Nach gemeinsamem Beschluss der bayerischen Bistumsarchive vom 12. April 2008 und mit Zustimmung der Bayerischen Generalvikare-Konferenz vom 30. März 2009 wird folgende Archivordnung für die Seelsorgestellen und kirchlichen Einrichtungen im Erzbistum München und Freising erlassen. Die Archivordnung für die Seelsorgestellen in der Erzdiözese München und Freising vom 13. Februar 1989 tritt hiermit außer Kraft. Aufgrund des § 6 Abs. 5 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Amtsblatt 1989, Nr. 6, 13. Februar, S. 126-130) ergeht folgende Verordnung: Abschnitt I Allgemeines § 1 Geltungsbereich Diese Verordnung gilt für die Archive aller Seelsorgestellen der Erzdiözese München und Freising sowie alle sonstigen der Leitung oder Aufsicht des Erzbischofs unterstehenden Archive. § 2 Begriffsbestimmungen Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung. Unterlagen sind vor allem amtliches Schrift- und Dokumentationsgut, das aus der Tätigkeit kirchlicher Stellen erwachsen ist. Hierzu gehören neben Urkunden, Akten, Amtsbüchern, Rechnungen, Einzelstücken und Karteien u. a. auch Dateien, Karten, Pläne, Zeichnungen, Plakate, Siegel, Druckerzeugnisse, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige Informationsträger und Hilfsmittel zu ihrer Benutzung. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird. Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Verwaltung von bleibendem Wert sind. Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten. § 3 Archivierungspflicht Alle rechtlich eigenständigen Seelsorgestellen und kirchlichen Einrichtungen sind, soweit sie der Jurisdiktion des Diözesanbischofs unterstehen, verpflichtet, ihre Unterlagen zu archivieren. § 4 Fachaufsicht Die Fachaufsicht liegt beim Diözesanarchiv. Das Diözesanarchiv berät bei allen Archivierungsschritten. Bei Entscheidungen über die Unterbringung des Archivs sowie bei größeren Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten und der Beauftragung ehrenamtlicher Personen ist das Diözesanarchiv gutachtlich hinzuzuziehen. § 5 Ehrenamtliche Kräfte Die Ordnung und Betreuung des Archivs kann ehrenamtlichen Kräften übertragen werden. Ehrenamtliche Kräfte müssen sich verpflichten, über die ihnen bekannt gewordenen Angelegenheiten dauerhaft, auch nach Beendigung des Ehrenamts, Verschwiegenheit zu bewahren; das gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Sie dürfen die Kenntnis der geheim zu haltenden Angelegenheiten nicht unbefugt verwerten. Abschnitt II Unterbringung § 6 Räumliche Anforderungen Das Archiv ist in geeigneten Räumlichkeiten unterzubringen. Räume sind geeignet, wenn sie die konservatorischen Voraussetzungen (Raumklima, bauliche Anforderungen) erfüllen, eine sichere Verwahrung gewährleisten und nur ein kontrollierter Zugang möglich ist. Eine Unterbringung in nichtkirchlichen wie staatlichen, kommunalen oder privaten Räumen ist nicht zulässig. Fehlen geeignete Räumlichkeiten, ist das Archivgut an das zuständige Verbandsarchiv, Ordensarchiv, das Archiv der neuen Seelsorgeeinheit (z. B. Mittelpunktpfarrei) bzw. des neuen Pfarrsitzes oder als Depositum an das Diözesanarchiv abzugeben. Eigentumsrechte bleiben davon unberührt. § 7 Trennung von Archiv und Registratur Das Archivgut ist von der amtlichen Registratur räumlich getrennt zu verwahren und darf nicht mit anderen Unterlagen vermischt werden. Persönliches und amtliches Schriftgut ist sorgfältig voneinander zu trennen. § 8 Auflösung bzw. Zusammenlegung von Seelsorgestellen oder kirchlichen Einrichtungen Bei der Auflösung bzw. Zusammenlegung einer Seelsorgestelle oder kirchlichen Einrichtung kann das Archiv am bisherigen Ort belassen werden, wenn geeignete Räumlichkeiten vorhanden sind, die fachliche Betreuung gewährleistet und Nutzungsmöglichkeiten gegeben sind. Es muss gewährleistet sein, dass eine Benutzung nur unter ständiger Aufsicht erfolgt. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist das Archiv im zuständigen Verbandsarchiv, Ordensarchiv, dem Archiv der neuen Seelsorgeeinheit (z. B. Mittelpunktpfarrei) bzw. des neuen Pfarrsitzes oder im Diözesanarchiv zu deponieren. Das Archiv ist dort gesondert zu verwahren. Eigentumsrechte bleiben davon unberührt. § 9 Dekanatsverwaltung Das beim Dekan in Ausübung seines Amtes anfallende Schriftgut ist getrennt aufzubewahren. Bei Beendigung des Amtes ist das laufende Schriftgut dem Nachfolger zu übergeben, das abgeschlossene und nicht mehr benötigte Schriftgut dem Diözesanarchiv anzubieten. Abschnitt III Aktenaussonderung und Übernahme § 10 Anbietungspflicht und Archivreife Archivreife Unterlagen sind dem zuständigen Archiv anzubieten. Unterlagen sind archivreif, wenn sie im laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden. Dies ist in der Regel spätestens 30 Jahre nach Schließung der Akte bzw. Erledigung des Vorgangs der Fall. Pfarrmatrikeln sind archivreif, wenn die Bände abgeschlossen sind und mit großer Wahrscheinlichkeit keine Rückgriffe und keine Beischreibungen mehr erfolgen. Dies ist in der Regel 30 Jahre, bei Taufmatrikeln 90 Jahre nach Schließung des Bandes der Fall. § 11 Übernahme und Bewertung Das zuständige Archiv übernimmt alle Unterlagen, die archivwürdig sind. Unterlagen, deren Archivwürdigkeit verneint wird, sind zu vernichten (Kassation). Diese Bewertung bedarf in jedem Fall der Zustimmung des Diözesanarchivs. Abschnitt IV Benützung § 12 Grundsätzliches Das Archivgut steht nach Maßgabe der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche sowie dieser Archivordnung für die Benützung zur Verfügung. Bei der Benützung von nichtamtlichem Schrift- und Dokumentationsgut im Sinne des § 3 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Nachlässe u. a.) gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Verordnung vor. § 13 Benützungsberechtigte Das Archivgut steht öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benützung zur Verfügung. Minderjährige können zur Benützung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt. § 14 Benützungszweck Das Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse liegt u. a. vor, wenn mit der Benützung amtliche, wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche oder pädagogische Zwecke verfolgt werden. § 15 Benützungsantrag Die Benützung ist schriftlich zu beantragen. Im Benützungsantrag sind der Name, der Vorname und die Unterschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benützungsvorhaben, der überwiegende Benützungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benützungsvorhaben ist ein eigener Benützungsantrag zu stellen. Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivordnung zu verpflichten. Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen. Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benützungsantrag verzichtet werden. § 16 Schutzfristen Das Archivgut ist von der Benützung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht vorgenommen wurde. Die Benützung von Pfarrmatrikeln ist an die geltenden Schutzfristen gebunden. Es gelten demnach für die Einsichtnahme folgende Sperrfristen: - für Taufbücher 120 Jahre - für Trauungsbücher 100 Jahre - für Sterbebücher 40 Jahre. Sterbebücher sollen nur vorgelegt werden, wenn das Schlussdatum des Bandes mindestens 100 Jahre zurückliegt. Bei Nutzungsanfragen durch Dritte ist grundsätzlich auf das Diözesanarchiv zu verweisen. § 17 Benützungsgenehmigung Die Benützungsgenehmigung erteilt der für das Archiv Verantwortliche. Sie gilt für das laufende Kalenderjahr, für das im Benützungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck. Die Benützungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit: Grund zu der Annahme besteht, dass das Interesse der Kirche gefährdet würde, Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen, der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde, durch die Benützung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde. Die Benützungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn: der Zweck der Benützung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benützung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist, das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benützung benötigt wird, der Benutzer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Archivordnung bietet. Die Benützung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie eine statistische Auswertung, beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht. Die Benützungsgenehmigung kann widerrufen werden, wenn Angaben im Benützungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Archivordnung nicht eingehalten wird. Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden. In Zweifelsfällen ist das Diözesanarchiv hinzuzuziehen. § 18 Sondergenehmigung (Antrag auf Schutzfristverkürzung) Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benützer schriftlich beim Diözesanarchiv zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach § 8 Abs. 3 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche hat der Benützer nachzuweisen, dass die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks unerlässlich ist. Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Ortsordinarius. Das Diözesanarchiv übernimmt die Vorprüfung des Gesuchs. § 19 Benützung Die Benützung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in einem dafür geeigneten Raum. Ein Raum ist geeignet, wenn eine ständige Aufsicht gewährleistet ist. Fehlt ein geeigneter Raum, ist das Archivgut im Lesesaal des Diözesanarchivs vorzulegen. Das Archiv kann die Benützung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen. Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken. Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig. Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benützung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Archiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen. Im Benutzerraum ist nur der Gebrauch von Bleistift und tragbaren Computern gestattet. Das Fotografieren und Einscannen von Archivgut, das Durchzeichnen von Schriftstücken und die Anfertigung von Siegelabdrücken durch den Benützer ist untersagt. § 20 Reproduktionen Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur durch das Diözesanarchiv erfolgen. Das Diözesanarchiv kann Ausnahmen genehmigen. Die Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Diözesanarchivs zulässig. § 21 Ausleihe von Archivgut Auf eine Ausleihe von Archivgut zur Benützung außerhalb des Archivs besteht kein Anspruch. Sie kann nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Eine Ausleihe erfordert in jedem Fall die Zustimmung des Diözesanarchivs. Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Abschnitt V Schlussbestimmungen § 22 Inkrafttreten Die Archivordnung tritt am 1. Juni 2009 in Kraft. Gleichzeitig tritt die bisher geltende Archivordnung für die Seelsorgestellen in der Erzdiözese München und Freising vom 13. Februar 1989 außer Kraft. Dr. Robert Simon, Generalvikar Dr. Modesto Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01

§ 1 Jeder Benutzer hat sich bei Betreten des Archivs in das Anwesenheitsbuch einzutragen. Das Mitbringen von Taschen, Koffern jeglicher Art in die Benutzerräume des Archivs ist nicht erlaubt. Diese Gegenstände sind zusammen mit Mänteln, Jacken etc. in der Garderobe bzw. den Schließfächern abzulegen. Analog gilt diese Ordnung auch für die Benutzung des Archivdepots in Freising. § 2 Jeder Benutzer von Archivalien hat einen Benutzungsantrag auszufüllen, der umgehend dem Archivdirektor zur Genehmigung vorzulegen ist. In diesem Benutzungsantrag ist der Zweck und der Gegenstand der Nachforschungen im Einzelnen genau anzugeben. Die Genehmigung gilt dann jeweils für das laufende Kalenderjahr und nur für den angegebenen Zweck. Die Benutzung zu dienstlichen, wissenschaftlichen und heimatkundlichen Zwecken ist gebührenfrei. Für familiengeschichtliche Forschungen sind Gebühren nach der jeweils gültigen Gebührenordnung zu entrichten. § 3 Die Einsichtnahme in die Archivalien usw. findet nur in den dazu bestimmten Räumen des Archivs statt. § 4 Benutzungswünsche für das Archivdepot Freising sind beim Archiv in München anzumelden. Daraufhin wird ein Termin für die Bereitstellung bekanntgegeben. Die Einsichtnahme in die Archivalien findet in diesem Fall im Lesesaal der Dombibliothek in Freising statt. Das Bibliothekspersonal nimmt Bestellungen für Photos und Kopien entgegen, die ausschließlich vom Archivpersonal angefertigt werden. § 5 Die geltenden Öffnungszeiten des Benutzerraumes werden in geeigneter Form bekannt gemacht. Sprechzeit der Archivleitung nach Vereinbarung. § 6 Die Bestellung von Archivalien geschieht mit den ausliegenden Bestellscheinen. Die Benutzer haben sich mit allen auf die Benutzung bezüglichen Wünschen und Fragen an das Aufsichtspersonal zu wenden, das ggf. den zuständigen Archivar verständigt. Sie haben keinen Anspruch darauf, im Lesen von Archivalien unterstützt zu werden. Überflüssige Gespräche und sonstige Störungen sind zu vermeiden. Essen, Trinken und Rauchen im Benutzersaal ist untersagt. § 7 Die Schonung von Büchern und Archivalien und die Erhaltung ihrer Ordnung wird den Benutzern besonders zur Pflicht gemacht. Die vorgelegten Schriftstücke müssen in derselben Reihenfolge und demselben Zustand, wie sie ausgehändigt worden sind, wieder abgeliefert werden. In keinem Fall darf der Benutzer Schriftstücke, auch wenn sie an falscher Stelle eingefügt sein sollten, eigenmächtig umlegen. Hinweise auf solche und ähnliche Unstimmigkeiten oder Schäden sind erbeten und vom Aufsichtspersonal entgegenzunehmen. Vermerke, Striche oder Zeichen irgendwelcher Art auf und an den Archivalien anzubringen, ist streng untersagt. Im Benutzersaal ist nur der Gebrauch von Bleistift oder tragbaren Computern gestattet. Photographieren und Einscannen von Archivalien, das Durchzeichnen von Schriftstücken und die Anfertigung von Siegelabdrücken durch die Benutzer sind verboten. Ebenso ist untersagt, die Archivalien und Bücher als Schreibunterlagen zu benutzen und geöffnete Bücher und Archivalien aufeinanderzulegen. § 8 Die Handbibliothek des Benutzersaals ist frei zugänglich. Die Bücher sind nach Benutzung an ihren Ort zurückzustellen. Die gleichzeitige Benutzung einer größeren Zahl von Archivalien und Büchern sowie die Beanspruchung von Arbeitsplatz über den eigenen Tisch hinaus ist nicht gestattet. Beim Verlassen des Benutzersaals sind die benutzten Archivalien und Bücher mit den Bestellscheinen beim Aufsichtspersonal abzugeben. Dabei ist anzugeben, ob die Benutzung beendet ist oder fortgesetzt werden soll. Eine Aufbewahrung benutzter Archivalien ist nur bei kürzerer Unterbrechung der Arbeit (maximal bis zu zwei Wochen) möglich. § 9 Für familiengeschichtliche Forschung besteht kein Anspruch auf Einsichtnahme der Matrikeloriginale. Es werden jeweils die Reihen einer Pfarrei (bzw. in begründeten Ausnahmefällen höchstens fünf Matrikelbücher) auf einmal vorgelegt. Nach 1876 begonnene Matrikelbände werden nicht vorgelegt. § 10 Auf die Erstellung von Bürokopien und Photos besteht kein Anspruch. Sie sind schriftlich zu bestellen und werden nur in beschränktem Maße gefertigt, wenn es der Zustand der Vorlage erlaubt und die personelle Voraussetzung beim Archiv gegeben ist. § 11 Archivalien und Bücher dürfen aus dem Benutzersaal nicht entfernt werden. Die Ausleihe von Archivalien ist nicht möglich. § 12 Die Benutzer sind verpflichtet, von Veröffentlichungen, die aus der Verwertung von Archivalien des Erzbistums München und Freising hervorgehen, dem Archiv des Erzbistums unentgeltlich zwei Exemplare zu übergeben. § 13 Den Anweisungen des Archivpersonals ist Folge zu leisten. Verstöße gegen die Benutzungsordnung haben die sofortige Entziehung der Benutzungsgenehmigung zur Folge. Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01

