Alle Amtshandlungen an Katholiken, die in der Seelsorgsregion München leben, sind unverzüglich auf den gebräuchlichen Formularen zur Eintragung dem Erzbischöflichen Matrikelamt, Pacellistraße 7, Postfach 360, 8000 München 33, zu melden. Für die übrigen Gebiete gilt: Amtshandlungen sind dem Ortspfarrer zur Eintragung in die Kirchenbücher zu melden, in dessen Pfarrei sie vorgenommen wurden. Den Leitern der ausländischen Missionen (missio sine und cum cura animarum) wird empfohlen, ebenfalls die vorgeschriebenen Kirchenbücher zu führen. Das Erzbischöfliche Matrikelamt bzw. der jeweilige Ortspfarrer sind verpflichtet, Amtshandlungen, die nicht von einem Priester der ausländischen Missionen vorgenommen wurden, dem Leiter der zuständigen Mission zu melden. Zuständig für die Erstellung von Urkunden über Amtshandlungen sind das Erzbischöfliche Matrikelamt bzw. der jeweilige Ortspfarrer. Originalurkunden am Tag der Trauung oder der Taufe können vom amtierenden Geistlichen erstellt werden. Es wird auch empfohlen, die Amtshandlungen im Stammbuch - soweit vorhanden - einzutragen. Das Erzbischöfliche Matrikelamt bzw. der jeweilige Ortspfarrer informieren die ausländischen Missionen über Kirchenaustritte. Hiermit setze ich vorstehende Anordnung für den Bereich der Erzdiözese München und Freising in Kraft. München, den 13. September 1988 Friedrich Card. Wetter Erzbischof Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenPfarreien und Seelsorge1988-09-13

Aus gegebenem Anlass werden die Pfarreien, welche dem Erzb. Matrikelamt München angeschlossen sind, ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sakramentale Handlungen (Taufen, Firmungen, Eheschließungen) oder andere Vorgänge, die den kirchlichen Personenstand betreffen (z.B. Konversionen, Bestattungen u.a.), allein in den Original-Matrikelbüchern bzw. in den entsprechenden Verzeichnissen im Erzb. Matrikelamt München zu beurkunden sind. Eine doppelte Buchführung ist nicht zulässig. Es dürfen daher in Pfarreien, die dem Erzb. Matrikelamt München angeschlossen sind, keine Urkunden, die den kirchlichen Personenstand betreffen (insbesondere Taufscheine), ausgestellt werden. Diese Vorschrift bezieht sich nicht auf Urkunden für Täuflinge anlässlich der Taufe oder auf Eintragungen in das Familienstammbuch. Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenPfarreien und Seelsorge1970-01-01

Die Frühjahrs-Vollversammlung 2008 der Deutschen Bischofskonferenz befasste sich erneut mit Fragen der archivischen Sicherung der Kirchenbücher. Sie nahm die Leitlinien, die von der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland zur „Sicherung und Nutzung von Pfarrmatrikeln (Kirchenbüchern)“ erstellt worden sind, zustimmend entgegen und empfahl, sie den (Erz-)Diözesen zugrunde zu legen. Im Folgenden wird der Wortlaut dieser Leitlinien veröffentlicht: Sicherung und Nutzung von Pfarrmatrikeln (Kirchenbücher) Pfarrmatrikeln (Kirchenbücher) sind als Amtsbücher und wegen ihrer intensiven Nutzung ein besonders wichtiger, aber auch rechtlich sensibler Teil kirchlichen Schriftgutes. Für ihre Verwahrung und Nutzung ist - wie für alle anderen kirchlichen Archivalien - die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche“ der Deutschen Bischofskonferenz vom 19. September 1988 in der jeweils diözesan geltenden Fassung einschlägig (vgl. Protokoll Nr. 26). Darüber hinaus hat der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz am 20. Januar 1992 empfohlen, die abgeschlossenen Pfarrmatrikeln nach Möglichkeit in den Diözesanarchiven zu verwahren und zu verwalten. Die Eigentumsverhältnisse werden davon nicht berührt (vgl. Protokoll Nr. 4). Angesichts der wachsenden Zahl von Anträgen auf Einsichtnahme auch in jüngere Pfarrmatrikeln sind folgende Präzisierungen bzw. Klarstellungen der bestehenden Regelungen notwendig. 