Gemäß § 25 Abs. 3 Satz 2 MAVO (siehe Amtsblatt Nr. 10/2004, S. 230 ff.) werden folgende Ausführungsbestimmungen erlassen: I. Diözesane Arbeitsgemeinschaft der Mitarbeitervertretungen - Bereich A (DiAG-MAV-A) §1 Mitgliederversammlung Die Mitgliederversammlung setzt sich zusammen aus: a) dem/r Vorsitzenden der Mitarbeitervertretung Erzbischöfliches Ordinariat München, b) den Vorsitzenden der Mitarbeitervertretungen der Schulen in Trägerschaft der Erzdiözese und der sonstigen kirchlichen Rechtsträger, die das Arbeitsvertragsrecht der Bayerischen (Erz-)Diözesen (ABD) anwenden, c) den Vorsitzenden der Mitarbeitervertretungen der Kirchenstiftungen bzw. gemeinsamer Mitarbeitervertretungen gemäß § 1 b MAVO, d) den Vorsitzenden der Mitarbeitervertretungen der sonstigen kirchlichen Rechtsträger, die das Arbeitsvertragsrecht der Bayerischen (Erz-)Diözesen (ABD) anwenden, e) einem/r von den Vertrauenspersonen der schwerbehinderten Mitarbeiter/innen der einzelnen Einrichtungen gewählten Vertreter/in, f) einem/r von den Jugendsprechern/innen der einzelnen Einrichtungen gewählten Vertreter/in. Zusätzlich zu dem/der jeweiligen Vorsitzenden kann jede Mitarbeitervertretung: ab fünf Mitgliedern eine/n weitere/n Vertreter/in, ab elf Mitgliedern zwei weitere Vertreter/innen, ab fünfzehn Mitgliedern drei weitere Vertreter/innen in die Mitgliederversammlung entsenden. Die in die Mitgliederversammlung entsandten Vertreter/innen können sich im Verhinderungsfall durch ein anderes Mitglied ihrer Mitarbeitervertretung vertreten lassen. Die Vertreter/innen der Mitarbeiter/innen in der Bayerischen Regional-KODA können an der Mitgliederversammlung ohne Stimmrecht teilnehmen. Die ordentliche Mitgliederversammlung findet einmal jährlich statt. Daneben sind zwei Teilversammlungen möglich. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung und/oder eine außerordentliche Teilversammlung kann bei entsprechender Notwendigkeit im Benehmen mit dem Ordinarius einberufen werden. Die Gründe für die Notwendigkeit einer außerordentlichen Mitgliederversammlung bzw. einer außerordentlichen Teilversammlung sind dem Ordinarius schriftlich darzulegen. Bei einem einheitlichen Wahlzeitraum für die Mitarbeitervertretungen ist spätestens vier Monate nach Ende des Wahlzeitraums eine konstituierende Mitgliederversammlung zur Neuwahl des Vorstands einzuberufen. Der/die Vorsitzende des Vorstands - bei seiner/ihrer Verhinderung der/die stellvertretende Vorsitzende - lädt mit einer Frist von zwei Wochen unter Angabe der Tagesordnung zur Mitgliederversammlung bzw. zur Teilversammlung ein. Die Mitgliederversammlung bzw. Teilversammlung tagt nicht öffentlich. Sie wird von dem/der Vorsitzenden des Vorstands - bei seiner/ihrer Verhinderung von dem/der stellvertretenden Vorsitzenden - geleitet. Eine ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung bzw. Teilversammlung ist unabhängig von der Zahl der erschienenen Vertreter/innen über die in der Tagesordnung genannten Punkte beschlussfähig. Eine Erweiterung der Tagesordnung ist nur möglich, wenn mindestens 25 Vertreter/innen anwesend sind. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Anträge gelten bei Stimmengleichheit als abgelehnt. Für die Durchführung von Wahlen bestimmt die Mitgliederversammlung eine/n Wahlleiter/in. § 2 Aufgaben der Mitgliederversammlung Die Mitgliederversammlung der DIAG-MAV-A ist neben der Beratung und Beschlussfassung über die in § 25 Abs. 2 MAVO festgelegten Aufgaben zuständig für: die Wahl der fünf Mitglieder des Vorstands, die Wahl von fünf (persönlichen) Ersatzmitgliedern für den Vorstand, die Verabschiedung einer Geschäftsordnung für die DiAG-MAV-A und die