schriftgut der Kirchenstiftungsverwaltung und der Pfarrpfründverwaltung gelten die Richtlinien dieser Anordnung sinngemäß. §2 Benutzung Abs. 1. Ein Anspruch auf Benutzung besteht nicht. Im Rahmen der örtlich und persönlich gegebenen Möglichkeiten sollen jedoch wissenschaftliche, rechtliche, heimat- und familiengeschichtliche Nachforschungen nicht behindert werden. Von einer Benutzung ausgeschlossen ist Archivgut, dessen Schlussdatum weniger als 40 Jahre zurückliegt, sowie personenbezogene Unterlagen bis 30 Jahre nach dem Tod bzw. 120 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person. Eine Benutzung ist auszuschließen, wenn das Wohl der Kirche, Persönlichkeitsrechte Betroffener oder Regelungen des kirchlichen oder staatlichen Datenschutzes verletzt würden. Die §§ 6, 7 und 8 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung gelten sinngemäß auch für die Pfarrarchive. Abs. 2. Die Vorlage von Archivalien muss außerhalb des Archivraumes und unter Aufsicht erfolgen. Abs. 3. Benutzer haben sich über ihre Identität auszuweisen; sie sollen ihr Vorhaben schriftlich darlegen. Über die Benutzung ist eine Notiz zu den Pfarrakten zu geben. Abs. 4. Die Benutzer sind gehalten, die vorgelegten Archivalien schonend zu behandeln. Eintragungen, Unterstreichungen, Änderungen der Blattfolge sind nicht erlaubt. Abs. 5. Matrikelbände, die nach 1876 begonnen wurden, werden nicht vorgelegt. Abs. 6. Eine Ausleihe von Archivalien ist nicht erlaubt, ausgenommen ist die dienstliche Vorlage im Verkehr mit dem Ordinariat oder anderen Seelsorgsstellen. Bei Ausleihwünschen für Ausstellungen u.Ä. ist die Erlaubnis des Ordinariates erforderlich, die über das Diözesanarchiv einzuholen ist. Dauernde Aufbewahrung Dauernd aufzubewahren sind: Pfarrmatrikeln einschließlich der Familien-, Firm- und Sponsalienbücher, sowie alles, was sich auf den kirchlichen Stand einzelner Personen und die Sakramentenspendung bezieht. Urkunden (Verträge wie Pacht, Mieten und Versicherungen), auch wenn sie nicht mehr von rechtlicher Bedeutung sind (z.B. über erloschene Stiftungen, veräußerte Liegenschaften u.Ä.). Unter Urkunde wird jede Rechtsaufzeichnung verstanden, auch Kopien davon. Verkündbücher, Verzeichnisse und Beschreibungen kirchlicher Verrichtungen, Zelebrations- und Stipendienbücher, Visitationsprotokolle, Seelsorgsberichte, Statistiken. Vermögens- und Stiftungsverzeichnisse, Inventare, Protokolle und Beschlüsse der Kirchenverwaltung und des Pfarrgemeinderats, Kassenbücher (soweit nicht maschinell geführt) und die Jahresrechnungen samt Revisionsbericht (einschließlich Kindertagesstätten). Pfarrchronik, Pfarrbrief, Verkündzettel, orts- und diözesangeschichtliche Literatur, Diözesan-Amtsblatt, Schematismus und Diözesanbeschreibung. Akten über wichtige Vorgänge, z.B. Pfarrgründung und -grenzen, Seelsorgsklerus, Personalakten der Mitarbeiter, Stiftungen, Schenkungen und Erbschaften, Prozesse, Grundstückserwerb und -veräußertung, Rechte und Lasten, insbesondere Erbbaurechte, Einheitsweiterbescheide, Verfolgung der Kirche, allgemeine pastorale Fragen. Wahlprotokolle der Kirchenvorstands- und Pfarrgemeinderatswahl, Akten über kirchliche Vereine. Akten über Neubauten und größere Veränderungen sowie über dauerhafte Anschaffungen, insbesondere Kunstgegenstände und technische Anlagen (Heizung, Orgel u.