Durch die Zusammenlegung oder Auflösung zahlreicher kirchlicher Einrichtungen wie Klöster, Pfarreien oder Bildungseinrichtungen ist auch deren reichhaltiges Bibliothekserbe betroffen. Aufgrund der Häufung und der Brisanz der in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen und Probleme hat die Arbeitsgemeinschaft Katholisch-Theologischer Bibliotheken (AKThB) „Leitlinien“ erarbeitet, die in solchen Fällen zur Orientierung dienen sollen. Die Frühjahrs-Vollversammlung der Deutschen Bischofskonferenz vom 2. bis 5. März 2009 hat die „Leitlinien“ zustimmend entgegengenommen und empfohlen, sie als Rahmenempfehlungen in den Diözesen zugrunde zu legen. 1. Allgemeine Grundsätze In eindringlicher Weise hat sich die Päpstliche Kommission für die Kulturgüter der Kirche in ihrem Schreiben vom 19. März 1994 mit dem Thema „Kirchliche Bibliotheken in der Sendung der Kirche“ beschäftigt und betont, dass die Sorge um die Kulturgüter ein wesentliches Instrument der Evangelisierung ist. Sie vertritt nachdrücklich den Grundsatz, dass „alles vermieden werden [sollte], was der Bewahrung und dem Schutz, der Pflege und der Förderung, der Benutzbarkeit und der Zugänglichkeit dieser Bibliotheken entgegensteht“ (1.3). Diese Aufgabe darf nicht hinter vermeintlich wichtigeren pastoralen Aufgaben zurückstehen. Die Erhaltung bedrohter Bibliotheksbestände ist nach Auffassung der Päpstlichen Kommission insofern eine besondere Verpflichtung, als sie wichtige Kulturgüter sind und der eigenen direkten Verantwortung der Kirche anvertraut bleiben sollen. 2. Fachliche Kriterien Angesichts des mit der Übernahme oder Auflösung großer Bibliotheksbestände verbundenen erheblichen Aufwandes ist zunächst anhand fachlicher Kriterien und in transparenter Weise zu überprüfen, welche Maßnahmen geboten sind. Jede Bewertungsentscheidung sollte dokumentiert werden. 2.1. Erhaltung von Gesamtbeständen In sich geschlossene oder organisch erwachsene Bibliotheksbestände ideellen Wertes sollen soweit möglich erhalten werden. Der ideelle Wert des Bestandes bemisst sich danach, ob er aufgrund seiner Zusammensetzung bereits an sich einen besonderen Quellenwert etwa im Hinblick auf die Geschichte und kulturelle Prägung einer Person, Gruppe, Einrichtung oder Region besitzt. 2.2. Auflösung von Bibliotheksbeständen Besitzt ein Bibliotheksbestand in seiner Gesamtheit nur einen geringen ideellen Wert, soll er aufgelöst oder nur in Teilen übernommen werden. Übernommen werden können dabei generell nur solche Bestände, die in das Profil der übernehmenden Bibliothek passen bzw. einen ideellen Wert besitzen. Bücher und andere Medien, die sich durch einen individuellen Charakter oder eine besondere Gestaltung auszeichnen, sind grundsätzlich aufzubewahren. Kriterien dafür sind insbesondere Seltenheit (vor allem im kirchlichen Bereich), Entstehungsprozess (z. B. Besonderheiten im Druck oder in der Einbandgestaltung), Herkunft (z. B. Besitzeinträge) und Benutzung (z. B. Glossen oder andere Lesespuren). Diese Merkmale sind in der Regel bereits ungeprüft bei einem Erscheinungsdatum vor 1800 vorauszusetzen. Der ideelle Wert kann sich zudem aus der inhaltlichen Bedeutung für die betreffende Institution, die Region oder die wissenschaftliche Forschung ergeben. Ein weiteres Beurteilungskriterium ist der materielle Wert der Bücher, d. h. es muss festgestellt werden, ob durch deren Verlust ein materieller Schaden für die Einrichtung entstehen würde. Im Falle einer Abgabe oder Makulierung müssen die betroffenen Werke aus eventuell vorhandenen Inventarverzeichnissen ausgetragen und gegebenenfalls entwidmet werden. Die entsprechenden Dokumente sollen aufbewahrt werden. 2.3. Ersatzformen Die Erhaltung des Originals hat grundsätzlich Vorrang. Im Einzelfall ist auch eine Ersatzverfilmung bzw. Ersatzdigitalisierung möglich. Eine Ersatzdigitalisierung setzt voraus, dass eine Langzeitverfügbarkeit der Daten sichergestellt ist. Im Fall der Abgabe oder Makulierung kann gegebenenfalls die Zusammensetzung des Bestandes durch Kataloge oder Inventarlisten dokumentiert werden. 3. Aufbewahrungsorte 3.1. Mögliche Aufbewahrungsorte Auf der Grundlage der fachlichen Bewertung kommen insbesondere folgende Modelle für die Aufbewahrung kirchlicher Bibliotheksbestände in Frage: - Bewahrung vor Ort, - Eingliederung in benachbarte kirchliche Bibliotheken (ganz oder teilweise), - Zentralisierung in den Diözesen nach dem Belegenheitsprinzip, - Bildung von Schwerpunktbibliotheken (z. B. nach thematischen Kriterien bei unterschiedlichen Trägern) - Abgabe an kirchliche Einrichtungen außerhalb Deutschlands. Erhaltenswerte Bibliotheksbestände sollten möglichst in kirchlicher Verantwortung bleiben. Im Fall der Weitergabe an andere Institutionen ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Herkunft nachvollzogen werden kann. 3.2. Unterbringung Bibliotheksbestände sind in geeigneten Räumen aufzubewahren. Räume sind geeignet, wenn sie die konservatorischen Voraussetzungen (Raumklima, bauliche Anforderungen) erfüllen, eine sichere Verwahrung gewährleisten und nur ein kontrollierter Zugang möglich ist. 4. Rechtliche und finanzielle Gesichtspunkte 4.1. Rechtsverhältnisse Jede Erwerbsentscheidung muss dokumentiert werden. Verträge über die Übernahme von Bibliotheksbeständen bedürfen grundsätzlich der schriftlichen Form. Sollte das Eigentum dabei nicht übertragen werden, ist darauf zu achten, dass der übernehmenden Einrichtung daraus kein Nachteil entsteht. Dabei sollte die Verhältnismäßigkeit der gegenseitigen Leistungen gewährleistet sein. Übernommene Bibliotheksbestände sollen zu den in der übernehmenden Bibliothek üblichen Nutzungsbedingungen zugänglich gemacht werden. 4.2. Finanzielle Regelungen Die Übernahme oder Auflösung großer Bibliotheksbestände kann mit erheblichen finanziellen Belastungen verbunden sein. Kosten entstehen vor allem aus der Verlagerung (Transport), der Aufbewahrung (räumliche Unterbringung, Restaurierung), der Zugänglichmachung (Katalogisierung, personelle Ausstattung), der Auflösung (Sichtung, Reduzierung, Vermarktung, Makulierung) und der qualifizierten Aussonderung bzw. der Erstellung von Ersatzformen. Die abgebende Stelle soll sich daher in angemessener Form an den Kosten beteiligen. 5. Beitrag der Diözesanbibliotheken 5.1. Aufgaben der Diözesanbibliotheken Bei den Bemühungen um eine Bewahrung gefährdeter kirchlicher Bibliotheksbestände kommt der jeweiligen Diözesanbibliothek bzw. einer anderen vom Ortsbischof mit dieser Aufgabe betrauten kirchlichen Bibliothek eine bedeutende Rolle zu. Die Diözesanbibliotheken sind wissenschaftliche Einrichtungen. Sie sammeln, bewahren und erschließen historische und aktuelle Literatur zu allen theologischen Disziplinen sowie zu Geschichte und Kultur und machen sie allen Interessierten zugänglich. In bibliothekarischen Fragen beraten sie außerdem die diözesanen Dienststellen und die sonstigen kirchlichen Einrichtungen im Diözesangebiet. 