1. Aufbewahrung von Pfarrmatrikeln Archivreife Pfarrmatrikeln sollen der Empfehlung der Deutschen Bischofskonferenz entsprechend möglichst an das Diözesanarchiv abgegeben werden. Archivreif sind Pfarrmatrikeln, wenn die Bände abgeschlossen sind und mit großer Wahrscheinlichkeit keine Rückgriffe und keine Beischreibungen mehr erfolgen. Dies ist in der Regel 30 Jahre, bei Taufmatrikeln spätestens 90 Jahre nach Schließung des Bandes der Fall. 2. Nutzung durch Dritte Die Nutzung von Pfarrmatrikeln ist an die geltenden Sperrfristen gebunden (Anordnung § 8). Die Sperrfristen beziehen sich jahrgangsweise auf die Eintragungen. Sie betragen: bei Taufbüchern 120 Jahre, bei Trauungsbüchern 100 Jahre, bei Sterbebüchern 40 Jahre. Demnach ist die Vorlage ganzer Matrikelbände nicht vor Ablauf der Sperrfrist für den jüngsten Eintrag möglich. Ist die Sperrfrist noch nicht abgelaufen, kommen für bereits archivreife Bände folgende andere Möglichkeiten der Nutzung in Betracht: Vorlage des Originalbandes unter Abbindung der noch der Sperrfrist unterliegenden Teile, Vorlage von Reproduktionen nur der nicht mehr der Sperrfrist unterliegenden Teile, Erteilung von schriftlichen Auskünften, soweit nicht archiv- oder datenschutzrechtliche Bestimmungen entgegenstehen. Da Sterbebücher auch nach Ablauf dieser Sperrfrist noch schützenswerte Angaben über Dritte enthalten können, soll bei Bänden, deren Schlussdatum weniger als 100 Jahre zurückliegt, die Benutzung nicht durch Vorlage des kompletten Bandes, sondern durch schriftliche Auskunft auf Anfrage erfolgen. Bei nicht archivreifen Bänden handelt es sich um Registraturgut, bei dem die Nutzung auf die durch die „Anordnung über den kirchlichen Datenschutz“ des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 23. Juni 2003 (KDO § 3, 10, 13) in der jeweils diözesan geltenden Fassung vorgesehenen Fälle beschränkt ist (z.B. bei Einwilligung des Betroffenen und Erforderlichkeit für die Durchführung wissenschaftlicher Forschung). Bei der Bearbeitung von Anträgen Dritter auf Nutzung von in den Pfarreien aufbewahrten Pfarrmatrikeln sollte das Diözesanarchiv unabhängig vom Ort der Nutzung in jedem Fall beteiligt werden. Soweit im Diözesanarchiv Filme bzw. Kopien der Pfarrmatrikeln vorliegen, ist deren Nutzung der Nutzung der Pfarrmatrikeln in der Pfarrei vorzuziehen. Würzburg, den 13. Februar 2008 Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenPfarreien und Seelsorge2008-02-13

Präambel Grundlage für diese Ordnung bilden die Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising vom 1. Dezember 1993 und die Rahmenordnung für die Arbeit in Pfarrverbänden vom 21. Juli 1983. § 1 Pfarrverbandsrat Der Pfarrverbandsrat ist das Gremium der Mitverantwortung der Laien im Pfarrverband und damit die Arbeitsgemeinschaft von Pfarrgemeinderäten in Pfarrverbänden. § 2 Aufgaben des Pfarrverbandsrates Aufgabe des Pfarrverbandsrates ist es, in allen Fragen, die den Pfarrverband betreffen, die Arbeit zu koordinieren und unter Beachtung diözesaner Regelungen beratend oder beschließend mitzuwirken. Er wird unbeschadet der Eigenständigkeit der Pfarrgemeinderäte, Gruppen, Verbände und der einzelnen Pfarrgemeinden im Pfarrverband in eigener Verantwortung tätig. Er berät und unterstützt das Seelsorgeteam des Pfarrverbands. Die Tagesordnungspunkte des Pfarrverbandsrates sollen in den Pfarrgemeinderäten vorbesprochen werden. Unter Beachtung des Grundsatzes der Subsidiarität (was in den einzelnen