Ä.). Bei Sonderbetrieben: Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung. Friedhofsangelegenheiten grundsätzlicher Art, Pläne, Verzeichnisse und Register der Bestattungen und Gräber. Generell alle vor 1920 entstandenen Akten. §4 Aktenaussonderung (Kassation) Abs. 1. Vor der Durchführung einer Aktenaussonderung ist die Begutachtung durch den Diözesanarchivar einzuholen, soweit es sich nicht um die in Abs. 4-6 genannten Kategorien handelt. Abs. 2. Bei Kassationen ist ein Protokoll aufzunehmen, das den Inhalt des kassierten Materials mit Laufzeit angibt und zu den Pfarrakten zu nehmen ist. Abs. 3. Kassiertes Schriftgut darf nicht zur Müllabfuhr oder Altpapiersammlung gegeben werden, sondern muss verbrannt oder im Reißwolf vernichtet werden. Abs. 4. Sofort können kassiert werden: Zusendungen nicht individueller Art, wie Prospekte, Einladungen, allgemeine Rundschreiben, soweit sie nicht als pfarrgeschichtliches Material anzusehen sind. Konzepte, die sich erledigt haben. Abs. 5. Nach 10 Jahren - ggf. jedoch mindestens ein Jahr nach Entlastung durch die Erzbischöfliche Finanzkammer oder andere Behörden - soweit nicht von grundsätzlicher Bedeutung: Mitteilungen von Pfarrämtern über Personenstandsfälle nach Eintragung in die Matrikeln. Kassen- und Rechnungsbelege (Ausnahmen s. § 3 Nr. 8 und Anlage), Bank- und Postscheckauszüge sowie die übrigen Aufrechnungen und Nachweise, die von der Kirchenstiftung zu führen sind. Aufstellung über Stipendien und Stolarien. Unterlagen über Reisekosten und Fahrtenbücher. Unterlagen über Vergütungen für Aushilfen, Religionsunterricht u.Ä. Wochenzettel von Bauunternehmungen. Kirchgeldlisten, Spendenlisten von Sammlungen. Postauslieferungsbücher. Nicht berücksichtigte Stellenbewerbungen. Unterlagen über ABM-Kräfte und Seelsorgspraktikanten (ausgenommen Zeugnisse). Urlaubsgesuche und Unterlagen über Vertretungen. Schriftwechsel über Rechnungen und Haushaltspläne. Wahlunterlagen (ausgenommen das Wahlprotokoll). Gleichartig wiederkehrende Verwaltungsvorgänge von nicht grundsätzlicher Bedeutung. Mitteilungen der Einwohnermeldeämter, Bescheinigungen der Standesämter über Geburten und Todesfälle. Steuersachen. Unterlagen der Kindergartenverwaltung, insbesondere solche, die Fragen einer Haftung berühren. Erledigte Grabunterhaltungsakten. Abs. 6. Nach 60 Jahren können kassiert werden: Versicherungsangelegenheiten (ausgenommen Verträge s. § 3/2). Trauungsmitteilungen der Standesämter. Brautexamensprotokolle. Akten über Ehedispensen, Sanationen, Todeserklärungen. §5 Amtsübergabe Bei Resignation oder Stellenwechsel eines Pfarrers oder Kuraten hat der zuständige Dekan zusammen mit diesem das amtliche Schriftgut zu besichtigen, dessen Verwahrungsart zur Kenntnis zu nehmen und die nötigen Sicherungsmaßnahmen für die Zwischenzeit einzuleiten. Dabei ist auch die Vollständigkeit und Evidenz der Matrikeln zu prüfen. Im Fall des Todes des Pfarrers oder Kuraten hat der Dekan in ähnlicher Weise vorzugehen und gegenüber den Erben das amtliche Schriftgut zu bezeichnen und für seine Verwahrung zu sorgen. Dem neuen Stelleninhaber hat er das Archivgut zu übergeben und ihn auf die Pflicht der ordnungsgemäßen Verwahrung aufmerksam zu machen. Der Dekan kann für diese Aufgaben die Hilfe des Diözesanarchivars in Anspruch nehmen. §6 Persönliches Schriftgut Jeder Inhaber einer Seelsorgsstelle hat darauf zu achten, dass persönliches und amtliches Schriftgut sorgfältig voneinander getrennt wird und auch getrennt aufbewahrt wird. Bei seelsorglicher Privatkorrespondenz ist zu prüfen, ob sie nicht wegen ihres spirituellen, wissenschaftlichen oder persönlichen Wertes unter Wahrung der nötigen Sperrfrist dem Pfarrarchiv übergeben werden soll. Dasselbe gilt für wissenschaftliche, insbesondere heimatkundliche Ausarbeitungen und Materialsammlungen. §7 Dekanatsverwaltung Das beim Dekan in Ausübung seines Amtes anfallende Schriftgut ist getrennt aufzubewahren und bei Beendigung des Amtes dem Nachfolger zu übergeben. Die nicht mehr benötigten Akten sind dem Diözesanarchiv anzubieten. §8 Amtliche Bücher