5.2. Belegenheitsprinzip Für Bibliotheken, die der Aufsicht des Ortsbischofs unterstehen, ist die jeweilige Diözesanbibliothek zuständig. Bei allen anderen Bibliotheken, die Diözesen zur Übernahme angeboten werden, soll sich die Zuständigkeit grundsätzlich nach dem Belegenheitsprinzip richten. Ein Zwang zur Annahme besteht nicht. Die Belegenheit bestimmt sich nach dem letzten Aufenthaltsort der Bibliothek. Abweichend vom Belegenheitsprinzip können Bibliotheksbestände auch an überdiözesane Schwerpunktbibliotheken mit unterschiedlichen thematischen Sammelgebieten abgegeben werden. Die Diözesanbibliotheken stehen anderen, innerhalb ihres Diözesansprengels gelegenen kirchlichen Rechtsträgern beratend zur Seite. 6. Beitrag der Arbeitsgemeinschaft der Katholisch-Theologischen Bibliotheken 6.1. Aufgaben der AKThB In fachlichen Fragen steht die AKThB als Ansprechpartner beratend zur Verfügung. Die Arbeitsgemeinschaft Katholisch-Theologischer Bibliotheken (AKThB) ist der Verband wissenschaftlicher Bibliotheken in katholisch-kirchlicher Trägerschaft. Er ist in allen bibliothekarischen Fragen die zuständige Stelle für den Bereich der Deutschen Bischofskonferenz sowie der Deutschen Ordensobernkonferenz. Der Verband vertritt die Interessen seiner gegenwärtig rund 160 Mitgliedsbibliotheken und gewährleistet den fachlichen Austausch, die Beratung und Fortbildung. 6.2. Dokumentation der Veränderungen im Jahrbuch „Kirchliches Buch- und Bibliothekswesen“ der AKThB Alle Bibliotheken in kirchlicher Trägerschaft sind gebeten, dem Vorstand der AKThB Veränderungen bei großen oder bedeutenden Buchbeständen mitzuteilen. Die AKThB dokumentiert diese Veränderungen in ihrem Jahrbuch und informiert über Schwerpunktbibliotheken. München, den 15. Mai 2009 Für das Erzbistum München und Freising Dr. Reinhard Marx Erzbischof von München und Freising Weiterführende Literatur: Kirchliche Bibliotheken in der Sendung der Kirche. Schreiben der Päpstlichen Kommission für die Kulturgüter der Kirche vom 19. März 1994. Dokumentation der Fachtagung der Arbeitsgemeinschaft der Katholisch-Theologischen Bibliotheken am 17. Juli 2002 in Wiesbaden-Naurod (= Arbeitshilfen 168). Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese2009-05-15

Der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz hat sich auf seiner Sitzung am 25. August 2008 mit den Veränderungen befasst, die sich infolge der Errichtung neuer Seelsorgeeinheiten für die kirchliche Verwaltung ergeben. Er nahm die Richtlinien, die von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive zur „Organisation der Schriftgutverwaltung in neuen Seelsorgeeinheiten“ erstellt worden sind, zustimmend entgegen und empfahl, sie in den Diözesen zugrunde zu legen. Organisation der Schriftgutverwaltung in neuen Seelsorgeeinheiten - Rahmenempfehlung In allen deutschen (Erz-)Diözesen sind derzeit neue Strukturen für die Pfarrseelsorge entweder in Planung oder in Umsetzung. Dabei existieren zwei Grundtypen, je nachdem, ob bei der Zusammenfassung mehrerer Seelsorgestellen zu einer neuen Seelsorgeeinheit die bisherigen Rechtspersönlichkeiten beibehalten (= Verbandslösung) oder unter deren Auflösung fusioniert werden (= Fusionslösung). Bei dieser Neuordnung, die in jedem Fall neue Anforderungen für die Pfarrverwaltung mit sich bringt, ist es unerlässlich, auch die Schriftgutverwaltung in den neuen Seelsorgeeinheiten zu bedenken. Da nach can. 491 CIC dem Diözesanbischof die Sorge für eine geordnete Schriftgutverwaltung besonders aufgetragen ist, gibt die Deutsche Bischofskonferenz nach Beratung mit den Diözesanarchiven als zuständigen Fachstellen folgende Rahmenempfehlung sowohl für die Organisation der künftigen Schriftgutverwaltung als auch für den Umgang mit den bestehenden Registraturen und Pfarrarchiven. 1. Organisation der künftigen Schriftgutverwaltung 1.1. Grundsätze einer geordneten und effektiven Schriftgutverwaltung Die Schriftgutverwaltung muss an die Organisation der zukünftigen Seelsorgeeinheiten angepasst werden, sie hat aber gleichzeitig universalkirchliche Gesetze sowie ggf. das Weiterbestehen bisheriger Rechtsträger zu beachten. Ihre grundlegenden Aufgaben (Ordnen, Registrieren, Ablegen bzw. Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern) sind dabei so zu organisieren, dass die Verwaltungsarbeit möglichst effizient unterstützt wird. Dies ist grundsätzlich in einer zentralisierten Schriftgutverwaltung besser möglich als in einer dezentralen, weil damit einheitliche Arbeitsgrundsätze und Übersichtlichkeit gewährleistet sowie Mehrarbeit und Kosten vermieden werden. Die Fusionslösung führt von selbst zu einer Zentralisierung der Verwaltung (ggf. stufenweise), doch ist diese auch bei einer Verbandslösung anzustreben. Da eine solche Zentralisierung aufgrund der örtlichen Gegebenheiten nicht immer möglich sein wird, kommt der Anwendung von diözesanweit geltenden Einheitsaktenplänen besondere Bedeutung zu, denn diese bilden die Voraussetzung für die Einheitlichkeit der Schriftgutverwaltung. Bei jeder der beiden Lösungen ist es - über ggf. notwendige terminologische Anpassungen hinaus - erforderlich, dass die Einheitsaktenpläne aufgaben- und nicht organisationsbezogen aufgebaut sind, um nicht bei weiteren organisatorischen Veränderungen jeweils umformuliert werden zu müssen. 1.2. Grundsätze der Aktenbildung bei der Verbandslösung Bei der Verbandslösung muss der Aktenplan so flexibel sein, dass er den unterschiedlichen örtlichen Gegebenheiten (z. B. Mittelpunktspfarrerei mit einem zentralen Pfarrbüro oder jede Pfarrei mit eigenem Pfarrbüro) gerecht wird und auch künftige Umstrukturierungen erlaubt. Im Rahmen des auf die gesamte Seelsorgeeinheit bezogenen Aktenplans erfolgt die Ablage nach folgenden Grundsätzen: 1.2.1. Kirchenrechtlich vorgeschrieben ist nach can. 535 § 1 die Ablage nach Pfarreien für Pfarrmatrikeln (Tauf-, Trauungs- und Sterbebücher; für Firmbücher sind die partikularrechtlichen Bestimmungen maßgeblich), nach can. 958 § 1 die Ablage nach Kirchen für Messintentionen (Stipendienbuch). 1.2.2. Sachlich geboten ist eine auf die einzelne Institution bezogene Aktenbildung im Bereich der Vermögensverwaltung, nämlich bei Kirchengemeinden (= gemeindlicher kirchlicher Steuerverband), Stiftungen, Gebäuden und Einrichtungen (z. B. Kindergärten, Pfarrzentrum). 1.2.3. Alle übrigen Vorgänge können in Akten zusammengefasst werden, die sich auf die ganze Seelsorgeeinheit beziehen. Die physische Aufstellung der Akten kann sowohl bei einem zentralen Pfarrbüro als auch bei der Aufteilung der Aktenführung auf mehrere Pfarrbüros unterschiedlich organisiert sein (etwa nach Pfarreien oder den o. g. Institutionen gegliedert), um der unterschiedlichen Intensität der Zusammenarbeit in den Seelsorgeeinheiten flexibel Rechnung zu tragen. 2. Umgang mit den bestehenden Registraturen und Pfarrarchiven 2.1. Bestehende Registraturen Da für die Erledigung der laufenden Geschäfte der Rückgriff auf die Vorgängerregistraturen der einzelnen Pfarreien notwendig ist, sollen sie an den Verwaltungssitz verbracht werden. Zumindest muss in sie, soweit es für die laufende Verwaltung erforderlich ist, jederzeit Einsicht genommen werden können. Die bestehenden Registraturen bleiben auch im Fall der Zentralisierung als eigenständige Schriftgutkörper erhalten, werden jedoch durch einen Aktenschnitt geschlossen. Dabei ist ein Datum festzulegen, ab dem die Unterlagen in der Registratur der neuen Seelsorgeeinheit abgelegt werden. 2.2. Pfarrarchive Je nach örtlichen und organisatorischen Gegebenheiten bestehen drei Lösungsmöglichkeiten: 2.2.1. Belassung am Pfarrsitz 2.2.2. Zentralisierung am Sitz der Mittelpunktspfarrerei oder an einem anderen Ort der Seelsorgeeinheit 2.2.3. Abgabe als Depositum an das zuständige Diözesanarchiv Beim Verbleib in den Pfarreien (2.2.1. und 2.2.2.) muss sichergestellt sein, dass die fachliche Aufsicht vor Ort sowie die Eignung der Räumlichkeiten (im Hinblick auf konservatorische Bedingungen, Sicherheit und ausreichende Benutzungsmöglichkeit) gewährleistet sind. Bei der Abgabe als Depositum an das Diözesanarchiv (2.2.3.) sind ggf. die rechtlichen sowie räumlichen und personellen Voraussetzungen zu schaffen. Für das Erzbistum München und Freising Dr. Reinhard Marx Erzbischof von München und Freising Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01