Pfarrgemeinden geschehen kann, hat dort zu geschehen) entspricht das Aufgabenfeld des Pfarrverbandsrates den Aufgaben der Pfarrgemeinderäte. Der Pfarrverbandsrat hat überpfarrliche Aufgaben vorzunehmen. Diese bestehen vor allem darin: das Bewusstsein für die Mitverantwortung der einzelnen Pfarrgemeinden im Pfarrverband zu wecken und die Mitarbeit zu aktivieren. die Planung und Koordinierung der Mitberatung im Liturgiebereich, insbesondere die Abstimmung von Gottesdienstzeiten, vorzunehmen. die Planung von Veranstaltungen der einzelnen Pfarrgemeinderäte zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. die Fortbildung und Zusammenarbeit der Wortgottesdienstleiter zu fördern. zu wählen: den/die Pfarrverbandsrats-Vorsitzende(n) den/die Stellvertreter(in) den/die Schriftführer(in) § 3 Mitglieder Dem Pfarrverbandsrat gehören an: a) das Seelsorgeteam kraft Amtes, b) die Pfarrgemeinderatsvorsitzenden und je ein bzw. zwei Delegierte der einzelnen Pfarrgemeinderäte des Pfarrverbandes (wobei die Zahl der Delegierten vom Pfarrverbandsrat festgelegt wird - zumindest für die Dauer einer Amtsperiode. Bei der erstmaligen Konstituierung legt sie der Pfarrverbandsleiter fest. Die Zahl der Mitglieder nach b) muss größer sein als die Zahl der Mitglieder nach a)). Die Delegierten der einzelnen Pfarrgemeinderäte werden in den jeweiligen Pfarrgemeinderäten gewählt (siehe „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ § 2.3i). § 4 Konstituierung Der Pfarrverbandsleiter lädt die Mitglieder zur konstituierenden Sitzung ein, die spätestens acht Wochen nach der Pfarrgemeinderatswahl stattfindet. Er leitet die Sitzung bis zur Wahl des/der Vorsitzenden. Die Zusammensetzung des Pfarrverbandsrates ist in den einzelnen Pfarrgemeinden bekanntzugeben. § 5 Sitzungen Der Pfarrverbandsrat tritt mindestens zweimal im Jahr zusammen. Er muss einberufen werden, wenn ein Mitglied des Vorstandes oder ein Drittel der Mitglieder des Pfarrverbandsrates dies verlangt. Pfarrgemeinderatsvorsitzende können sich bei Verhinderung vertreten lassen. Werden Bereiche der Kirchenverwaltungen beraten, sind die einzelnen Mitglieder der verbandsangehörigen Kirchenverwaltungen nach § 3.2 der “Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising” als Gäste mit Recht der Meinungsäußerung einzuladen. Die Sitzungen des Pfarrverbandsrates sind öffentlich, soweit nicht Personalangelegenheiten beraten werden oder der Pfarrverbandsrat die Beratung in nichtöffentlicher Sitzung beschließt. § 6 Beschlussfassung Es gilt § 7 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 7 Vorstand Der Pfarrverbandsrat bildet einen Vorstand. Dieser besteht aus: a) dem/der Vorsitzenden dem/der Stellvertreter(in) dem/der Schriftführer(in) b) dem Pfarrverbandsleiter Es gilt § 8 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 8 Sachausschüsse Soweit bestimmte Sachbereiche nur auf Pfarrverbandsebene wahrgenommen werden können, soll der Pfarrverbandsrat dementsprechende Sachausschüsse bilden oder Sachbeauftragte bestellen. § 10.2 und 3 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ gilt entsprechend. § 9 Protokollführung Es gilt § 11 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 10 Schiedstelle Es gilt § 13 der „Satzung für Pfarrgemeinderäte der Erzdiözese München und Freising“ entsprechend. § 11 Schlussbestimmung Die am 9.10.1993 von der Vollversammlung des Diözesanrates beschlossene Ordnung für die Pfarrverbandsräte wird hiermit in Kraft gesetzt. München, den 1. Dezember 1993 Friedrich Card. Wetter Erzbischof Thomas Schlichting, secr. Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenPfarreien und Seelsorge1993-12-01