Außer den in § 3 Nr. 5 genannten Büchern und Zeitschriften, die beim Pfarrarchiv verbleiben sollen, sind häufig noch amtliche Publikationen vorhanden, die weder für die Verwaltung noch für die Pfarrgeschichte gebraucht werden (insbesondere staatliche Amtsblätter). Sie sollen der Dombibliothek Freising angeboten werden. §9 Buchbestände privater Herkunft Den Pfarrarchiven sind häufig ältere Buchbestände angegliedert worden, die aus dem Rücklass früherer Pfarrer stammen. Sie sollen ebenfalls der Dombibliothek Freising angeboten werden. §10 Musikalien und liturgische Bücher Kirchenmusikalien und liturgische Bücher sind in der Regel Eigentum der Kirchenstiftung. Soweit sie von besonderem geschichtlichen Wert sind, wird eine Übergabe an die Dombibliothek Freising auf der Basis eines Leihvertrages empfohlen. Dr. Gerhard Gruber, Generalvikar Dr. Pfister ANLAGE zu § 4, Abs. 5 Dauernd aufzubewahrende Rechnungsbelege (nach Kontenplan ab 31.12. 1985) Konto-Nr. Kontenbezeichnung 2 3 Inventarien: 2 31 Literalien (Meßbücher u. dgl.) 2 32 Musikalien 2 33 Musikinstrumente (einschl. Orgelpflege) 2 34 Paramente incl. Kirchenwäsche (nur Neuanschaffung) 2 35 Geräte (Hi. Gefäße) u. Einrichtungen 2 4 Gebäudelasten: 2 416 Kleinere Reparaturausgaben 2 5 Bauten: 2 51 Bauausbesserungen 2 52 Neubauten 5 Ausgaben der Filialen und Nebenkirchen (bei gemeinsamer Abrechnung) 6 Ausgaben für kircheneigene Anstalten (bei gemeinsamer Abrechnung) Dauernd aufzubewahrende Rechnungsbelege (nach Kontenplan ab 1. 1. 1986) Haushaltskonto Ausgabeart 62200 Gottesdienstgestaltung 4500 Liturgische Geräte - Anschaffung und Pflege 4501 Liturgische Gewänder und Paramente 4502 Literalien, Meßbücher 4503 Musikalien (Noten), Orgelpflege 63110 Pfarrzentrum 4330 Reparaturen 4340 Technische Anlagen/Wartung 4780 Instandhaltungen 63120 Kirche 63130 Pfarrhaus 63140 Pfarrheim 63210-90 Filialkirchen 63310-90 Übrige Gebäude (Mietobjekte) 63600 Friedhof 64100 Anschaffungen a) inventarpflichtig 4210 Einrichtung/Ausstattung - Kirche, Sakristei, übrige Räume 4300 Maschinen für Haus und Grundstück Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01

§ 1 Jeder Benutzer hat sich bei Betreten des Archivs in das Anwesenheitsbuch einzutragen. Das Mitbringen von Taschen, Koffern jeglicher Art in die Benutzerräume des Archivs ist nicht erlaubt. Diese Gegenstände sind zusammen mit Mänteln, Jacken etc. in der Garderobe bzw. den Schließfächern abzulegen. Analog gilt diese Ordnung auch für die Benutzung des Archivdepots in Freising. § 2 Jeder Benutzer von Archivalien hat einen Benutzungsantrag auszufüllen, der umgehend dem Archivdirektor zur Genehmigung vorzulegen ist. In diesem Benutzungsantrag ist der Zweck und der Gegenstand der Nachforschungen im Einzelnen genau anzugeben. Die Genehmigung gilt dann jeweils für das laufende Kalenderjahr und nur für den angegebenen Zweck. Die Benutzung zu dienstlichen, wissenschaftlichen und heimatkundlichen Zwecken ist gebührenfrei. Für familiengeschichtliche Forschungen sind Gebühren nach der jeweils gültigen Gebührenordnung zu entrichten. § 3 Die Einsichtnahme in die Archivalien usw. findet nur in den dazu bestimmten Räumen des Archivs statt. § 4 Benutzungswünsche für das Archivdepot Freising sind beim Archiv in München anzumelden. Daraufhin wird ein Termin für die Bereitstellung bekanntgegeben. Die Einsichtnahme in die Archivalien findet in diesem Fall im Lesesaal der Dombibliothek in Freising statt. Das Bibliothekspersonal nimmt Bestellungen für Photos und Kopien entgegen, die ausschließlich vom Archivpersonal angefertigt werden. § 5 Die geltenden Öffnungszeiten des Benutzerraumes werden in geeigneter Form bekannt gemacht. Sprechzeit der Archivleitung nach