Gemäß c. 1649 § 1 CIC erlasse ich für das Konsistorium und Metropolitangericht München folgende Gebührenordnung: I. Gebühren Ordentliche Verfahren 1. Instanz: 200,- Euro (bzw. DM 400,-) Ordentliche Verfahren 2. Instanz: 100,- Euro (bzw. DM 200,-) Dokumentenverfahren: 50,- Euro (bzw DM 100,-) Privilegium Fidei - Verfahren: die anfallenden römischen Gebühren Nichtvollzugsverfahren: die anfallenden römischen Gebühren II. Sonderausgaben Auslagen für Zeugen, Gutachter oder Dolmetscher sind der Partei in Rechnung zu stellen, welche deren Beteiligung beantragt. Sollte das Gericht deren Beteiligung gemäß cc. 1452, 1471 oder 1680 CIC verfügen, sind die Kosten der klagenden Partei in Rechnung zu stellen. III. Erlass von Gebühren und Sonderausgaben Der Offizial hat das Recht, im Einzelfall bei Bedürftigkeit nach eigenem Ermessen sowohl Verfahrenskosten als auch Sonderausgaben ganz oder teilweise zu erlassen. Diese Gebührenordnung tritt am 1. April 2001 in Kraft. München, den 1. März 2001 Friedrich Kard. Wetter Erzbischof Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese2001-03-01

Präambel Zur bestmöglichen Erfüllung des kirchlichen Auftrags ist es notwendig, für eine an fachlichen Erfordernissen ausgerichtete Ämterstruktur und Ämterbesetzung zu sorgen, um die Angelegenheiten, die zur Verwaltung der ganzen Diözese gehören, bestmöglich aufeinander abzustimmen und zu ordnen (can. 473 CIC). Daher sollen künftig unter der Autorität des Erzbischofs und aufgrund Delegation durch diesen die administrativen Vorgänge durch einen Amtschef/eine Amtschefin mit entsprechender Leitungserfahrung koordiniert werden. Der Generalvikar trägt in erster Linie die Verantwortung für das theologisch-pastorale Profil des kirchlichen Handelns in der Erzdiözese und legt gemeinsam mit dem Erzbischof die strategischen Zielvorgaben für das pastorale und administrative Handeln des Erzbischöflichen Ordinariates fest. Er koordiniert die Umsetzung dieser Zielvorgaben mit dem Amtschef/der Amtschefin und den weiteren Organen. Art. 1 Errichtung des Amtes „Amtschef/Amtschefin“ § 1 Amtserrichtung Im Erzbischöflichen Ordinariat München wird das Amt „Amtschef/Amtschefin“ eingerichtet. Der Amtsinhaber/Die Amtsinhaberin führt die Amtsbezeichnung „Leitender Ordinariatsdirektor/Leitende Ordinariatsdirektorin“. § 2 Amtsgewalt Die mit dem Amt verbundenen Aufgaben werden durch das Statut der Leitungs- und Beratungsorgane des Erzbischöflichen Ordinariates München (Art. 2) bestimmt. Die zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Kompetenzen und Befugnisse werden dem Amt hiermit unabhängig von der Person des Amtsinhabers/der Amtsinhaberin nach Maßgabe des gesamtkirchlichen Rechts vom Erzbischof delegiert. § 3 Besetzung Das Amt „Amtschef/Amtschefin“ kann sowohl durch die Begründung eines Kirchenbeamtenverhältnisses als auch mittels Anstellungsvertrages besetzt werden. In jedem Fall ist dabei die Grundordnung des kirchlichen Dienstes im Rahmen kirchlicher Arbeitsverhältnisse in ihrer jeweils gültigen Fassung zu beachten. Im Falle der Besetzung mittels Kirchenbeamtenverhältnisses finden die Bestimmungen des Beamtenrechts des Freistaats Bayern in ihrer jeweils gültigen Fassung für dessen Begründung und Ausgestaltung entsprechende Anwendung, soweit sich aus dem kirchlichen Recht, unabhängig vom Zeitpunkt seines Erlasses, oder der Ernennungsurkunde nicht etwas anderes ergibt. Im Falle der Besetzung mittels Anstellungsvertrages ist der Stelleninhaber/die Stelleninhaberin leitende/r Mitarbeiter/in. Die Höhe der Besoldung bzw. Vergütung wird durch eine unabhängige Bewertungsstelle nach anerkannten Bewertungsgrundsätzen festgelegt. § 4 Stabilität Das Amt und dessen Besetzung bleiben von einer Vakanz des Erzbischöflichen Stuhls gemäß cann. 416 ff. CIC oder dessen Behinderung gemäß cann. 412 ff. CIC unberührt. Art. 2 Statut der Leitungs- und Beratungsorgane des Erzbischöflichen Ordinariates München Abschnitt 1 Allgemeine Vorschriften § 1 Das Erzbischöfliche Ordinariat München und seine Leitungs- und Beratungsorgane (1) Das Erzbischöfliche Ordinariat erledigt als Verwaltungsbehörde für den Erzbischof unter dessen Autorität die diesem obliegenden Aufgaben und Angelegenheiten der ausführenden Gewalt. Davon ausgenommen sind 1. die Aufgaben und Angelegenheiten, die sich der Erzbischof zur eigenen Erledigung vorbehalten hat, sowie 2. die pastorale Führung und Begleitung von Priestern und hauptamtlichen Mitarbeitern sowie der Pfarreien und Pfarrverbände der Regionen des Erzbistums München und Freising. Es unterstützt den Erzbischof und Generalvikar darüber hinaus im Bereich der gesetzgebenden Gewalt. (2) Neben dem Erzbischof sind Leitungsorgane des Erzbischöflichen Ordinariates: 1. der Generalvikar, 2. der Amtschef/die Amtschefin, 3. der Diözesanökonom/die Diözesanökonomin. (3) Die Ordinariatskonferenz berät Erzbischof, Generalvikar und Amtschef/Amtschefin bei der Verwaltung der Erzdiözese. Soweit der Ordinariatskonferenz durch Diözesangesetze oder aufgrund von Diözesangesetzen weitergehende Befugnisse eingeräumt werden, bleiben diese unberührt. § 2 Kooperation Die Organe des Erzbischöflichen Ordinariates und, im Falle von Kollegialorganen, deren Mitglieder sind gehalten, im Interesse der Erzdiözese vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und sich loyal und kooperativ zu verhalten. Dazu gehört insbesondere der wechselseitige Austausch von maßgeblichen Informationen zu den einzelnen Aufgabenbereichen; dies in dringlichen Fällen auch außerhalb turnusmäßiger Zusammenkünfte. § 3 Interessenkollision Organe oder, im Fall von Kollegialorganen, deren Mitglieder dürfen an einer Amtshandlung nicht mitwirken, wenn diese ihnen selbst, einem Ehegatten, einem Verwandten oder Verschwägerten bis zum vierten Grad oder einer natürlichen oder juristischen Person einen unmittelbaren Vor- oder Nachteil bringen kann, die von dem jeweils Betroffenen kraft Gesetzes oder Vollmacht vertreten wird oder auf deren Tätigkeit dieser aufgrund Mitgliedschaft maßgeblichen Einfluss nehmen kann. Über das Vorliegen dieser Voraussetzungen und etwa erforderliche Maßnahmen entscheiden der Generalvikar oder, wenn dieser betroffen sein sollte, der Erzbischof. Diesen sind mögliche Fälle einer Interessenkollision zum frühestmöglichen Zeitpunkt schriftlich anzuzeigen. Abschnitt 2 Der Generalvikar § 4 Aufgabenprofil Der Generalvikar trägt im Rahmen der sich aus dem gesamtkirchlichen Recht und den vom Erzbischof erteilten Spezialmandaten ergebenden Befugnisse, gemeinsam mit diesem, in erster Linie Sorge für die künftige theologisch-pastorale Ausrichtung kirchlichen Verwaltungshandelns im Bereich der gesamten Erzdiözese und dessen Zukunftsfähigkeit sowie die Bündelung der verschiedenen Akteure mit dem Ziel der Stärkung kirchlichen Handelns. § 5 Grundsätze der Aufgabenzuordnung (1) Dem Generalvikar obliegen, ohne dass dadurch die Möglichkeit einer