Vereinbarung. § 6 Die Bestellung von Archivalien geschieht mit den ausliegenden Bestellscheinen. Die Benutzer haben sich mit allen auf die Benutzung bezüglichen Wünschen und Fragen an das Aufsichtspersonal zu wenden, das ggf. den zuständigen Archivar verständigt. Sie haben keinen Anspruch darauf, im Lesen von Archivalien unterstützt zu werden. Überflüssige Gespräche und sonstige Störungen sind zu vermeiden. Essen, Trinken und Rauchen im Benutzersaal ist untersagt. § 7 Die Schonung von Büchern und Archivalien und die Erhaltung ihrer Ordnung wird den Benutzern besonders zur Pflicht gemacht. Die vorgelegten Schriftstücke müssen in derselben Reihenfolge und demselben Zustand, wie sie ausgehändigt worden sind, wieder abgeliefert werden. In keinem Fall darf der Benutzer Schriftstücke, auch wenn sie an falscher Stelle eingefügt sein sollten, eigenmächtig umlegen. Hinweise auf solche und ähnliche Unstimmigkeiten oder Schäden sind erbeten und vom Aufsichtspersonal entgegenzunehmen. Vermerke, Striche oder Zeichen irgendwelcher Art auf und an den Archivalien anzubringen, ist streng untersagt. Im Benutzersaal ist nur der Gebrauch von Bleistift oder tragbaren Computern gestattet. Photographieren und Einscannen von Archivalien, das Durchzeichnen von Schriftstücken und die Anfertigung von Siegelabdrücken durch die Benutzer sind verboten. Ebenso ist untersagt, die Archivalien und Bücher als Schreibunterlagen zu benutzen und geöffnete Bücher und Archivalien aufeinanderzulegen. § 8 Die Handbibliothek des Benutzersaals ist frei zugänglich. Die Bücher sind nach Benutzung an ihren Ort zurückzustellen. Die gleichzeitige Benutzung einer größeren Zahl von Archivalien und Büchern sowie die Beanspruchung von Arbeitsplatz über den eigenen Tisch hinaus ist nicht gestattet. Beim Verlassen des Benutzersaals sind die benutzten Archivalien und Bücher mit den Bestellscheinen beim Aufsichtspersonal abzugeben. Dabei ist anzugeben, ob die Benutzung beendet ist oder fortgesetzt werden soll. Eine Aufbewahrung benutzter Archivalien ist nur bei kürzerer Unterbrechung der Arbeit (maximal bis zu zwei Wochen) möglich. § 9 Für familiengeschichtliche Forschung besteht kein Anspruch auf Einsichtnahme der Matrikeloriginale. Es werden jeweils die Reihen einer Pfarrei (bzw. in begründeten Ausnahmefällen höchstens fünf Matrikelbücher) auf einmal vorgelegt. Nach 1876 begonnene Matrikelbände werden nicht vorgelegt. § 10 Auf die Erstellung von Bürokopien und Photos besteht kein Anspruch. Sie sind schriftlich zu bestellen und werden nur in beschränktem Maße gefertigt, wenn es der Zustand der Vorlage erlaubt und die personelle Voraussetzung beim Archiv gegeben ist. § 11 Archivalien und Bücher dürfen aus dem Benutzersaal nicht entfernt werden. Die Ausleihe von Archivalien ist nicht möglich. § 12 Die Benutzer sind verpflichtet, von Veröffentlichungen, die aus der Verwertung von Archivalien des Erzbistums München und Freising hervorgehen, dem Archiv des Erzbistums unentgeltlich zwei Exemplare zu übergeben. § 13 Den Anweisungen des Archivpersonals ist Folge zu leisten. Verstöße gegen die Benutzungsordnung haben die sofortige Entziehung der Benutzungsgenehmigung zur Folge. Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01

Durch die Zusammenlegung oder Auflösung zahlreicher kirchlicher Einrichtungen wie Klöster, Pfarreien oder Bildungseinrichtungen ist auch deren reichhaltiges Bibliothekserbe betroffen. Aufgrund der Häufung und der Brisanz der in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen und Probleme hat die Arbeitsgemeinschaft Katholisch-Theologischer Bibliotheken (AKThB) „Leitlinien“ erarbeitet, die in solchen Fällen zur Orientierung dienen sollen. Die Frühjahrs-Vollversammlung der Deutschen Bischofskonferenz vom 2. bis 5. März 2009 hat die „Leitlinien“ zustimmend entgegengenommen und empfohlen, sie als Rahmenempfehlungen in den Diözesen zugrunde zu legen. 1. Allgemeine Grundsätze In eindringlicher Weise hat sich die Päpstliche Kommission für die Kulturgüter der Kirche in ihrem Schreiben vom 19. März 1994 mit dem Thema „Kirchliche Bibliotheken in der Sendung der Kirche“ beschäftigt und betont, dass die Sorge um die Kulturgüter ein wesentliches Instrument der Evangelisierung ist. Sie vertritt nachdrücklich den Grundsatz, dass „alles vermieden werden [sollte], was der Bewahrung und dem Schutz, der Pflege und der Förderung, der Benutzbarkeit und der Zugänglichkeit dieser Bibliotheken entgegensteht“ (1.3). Diese Aufgabe darf nicht hinter vermeintlich wichtigeren pastoralen Aufgaben zurückstehen. Die Erhaltung bedrohter Bibliotheksbestände ist nach Auffassung der Päpstlichen Kommission insofern eine besondere Verpflichtung, als sie wichtige Kulturgüter sind und der eigenen direkten Verantwortung der Kirche anvertraut bleiben sollen. 2. Fachliche Kriterien Angesichts des mit der Übernahme oder Auflösung großer Bibliotheksbestände verbundenen erheblichen Aufwandes ist zunächst anhand fachlicher Kriterien und in transparenter Weise zu überprüfen, welche Maßnahmen geboten sind. Jede Bewertungsentscheidung sollte dokumentiert werden. 2.1. Erhaltung von Gesamtbeständen In sich geschlossene oder organisch erwachsene Bibliotheksbestände ideellen Wertes sollen soweit möglich erhalten werden. Der ideelle Wert des Bestandes bemisst sich danach, ob er aufgrund seiner Zusammensetzung bereits an sich einen besonderen Quellenwert etwa im Hinblick auf die Geschichte und kulturelle Prägung einer Person, Gruppe, Einrichtung oder Region besitzt. 2.2. Auflösung von Bibliotheksbeständen Besitzt ein Bibliotheksbestand in seiner Gesamtheit nur einen geringen ideellen Wert, soll er aufgelöst oder nur in Teilen übernommen werden. Übernommen werden können dabei generell nur solche Bestände, die in das Profil der übernehmenden Bibliothek passen bzw. einen ideellen Wert besitzen. Bücher und andere Medien, die sich durch einen individuellen Charakter oder eine besondere Gestaltung auszeichnen, sind grundsätzlich aufzubewahren. Kriterien dafür sind insbesondere Seltenheit (vor allem im kirchlichen Bereich), Entstehungsprozess (z. B. Besonderheiten im Druck oder in der Einbandgestaltung), Herkunft (z. B. Besitzeinträge) und Benutzung (z. B. Glossen oder andere Lesespuren). Diese Merkmale sind in der Regel bereits ungeprüft bei einem Erscheinungsdatum vor 1800 vorauszusetzen. Der ideelle Wert kann sich zudem aus der inhaltlichen Bedeutung für die betreffende Institution, die Region oder die wissenschaftliche Forschung ergeben. Ein weiteres Beurteilungskriterium ist der materielle Wert der Bücher, d. h. es muss festgestellt werden, ob durch deren Verlust ein materieller Schaden für die Einrichtung entstehen würde. Im Falle einer Abgabe oder Makulierung müssen die betroffenen Werke aus eventuell vorhandenen Inventarverzeichnissen ausgetragen und gegebenenfalls entwidmet werden. Die entsprechenden Dokumente sollen aufbewahrt werden. 2.3. Ersatzformen Die Erhaltung des Originals hat grundsätzlich Vorrang. Im Einzelfall ist auch eine Ersatzverfilmung bzw. Ersatzdigitalisierung möglich. Eine Ersatzdigitalisierung setzt voraus, dass eine Langzeitverfügbarkeit der Daten sichergestellt ist. Im Fall der Abgabe oder Makulierung kann gegebenenfalls die Zusammensetzung des Bestandes durch Kataloge oder Inventarlisten dokumentiert werden. 