Delegation unter Beachtung der Vorgaben des gesamtkirchlichen Rechts eingeschränkt wird, zur eigenverantwortlichen Erledigung insbesondere 1. gemeinsam mit dem Erzbischof die Festlegung der strategischen Zielvorgaben für das pastorale und administrative Handeln des Erzbischöflichen Ordinariates sowie die Moderation und Koordination der Umsetzung dieser Zielvorgaben mit dem Amtschef/der Amtschefin und dem Diözesanökonomen/der Diözesanökonomin, 2. diejenigen Aufgaben und Handlungen, die a) aufgrund ihres unmittelbaren sakramentalen Inhalts oder Bezugs an den Empfang der heiligen Weihen gebunden und einem Priester vorbehalten sind, b) einen unmittelbaren liturgischen Bezug haben, insbesondere Entscheidungen in Bezug auf liturgische Vollzüge, c) die Strukturen der territorialen und kategorialen Orte der Pastoral in der Erzdiözese betreffen, 3. der Erlass kirchlicher Verwaltungsakte, insbesondere die Erteilung von Dispensen und die Gewährung von Privilegien, 4. unmittelbar statusbegründende oder statusändernde Personalangelegenheiten der pastoralen Mitarbeitenden, 5. die Angelegenheiten der Stiftungsaufsicht, 6. die Personalangelegenheiten des Amtschefs/der Amtschefin sowie des Diözesanökonomen/der Diözesanökonomin, 7. die dienstliche Aufsicht über den Amtschef/die Amtschefin, 8. die Repräsentanz der Erzdiözese vor allem gegenüber der Öffentlichkeit im Rahmen seines Aufgaben- und Verantwortungsbereichs sowie 9. die Vertretung des Amtschefs/der Amtschefin im Fall der Verhinderung aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen sowie der Abwesenheit. (2) Zur Erledigung seiner Aufgaben kann der Generalvikar in Abstimmung mit dem Amtschef/der Amtschefin die fachlich jeweils zuständigen Funktionseinheiten des Erzbischöflichen Ordinariates heranziehen. (3) Im Bereich der dem Amtschef/der Amtschefin zugewiesenen Aufgaben darf der Generalvikar nur in Einzelfällen und in Abstimmung mit dem Erzbischof tätig werden. Dieser Abstimmung bedarf es nicht, wenn Gefahr im Verzug besteht und anderenfalls Schäden jedweder Art von erheblichem Ausmaß für die Erzdiözese München und Freising mit erheblicher Wahrscheinlichkeit zu befürchten sind. Er kann insoweit auch gegen den erklärten Willen des Amtschefs/der Amtschefin tätig werden und entscheiden, wenn ihm dies zur Wahrung gewichtiger Belange der Erzdiözese zwingend erforderlich erscheint. Der Amtschef/Die Amtschefin ist hierüber unverzüglich zu informieren. (4) Die Umsetzung dieser verbindlichen Grundsätze ist im Rahmen einer von Generalvikar und Amtschef/in abzustimmenden Geschäftsverteilung zu dokumentieren. Die Geschäftsverteilung bedarf der Zustimmung des Erzbischofs; dies gilt auch für wesentliche Änderungen. § 6 Vertretung der Erzdiözese (1) Der Generalvikar vertritt die Erzdiözese gerichtlich und außergerichtlich unter Beachtung etwa bestehender Zustimmungs- und Anhörungsvorbehalte des gesamt- oder teilkirchlichen Rechts. Mit Wirkung im Innenverhältnis darf er von dieser Vertretungsmacht nur im Rahmen seines Aufgaben- und Verantwortungsbereichs, wie er vorstehend festgelegt wurde, Gebrauch machen. (2) Der Generalvikar vertritt die Erzdiözese in diözesanen und überdiözesanen Gremien, soweit deren Aufgaben nicht in einem engen Zusammenhang mit denjenigen des Amtschefs/der Amtschefin stehen. § 7 Vertretung des Generalvikars Der Generalvikar wird im Falle der vorübergehenden Verhinderung, unabhängig davon, ob aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen, oder bei Abwesenheit im Hinblick auf die zwingend Weihegewalt erfordernden Aufgaben durch einen vom Erzbischof frei zu bestellenden Priester, im Übrigen durch den Amtschef/die Amtschefin vertreten, im Falle dessen/deren Verhinderung oder Abwesenheit von einem/einer von dem Amtschef/der Amtschefin mit Zustimmung des Generalvikars zu bestellenden Leiter/Leiterin einer ihm/ihr unmittelbar nachgeordneten Funktionseinheit des Erzbischöflichen Ordinariates. Abschnitt 3 Der Amtschef/Die Amtschefin § 8 Aufgabenprofil, Grundsätze der Aufgabenzuordnung (1) Der Amtschef/Die Amtschefin leitet aufgrund vom Erzbischof dem Amt delegierter Gewalt die Verwaltungstätigkeit des Erzbischöflichen Ordinariates nach Maßgabe dieses Statuts. Er/Sie sorgt für eine regelkonforme, effiziente und transparente Erledigung der Verwaltungsabläufe des Erzbischöflichen Ordinariates und berücksichtigt dabei auch Wesen und Auftrag der Kirche entsprechend den Festlegungen des Erzbischofs oder Generalvikars zur theologisch-pastoralen Ausrichtung des diözesanen Handelns. Insbesondere obliegen dem Amtschef/der Amtschefin 1. der wechselseitige Austausch zwischen Erzbischof und Erzbischöflichem Ordinariat über die das Handeln des Erzbischöflichen Ordinariates bestimmenden Grundsätze, Strategien sowie Frage- und Problemstellungen in administrativer Hinsicht, 2. die Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation des Erzbischöflichen Ordinariates mit Ausnahme des Amtes des Generalvikars, 3. die Umsetzung der vom Erzbischof oder Generalvikar festgelegten Ziele und Strategien des diözesanen Verwaltungshandelns, 4. die Koordination des Zusammenwirkens der einzelnen Einheiten des Erzbischöflichen Ordinariates, 5. die fachliche und disziplinarische Führung der Verantwortlichen der ihm/ihr unmittelbar nachgeordneten Funktionseinheiten des Erzbischöflichen Ordinariates, 6. die Festlegung administrativer Standards für alle Teile der Erzbischöflichen Kurie mit Ausnahme des Geschäftsbereichs des Offizials sowie 7. die Kommunikation und Repräsentanz des Erzbischöflichen Ordinariates nach innen und außen im Rahmen seines/ihres Aufgaben- und Verantwortungsbereichs. (2) Soweit innerhalb der Erzbischöflichen Kurie bestimmte Angelegenheiten Bischofsvikaren zugewiesen werden, sind diese dem Aufgabenbereich des Amtschefs/der Amtschefin mit der Maßgabe entzogen, dass die Befugnis des Amtschefs/der Amtschefin, auch insoweit verbindliche administrative Standards festzulegen, davon unberührt bleibt. (3) Die Aufgaben und Befugnisse des Amtschefs/der Amtschefin bleiben durch eine Bestellung eines Moderator curiae unberührt. § 9 Vertretung der Erzdiözese (1) Der Amtschef/Die Amtschefin vertritt die Erzdiözese gerichtlich und außergerichtlich unter Beachtung etwa bestehender Zustimmungs- und Anhörungsvorbehalte des gesamt- oder teilkirchlichen Rechts. Mit Wirkung im Innenverhältnis darf er/sie von dieser Vertretungsmacht nur im Rahmen seines/ihres Aufgaben- und Verantwortungsbereichs, wie er vorstehend festgelegt wurde, Gebrauch machen. (2) Der Amtschef/Die Amtschefin vertritt die Erzdiözese in diözesanen und überdiözesanen Gremien, soweit deren Aufgaben in einem engen Zusammenhang mit denjenigen des Amtschefs/der Amtschefin stehen. Er/Sie führt insbesondere jeweils in Vertretung des Erzbischofs den Vorsitz in der Erzbischöflichen Finanzkommission, im Diözesansteuerausschuss und im Konsultorenkollegium. § 10 Verhältnis zum Erzbischof Der Amtschef/Die Amtschefin muss den Erzbischof im Rahmen regelmäßig stattfindender Zusammenkünfte über alle wichtigeren Amtsgeschäfte, unabhängig davon, ob sie noch zu erledigen oder bereits erledigt sind, unterrichten und darf niemals gegen den Willen und die Absicht des Erzbischofs handeln. Der Erzbischof kann bestimmen, dass die Unterrichtung generell oder im Einzelfall gegenüber dem Generalvikar erfolgen kann. § 11 Vertretung des Amtschefs/der Amtschefin Der Amtschef/Die Amtschefin wird im Falle der vorübergehenden Verhinderung, unabhängig davon, ob aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen, oder bei Abwesenheit durch den Generalvikar, im Falle dessen