3. Aufbewahrungsorte 3.1. Mögliche Aufbewahrungsorte Auf der Grundlage der fachlichen Bewertung kommen insbesondere folgende Modelle für die Aufbewahrung kirchlicher Bibliotheksbestände in Frage: - Bewahrung vor Ort, - Eingliederung in benachbarte kirchliche Bibliotheken (ganz oder teilweise), - Zentralisierung in den Diözesen nach dem Belegenheitsprinzip, - Bildung von Schwerpunktbibliotheken (z. B. nach thematischen Kriterien bei unterschiedlichen Trägern) - Abgabe an kirchliche Einrichtungen außerhalb Deutschlands. Erhaltenswerte Bibliotheksbestände sollten möglichst in kirchlicher Verantwortung bleiben. Im Fall der Weitergabe an andere Institutionen ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Herkunft nachvollzogen werden kann. 3.2. Unterbringung Bibliotheksbestände sind in geeigneten Räumen aufzubewahren. Räume sind geeignet, wenn sie die konservatorischen Voraussetzungen (Raumklima, bauliche Anforderungen) erfüllen, eine sichere Verwahrung gewährleisten und nur ein kontrollierter Zugang möglich ist. 4. Rechtliche und finanzielle Gesichtspunkte 4.1. Rechtsverhältnisse Jede Erwerbsentscheidung muss dokumentiert werden. Verträge über die Übernahme von Bibliotheksbeständen bedürfen grundsätzlich der schriftlichen Form. Sollte das Eigentum dabei nicht übertragen werden, ist darauf zu achten, dass der übernehmenden Einrichtung daraus kein Nachteil entsteht. Dabei sollte die Verhältnismäßigkeit der gegenseitigen Leistungen gewährleistet sein. Übernommene Bibliotheksbestände sollen zu den in der übernehmenden Bibliothek üblichen Nutzungsbedingungen zugänglich gemacht werden. 4.2. Finanzielle Regelungen Die Übernahme oder Auflösung großer Bibliotheksbestände kann mit erheblichen finanziellen Belastungen verbunden sein. Kosten entstehen vor allem aus der Verlagerung (Transport), der Aufbewahrung (räumliche Unterbringung, Restaurierung), der Zugänglichmachung (Katalogisierung, personelle Ausstattung), der Auflösung (Sichtung, Reduzierung, Vermarktung, Makulierung) und der qualifizierten Aussonderung bzw. der Erstellung von Ersatzformen. Die abgebende Stelle soll sich daher in angemessener Form an den Kosten beteiligen. 5. Beitrag der Diözesanbibliotheken 5.1. Aufgaben der Diözesanbibliotheken Bei den Bemühungen um eine Bewahrung gefährdeter kirchlicher Bibliotheksbestände kommt der jeweiligen Diözesanbibliothek bzw. einer anderen vom Ortsbischof mit dieser Aufgabe betrauten kirchlichen Bibliothek eine bedeutende Rolle zu. Die Diözesanbibliotheken sind wissenschaftliche Einrichtungen. Sie sammeln, bewahren und erschließen historische und aktuelle Literatur zu allen theologischen Disziplinen sowie zu Geschichte und Kultur und machen sie allen Interessierten zugänglich. In bibliothekarischen Fragen beraten sie außerdem die diözesanen Dienststellen und die sonstigen kirchlichen Einrichtungen im Diözesangebiet. 5.2. Belegenheitsprinzip Für Bibliotheken, die der Aufsicht des Ortsbischofs unterstehen, ist die jeweilige Diözesanbibliothek zuständig. Bei allen anderen Bibliotheken, die Diözesen zur Übernahme angeboten werden, soll sich die Zuständigkeit grundsätzlich nach dem Belegenheitsprinzip richten. Ein Zwang zur Annahme besteht nicht. Die Belegenheit bestimmt sich nach dem letzten Aufenthaltsort der Bibliothek. Abweichend vom Belegenheitsprinzip können Bibliotheksbestände auch an überdiözesane Schwerpunktbibliotheken mit unterschiedlichen thematischen Sammelgebieten abgegeben werden. Die Diözesanbibliotheken stehen anderen, innerhalb ihres Diözesansprengels gelegenen kirchlichen Rechtsträgern beratend zur Seite. 6. Beitrag der Arbeitsgemeinschaft der Katholisch-Theologischen Bibliotheken 6.1. Aufgaben der AKThB In fachlichen Fragen steht die AKThB als Ansprechpartner beratend zur Verfügung. Die Arbeitsgemeinschaft Katholisch-Theologischer Bibliotheken (AKThB) ist der Verband wissenschaftlicher Bibliotheken in katholisch-kirchlicher Trägerschaft. Er ist in allen bibliothekarischen Fragen die zuständige Stelle für den Bereich der Deutschen Bischofskonferenz sowie der Deutschen Ordensobernkonferenz. Der Verband vertritt die Interessen seiner gegenwärtig rund 160 Mitgliedsbibliotheken und gewährleistet den fachlichen Austausch, die Beratung und Fortbildung. 6.2. Dokumentation der Veränderungen im Jahrbuch „Kirchliches Buch- und Bibliothekswesen“ der AKThB Alle Bibliotheken in kirchlicher Trägerschaft sind gebeten, dem Vorstand der AKThB Veränderungen bei großen oder bedeutenden Buchbeständen mitzuteilen. Die AKThB dokumentiert diese Veränderungen in ihrem Jahrbuch und informiert über Schwerpunktbibliotheken. München, den 15. Mai 2009 Für das Erzbistum München und Freising Dr. Reinhard Marx Erzbischof von München und Freising Weiterführende Literatur: Kirchliche Bibliotheken in der Sendung der Kirche. Schreiben der Päpstlichen Kommission für die Kulturgüter der Kirche vom 19. März 1994. Dokumentation der Fachtagung der Arbeitsgemeinschaft der Katholisch-Theologischen Bibliotheken am 17. Juli 2002 in Wiesbaden-Naurod (= Arbeitshilfen 168). Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese2009-05-15

Der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz hat sich auf seiner Sitzung am 25. August 2008 mit den Veränderungen befasst, die sich infolge der Errichtung neuer Seelsorgeeinheiten für die kirchliche Verwaltung ergeben. Er nahm die Richtlinien, die von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive zur „Organisation der Schriftgutverwaltung in neuen Seelsorgeeinheiten“ erstellt worden sind, zustimmend entgegen und empfahl, sie in den Diözesen zugrunde zu legen. Organisation der Schriftgutverwaltung in neuen Seelsorgeeinheiten - Rahmenempfehlung In allen deutschen (Erz-)Diözesen sind derzeit neue Strukturen für die Pfarrseelsorge entweder in Planung oder in Umsetzung. Dabei existieren zwei Grundtypen, je nachdem, ob bei der Zusammenfassung mehrerer Seelsorgestellen zu einer neuen Seelsorgeeinheit die bisherigen Rechtspersönlichkeiten beibehalten (= Verbandslösung) oder unter deren Auflösung fusioniert werden (= Fusionslösung). Bei dieser Neuordnung, die in jedem Fall neue Anforderungen für die Pfarrverwaltung mit sich bringt, ist es unerlässlich, auch die Schriftgutverwaltung in den neuen Seelsorgeeinheiten zu bedenken. Da nach can. 491 CIC dem Diözesanbischof die Sorge für eine geordnete Schriftgutverwaltung besonders aufgetragen ist, gibt die Deutsche Bischofskonferenz nach Beratung mit den Diözesanarchiven als zuständigen Fachstellen folgende Rahmenempfehlung sowohl für die Organisation der künftigen Schriftgutverwaltung als auch für den Umgang mit den bestehenden Registraturen und Pfarrarchiven. 1. Organisation der künftigen Schriftgutverwaltung 1.1. Grundsätze einer geordneten und effektiven Schriftgutverwaltung Die Schriftgutverwaltung muss an die Organisation der zukünftigen Seelsorgeeinheiten angepasst werden, sie hat aber gleichzeitig universalkirchliche Gesetze sowie ggf. das Weiterbestehen bisheriger Rechtsträger zu beachten. Ihre grundlegenden Aufgaben (Ordnen, Registrieren, Ablegen bzw. Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern) sind dabei so zu organisieren, dass die Verwaltungsarbeit möglichst effizient unterstützt wird. Dies ist grundsätzlich in einer zentralisierten Schriftgutverwaltung besser möglich als in einer dezentralen, weil damit einheitliche Arbeitsgrundsätze und Übersichtlichkeit gewährleistet sowie Mehrarbeit und Kosten vermieden werden. Die Fusionslösung führt von selbst zu einer Zentralisierung der Verwaltung (ggf. stufenweise), doch ist diese auch bei einer Verbandslösung anzustreben. Da eine solche Zentralisierung aufgrund der örtlichen Gegebenheiten nicht immer möglich sein wird, kommt der Anwendung von diözesanweit geltenden Einheitsaktenplänen besondere Bedeutung zu, denn diese bilden die Voraussetzung für die Einheitlichkeit der Schriftgutverwaltung. Bei jeder der beiden Lösungen ist es - über ggf. notwendige terminologische Anpassungen hinaus - erforderlich, dass die Einheitsaktenpläne aufgaben- und nicht organisationsbezogen aufgebaut sind, um nicht bei weiteren organisatorischen Veränderungen jeweils umformuliert werden zu müssen. 1.2. Grundsätze der Aktenbildung bei der Verbandslösung Bei der Verbandslösung muss der Aktenplan so flexibel sein, dass er den unterschiedlichen örtlichen Gegebenheiten (z. B. Mittelpunktspfarrerei mit einem zentralen Pfarrbüro oder jede Pfarrei mit eigenem Pfarrbüro) gerecht wird und auch künftige Umstrukturierungen erlaubt. Im Rahmen des auf die gesamte Seelsorgeeinheit bezogenen Aktenplans erfolgt die Ablage nach folgenden Grundsätzen: 1.2.1. Kirchenrechtlich vorgeschrieben ist nach can. 535 § 1 die Ablage nach Pfarreien für Pfarrmatrikeln (Tauf-, Trauungs- und Sterbebücher; für Firmbücher sind die partikularrechtlichen Bestimmungen maßgeblich), nach can. 958 § 1 die Ablage nach Kirchen für Messintentionen (Stipendienbuch). 1.2.2. Sachlich geboten ist eine auf die einzelne Institution bezogene Aktenbildung im Bereich der Vermögensverwaltung, nämlich bei Kirchengemeinden (= gemeindlicher kirchlicher Steuerverband), Stiftungen, Gebäuden und Einrichtungen (z. B. Kindergärten, Pfarrzentrum). 1.2.3. Alle übrigen Vorgänge können in Akten zusammengefasst werden, die sich auf die ganze Seelsorgeeinheit beziehen. Die physische Aufstellung der Akten kann sowohl bei einem zentralen Pfarrbüro als auch bei der Aufteilung der Aktenführung auf mehrere Pfarrbüros unterschiedlich organisiert sein (etwa nach Pfarreien oder den o. g. Institutionen gegliedert), um der unterschiedlichen Intensität der Zusammenarbeit in den Seelsorgeeinheiten flexibel Rechnung zu tragen. 2. Umgang mit den bestehenden Registraturen und Pfarrarchiven 2.1. Bestehende Registraturen Da für die Erledigung der laufenden Geschäfte der Rückgriff auf die Vorgängerregistraturen der einzelnen Pfarreien notwendig ist, sollen sie an den Verwaltungssitz verbracht werden. Zumindest muss in sie, soweit es für die laufende Verwaltung erforderlich ist, jederzeit Einsicht genommen werden können. Die bestehenden Registraturen bleiben auch im Fall der Zentralisierung als eigenständige Schriftgutkörper erhalten, werden jedoch durch einen Aktenschnitt geschlossen. Dabei ist ein Datum festzulegen, ab dem die Unterlagen in der Registratur der neuen Seelsorgeeinheit abgelegt werden. 2.2. Pfarrarchive Je nach örtlichen und organisatorischen Gegebenheiten bestehen drei Lösungsmöglichkeiten: 2.2.1. Belassung am Pfarrsitz 2.2.2. Zentralisierung am Sitz der Mittelpunktspfarrerei oder an einem anderen Ort der Seelsorgeeinheit 2.2.3. Abgabe als Depositum an das zuständige Diözesanarchiv Beim Verbleib in den Pfarreien (2.2.1. und 2.2.2.) muss sichergestellt sein, dass die fachliche Aufsicht vor Ort sowie die Eignung der Räumlichkeiten (im Hinblick auf konservatorische Bedingungen, Sicherheit und ausreichende Benutzungsmöglichkeit) gewährleistet sind. Bei der Abgabe als Depositum an das Diözesanarchiv (2.2.3.) sind ggf. die rechtlichen sowie räumlichen und personellen Voraussetzungen zu schaffen. Für das Erzbistum München und Freising Dr. Reinhard Marx Erzbischof von München und Freising Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01