Verhinderung oder Abwesenheit von dem/der gemäß § 7 für den außersakramentalen Bereich bestellten Vertreter/Vertreterin vertreten. § 12 Beauftragung des Generalvikars Der Erzbischof kann den Generalvikar generell, teilweise oder im Einzelfall mit der Wahrnehmung derjenigen Aufgaben und Befugnisse beauftragen, die dem Erzbischof gegenüber dem Amtschef/der Amtschefin in Ansehung der diesem/dieser im Wege der Delegation übertragenen Befugnisse obliegen. Die Beauftragung des Generalvikars kann jederzeit widerrufen oder geändert werden. Der Amtschef/Die Amtschefin ist über die Beauftragung, den Widerruf oder die Änderung unverzüglich zu informieren. Abschnitt 4 Der Diözesanökonom/Die Diözesanökonomin § 13 Rechtsstellung, Aufgaben und Befugnisse Die Rechtsstellung, Aufgaben und Befugnisse des Diözesanökonomen/der Diözesanökonomin werden durch cann. 494 und 1276 CIC sowie Art. 10 ff. der Satzung der im Bereich der Finanzverwaltung tätigen Organe der Erzdiözese München und Freising (FVwOS) bestimmt. Soweit der Diözesanökonom/die Diözesanökonomin auch Erzbischöflicher Finanzdirektor/Erzbischöfliche Finanzdirektorin ist, untersteht er/sie dem Amtschef/der Amtschefin, soweit er/sie nicht als Diözesanökonom/Diözesanökonomin handelt oder eine Zuständigkeit des Generalvikars nicht gegeben ist. Der Erzbischof kann den Generalvikar generell, teilweise oder im Einzelfall mit der Wahrnehmung der ihm im Verhältnis zum Diözesanökonomen/zur Diözesanökonomin obliegenden Aufgaben und Befugnisse beauftragen. Die Beauftragung kann jederzeit widerrufen oder geändert werden. Der Diözesanökonom/Die Diözesanökonomin ist über die Beauftragung, den Widerruf oder die Änderung unverzüglich zu informieren. Abschnitt 5 Die Ordinariatskonferenz § 14 Mitglieder Mitglieder der Ordinariatskonferenz sind die Leiter/Leiterinnen der dem Amtschef/der Amtschefin unmittelbar unterstellten Funktionseinheiten des Erzbischöflichen Ordinariates einschließlich des Erzbischöflichen Finanzdirektors/der Erzbischöflichen Finanzdirektorin sowie der Diözesanökonom/die Diözesanökonomin, sofern er/sie nicht Erzbischöflicher Finanzdirektor/Erzbischöfliche Finanzdirektorin ist, nicht jedoch die beim Generalvikar und bei dem Amtschef/der Amtschefin angesiedelten Stabsstellen. Die Mitglieder sind verpflichtet, an den Sitzungen der Ordinariatskonferenz teilzunehmen. Jedes Mitglied der Ordinariatskonferenz bestimmt für den Fall der Verhinderung oder der Abwesenheit generell oder für den Einzelfall einen Vertreter/eine Vertreterin aus seinem/ihrem Bereich. § 15 Vorsitz und Teilnehmer (1) Den Vorsitz in der Ordinariatskonferenz führt der Amtschef/die Amtschefin. Für die Vertretung gilt § 11 entsprechend. (2) Der Generalvikar kann an den Sitzungen der Ordinariatskonferenz teilnehmen. Tagesordnungspunkte aus dem Aufgaben- und Verantwortungsbereich des Generalvikars sind auf Wunsch des Generalvikars auf die Tagesordnung zu setzen. Soweit die Ordinariatskonferenz Angelegenheiten aus dem Aufgaben- und Verantwortungsbereich des Generalvikars behandelt, soll der Amtschef/die Amtschefin die Sitzungsleitung dem Generalvikar übertragen. (3) An den Sitzungen der Ordinariatskonferenz nehmen als ständige Gäste teil: 1. der/die vom Amtschef/von der Amtschefin bestellte Schriftführer/Schriftführerin, 2. der Pressesprecher/die Pressesprecherin. Der Amtschef/Die Amtschefin kann zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Gäste beiziehen. Gäste, deren Teilnahme der Generalvikar wünscht, sind beizuziehen. § 16 Aufgaben Die Ordinariatskonferenz berät den Erzbischof, den Generalvikar und den Amtschef/die Amtschefin bei der Verwaltung der Erzdiözese. Sie befasst sich mit Angelegenheiten, die 1. der Erzbischof ihr zur Beratung vorlegt, 2. der Generalvikar ihr zur Beratung vorlegt, 3. für die Verwaltung der Erzdiözese von grundsätzlicher Bedeutung sind; dies insbesondere, weil a) von der bisherigen Verwaltungspraxis abgewichen werden soll oder b) Festlegungen getroffen werden sollen, die das Handeln und/oder die Ressourcen der Erzdiözese für einen mittel- oder langfristigen Zeitraum prägen und/oder binden, 4. Aufgabenbereiche mehrerer Ressorts im Erzbischöflichen Ordinariat berühren oder 5. der Ordinariatskonferenz durch sonstige Regelungen zugewiesen sind. § 17 Sitzungen, Vertraulichkeit (1) Die Sitzungen der Ordinariatskonferenz werden vom Amtschef/von der Amtschefin einberufen und finden grundsätzlich jede Woche statt. Der Amtschef/die Amtschefin legt die Tagesordnung im Einvernehmen mit dem Generalvikar fest. (2) Die Sitzungen der Ordinariatskonferenz sind streng vertraulich. Alle Mitglieder der Ordinariatskonferenz, alle sonstigen Teilnehmer/innen an den Sitzungen der Ordinariatskonferenz und alle sonstigen Personen, die Kenntnis vom Inhalt der Sitzung erhalten, sind verpflichtet, über deren Inhalt und Verlauf, insbesondere auch über Ausführungen einzelner Teilnehmer/innen und Abstimmungsverhalten Verschwiegenheit zu bewahren. Soweit die Verschwiegenheitspflicht nicht bereits aufgrund eines sonstigen Rechtsverhältnisses mit der Erzdiözese oder aufgrund von berufsrechtlichen Pflichten besteht, sind die Betroffenen vor der Sitzung auf die Verschwiegenheit zu verpflichten, was im Protokoll zu vermerken ist. (3) Über Form und Umfang von öffentlichen Bekanntmachungen betreffend Inhalt und Verlauf der Sitzung der Ordinariatskonferenz entscheiden für Themen, die der Erzbischof oder der Generalvikar vorgelegt haben, der Generalvikar, im Übrigen der Amtschef/die Amtschefin. Die Mitglieder der Ordinariatskonferenz informieren ihre (Haupt-)Abteilungen über die diese betreffenden Angelegenheiten, wenn und soweit der Amtschef/die Amtschefin nicht, was im Protokoll zu vermerken ist, entschieden hat, dass auch gegenüber diesen Stillschweigen zu bewahren ist. Ohne dass es einer Entscheidung nach Satz 1 bedarf, besteht eine Verschwiegenheitspflicht aufgrund dieses Statuts nicht, soweit die Offenlegung zur Umsetzung der Beschlüsse der Ordinariatskonferenz oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. (4) Zuwiderhandlungen gegen die Verschwiegenheitspflicht können durch den Amtschef/die Amtschefin nach vorhergehender Ermahnung mit dem Ausschluss aus der Ordinariatskonferenz und/oder weitergehenden rechtlichen Maßnahmen geahndet werden. Der Ausschluss aus der Ordinariatskonferenz kann auch zeitlich befristet oder gegenständlich beschränkt erfolgen. § 18 Beschlussfähigkeit Die Ordinariatskonferenz ist beschlussfähig, wenn der/die Vorsitzende und mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend oder vertreten sind. Der Anwesenheit im Sitzungsraum steht die Teilnahme mittels Videokonferenz gleich. Ist Beschlussfähigkeit nicht oder nicht mehr gegeben, kann die Tagesordnung zu Informationszwecken behandelt werden, wenn und soweit die Mehrheit der Anwesenden nicht widerspricht. § 19 Beschlussfassung (1) Abstimmungen erfolgen grundsätzlich durch Handzeichen. Es entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. (2) Soweit die Ordinariatskonferenz nicht nur Handlungsempfehlungen beschließt, sondern zu Entscheidungen befugt ist, können der Erzbischof, der Generalvikar oder, soweit der Beschluss eine zu dessen/deren Aufgaben- und Verantwortungsbereich gehörende Angelegenheit betrifft, der Amtschef/die Amtschefin dieser Entscheidung widersprechen. Der Widerspruch des Erzbischofs oder des Generalvikars ist gegenüber dem Amtschef/der Amtschefin zu erklären, derjenige des Amtschefs/der Amtschefin gegenüber den Mitgliedern der Ordinariatskonferenz und dem Generalvikar zur Kenntnis zu bringen. Der Widerspruch macht den Beschluss gegenstands- und soll spätestens vier Wochen nach der Beschlussfassung erklärt werden. Der Widerspruch soll begründet werden. Betrifft der Widerspruch des Erzbischofs oder Generalvikars eine zum Aufgaben- und Verantwortungsbereich des Amtschefs/der Amtschefin gehörende Angelegenheit, ist diesem/dieser zuvor Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. § 20 Sitzungsniederschrift Über die Sitzung der Ordinariatskonferenz ist ein Protokoll zu erstellen. Das Protokoll enthält die wesentlichen Förmlichkeiten der Sitzung und eine Zusammenfassung der wesentlichen Diskussionsbeiträge. Beschlüsse werden im Wortlaut in das Protokoll aufgenommen. Das Protokoll der Ordinariatskonferenz ist von dieser grundsätzlich in der nächsten ordentlichen Sitzung zu genehmigen, von dem/der Vorsitzenden und dem/der Protokollführer/in zu unterzeichnen und den Mitgliedern der Ordinariatskonferenz sowie dem Erzbischof und dem Generalvikar zugänglich zu machen. § 21 Bildung von Kommissionen Die Ordinariatskonferenz kann mit Zustimmung des Amtschefs/der Amtschefin und bei Themen aus dem Zuständigkeitsbereich des Generalvikars im Einvernehmen mit dem Generalvikar zur Behandlung bestimmter Angelegenheiten Kommissionen einsetzen. Die Kommissionen können sich eine Geschäftsordnung geben, die der Zustimmung des Amtschefs/der Amtschefin bedarf. § 22 Geschäftsordnung Die Ordinariatskonferenz kann sich eine Geschäftsordnung geben, die insbesondere die Einzelheiten der Ladung zu den und zur Durchführung der Sitzungen regelt. Sie bedarf der Zustimmung des Amtschefs/der Amtschefin und des Generalvikars. Art. 3 Inkrafttreten Dieses Gesetz ist im Amtsblatt für die Erzdiözese München und Freising zu veröffentlichen und tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2020 in Kraft. Mit dem Inkrafttreten dieses Gesetzes verlieren das Statut für die Ordinariatskonferenz vom 30. März 2012 sowie die Regelungen dieses Gesetzes entgegenstehende Bestimmungen des diözesanen Rechts ihre Gültigkeit. München, den 12. Dezember 2019 Reinhard Kardinal Marx Erzbischof von München und Freising Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese2019-12-12

1. Ziel der Visitation Die Visitation nimmt die Pfarrei/den Pfarrverband in ihrer/seiner Gesamtheit in den Blick. Sie versteht sich vor allem als Pastoralbesuch, bei dem gemeinsam „nachgeschaut“ wird, wie es der Pfarrei/dem Pfarrverband geht. Die Erarbeitung des Visitationsberichts kann helfen, dass der Pfarrer mit dem Seelsorgsteam und den gewählten Ehrenamtlichen gemeinsam die Seelsorgssituation gründlich reflektieren. Ziele sind im Einzelnen: - Vergewisserung über den seelsorglichen Zustand der Pfarrei; - Ermutigung der Priester, der haupt- und nebenamtlichen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen und der Ehrenamtlichen; - Stärkung der Pfarrei(en) und ihrer Zusammengehörigkeit; - Hilfen zur verantwortlichen Mitarbeit und Kooperation in der Pfarrei; - Ansprechen von möglichen Missständen und Fehlentwicklungen; - Förderung der Verbundenheit von Pfarrei(en), Dekanat und Diözese; 2. Rechtliche Grundlagen der Visitation Das kirchliche Gesetzbuch verpflichtet die Bischöfe in c. 396 CIC, ihre Diözese regelmäßig zu visitieren. Sie können mit der Durchführung der Visitation auch ihre Bischofsvikare oder einzelne Priester beauftragen. 3. Auftrag zur Visitation Die Visitation im Erzbistum München und Freising wird vom Erzbischof und in dessen Auftrag von den Bischofsvikaren der jeweiligen Seelsorgsregion in einem regelmäßigen Turnus durchgeführt. Sie werden dabei vom Regionalteam sowie vom Dekan oder Dekanstellvertreter des betreffenden Dekanates unterstützt. In Ausnahmefällen wird ein anderes Mitglied der Diözesanleitung mit einer Visitation betraut. 4. Vorbereitung der Visitation 4.1 Rechtzeitig vor einer Visitation gibt der Visitator bekannt, welche Pfarreien er zu welchem Zeitpunkt visitieren wird. Zu dieser Zeit sind vorbereitende Gespräche mit dem Dekan und/oder dem Dekanstellvertreter und den jeweiligen Pfarrern zu führen; auch die Revisionsabteilung des Erzbischöflichen Ordinariates wird informiert. Sechs Monate vor der Visitation geht der Erhebungsbogen zur Visitation in die zu besuchenden Pfarreien, mit der Bitte um sorgfältige Erarbeitung durch Pfarrer, pastorale Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen und zuständige Gremien. 4.2 Erhebung über den Zustand der Pfarrei - Teil I / Seelsorgsbericht Der Seelsorgsbericht will dazu dienen, dass Pfarrer, pastorale Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen und Pfarrgemeinderat vor der Visitation gemeinsam ihre Seelsorgssituation gründlich reflektieren. Spätestens zwei Wochen vor der Visitation wird der ausgefüllte Seelsorgsbericht dem Dekan zur Kenntnisnahme zugeleitet. Der Dekan leitet ihn dann ggf. mit eigener Einschätzung unverzüglich an den Visitator weiter. 4.3 Erhebung über den Zustand der Pfarrei - Teil II / Verwaltungsbericht Der Verwaltungsbericht legt Rechenschaft über den Zustand der Pfarrei in Bezug auf die Realia und Temporalia ab. Auf Vollständigkeit ist dabei zu achten. Die Checklisten des Baureferates, des Sicherheitsbeauftragten und des Umweltbeauftragten sind Bestandteile des Verwaltungsberichtes. Der Verwaltungsbericht wird von den Organen der Kirchenverwaltung ausgefüllt und dem Dekan zugeleitet. Auf der Grundlage dieses Berichtes führt der Dekan bzw. der Dekanstellvertreter rechtzeitig vor der bischöflichen Visitation eine Überprüfung der pfarrlichen Verwaltung durch. Das Ergebnis wird dem Visitator vor der Visitation vorgelegt. Die Wirtschafts- und Rechnungsführung überprüft die Revisionsabteilung des Erzbischöflichen Ordinariates anlässlich der Pfarrvisitation und legt den Bericht dem Visitator vor. 5. Durchführung der Visitation Der Dekan und der betreffende Pfarrer besprechen mit dem Visitator und dem zuständigen Regionalpfarrer bzw. Regionalteam die genauere Terminierung und Schwerpunktsetzung der geplanten Visitation. Der Dekan legt die Termine für die Überprüfung der pfarrlichen Verwaltung fest und sorgt für die fristgerechte Abgabe der beiden Teile des Erhebungsbogens zur Visitation. Der Pastoralbesuch des Visitators in der zu visitierenden Pfarrei umfasst in der Regel einen ganzen Tag, an dem Besuche von Einrichtungen (z.B. Kindergarten, Schule u.ä.), Einzel- und Gruppengespräche, eine gemeinsame Sitzung mit Pfarrgemeinderat und Kirchenverwaltung, sowie ein Gottesdienst stattfinden. Der Pfarrer wird gebeten, einen Entwurf für den Ablauf des Tages vorzulegen. 6. Der Visitationsbericht Die Ergebnisse der Visitation werden vom Visitator in einem Visitationsbericht festgehalten. Dieser wird dem Pfarrer, den pfarrlichen Gremien, dem Dekan und dem Erzbischöflichen Ordinariat zugeleitet. Personalia werden mit den Betroffenen direkt besprochen. Wenn sich aus dem Visitationsbericht Handlungsbedarf für einzelne Referate des Ordinariates ergibt, wird dies den entsprechenden Referaten mitgeteilt. Diese sollen dann nach Ablauf eines halben Jahres Rückmeldung an den Visitator über die Behandlung bzw. Erledigung des Anliegens geben. 7. Nachbereitung der Visitation Der Regionalpfarrer sorgt für die notwendige Nacharbeit in der Pfarrei durch Nachbesprechung des Visitationsberichts, Besprechung von Personalia, Empfehlung von Beratungsdiensten u.a.m. Die Visitationsordnung für das Erzbistum München und Freising tritt zum 1. Juli 2000 in Kraft. München, den 9. Mai 2000 Friedrich Kard. Wetter Erzbischof Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese2000-05-09

Heiligungsdienst

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