Entgegennahme des Tätigkeitsberichts des Vorstands. § 3 Vorstand der DiAG-MAV-A Der Vorstand besteht aus fünf Mitgliedern. Im Vorstand sollen jeweils ein/e Vertreter/in der in § 1 Abs. 1 a) bis d) genannten Mitarbeitervertretungen vertreten sein. Die Wahl der Vorstands- und Ersatzmitglieder erfolgt jeweils durch Einzelwahl. Die Amtszeit des Vorstands beträgt vier Jahre. Sie endet vorzeitig mit der Beendigung der Mitgliedschaft in einer Mitarbeitervertretung. § 13c Ziff. 2 mit 5 und § 13b Abs. 3 MAVO finden entsprechende Anwendung. In diesem Fall rückt das gewählte (persönliche) Ersatzmitglied nach. Dieses Ersatzmitglied tritt auch im Falle einer längerfristigen Verhinderung eines Vorstandsmitglieds für die Dauer dieser Verhinderung ein. Eine längerfristige Verhinderung liegt insbesondere bei einem Beschäftigungsverbot nach dem Mutterschutzgesetz, bei Inanspruchnahme von Elternzeit und bei einer längeren Erkrankung vor. Bei einem einheitlichen Wahlzeitraum für die Mitarbeitervertretungen bleiben die Vorstandsmitglieder über ihre reguläre Amtszeit hinaus bis zur Neuwahl des Vorstands im Amt. Der/die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende bleiben bei einem einheitlichen Wahlzeitraum abweichend von Satz 2 in jedem Fall bis zur Neuwahl des Vorstands im Amt. Sie haben für die Einberufung der konstituierenden Mitarbeiterversammlung und eine geordnete Übergabe der Amtsgeschäfte zu sorgen. Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich. In der ersten Sitzung des Vorstandes wird ein/e Vorsitzende/r und ein/e stellvertretende/r Vorsitzende/r gewählt. Scheidet der/die Vorsitzende bzw. der/die stellvertretende Vorsitzende während der Amtszeit aus, findet eine Neuwahl für den Rest der Amtszeit statt. § 4 Aufgaben des Vorstands Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte, bereitet die Mitgliederversammlung vor, führt deren Beschlüsse aus und nimmt die Aufgaben nach § 25 Abs. 2 MAVO wahr. Er hat der Mitgliederversammlung jährlich einen Tätigkeitsbericht zu erstatten. Ferner obliegen ihm folgende Aufgaben: a) die Bestellung von zwei Beisitzern/innen und deren Stellvertretern/innen für die Schlichtungsstelle für die Erzdiözese (Individualschlichtung) gemäß § 3 Abs. 3 Ordnung für Schlichtungsverfahren, b) die Erstellung der Beisitzerlisten für die Einigungsstelle gemäß § 44 Abs. 2 MAVO zusammen mit dem Vorstand der DiAG-MAV-B und c) die Wahl des aus fünf Mitgliedern bestehenden Diözesan-Wahlvorstands für die Vorbereitung und Durchführung der Wahl zur Bayerischen Regional-KODA gemäß § 1 Wahlordnung für die Vertreter der Mitarbeiter in der Bayerischen Regional-KODA. Der/die Vorsitzende - bei seiner/ihrer Verhinderung der/die stellvertretende Vorsitzende - vertritt die DiAG-MAV-A nach außen, insbesondere in der Bundesarbeitsgemeinschaft der Mitarbeitervertretungen. Er/sie kann sich im Bedarfsfall durch ein anderes Vorstandsmitglied vertreten lassen. § 5 Kosten Die Kosten für die Arbeitsbefreiung zur Teilnahme an den Mitglieder- bzw. Teilversammlungen und die dadurch entstehenden Reisekosten trägt der jeweilige Dienstgeber. Die Erzdiözese erstattet anderen Dienstgebern die notwendigen Kosten der Freistellung von Mitarbeitervertretern/innen für die Vorstandsarbeit und die dadurch anfallenden Reisekosten. II. Diözesane Arbeitsgemeinschaft der Mitarbeitervertretungen - Bereich B (DiAG-MAV-B) § 6 Mitgliederversammlung Die Mitgliederversammlung setzt sich zusammen aus: a) den Vorsitzenden der Mitarbeitervertretungen des Caritasverbandes der Erzdiözese München und Freising e.V., b) den Vorsitzenden der Mitarbeitervertretungen der Fachverbände und sonstigen caritativen Rechtsträger, c) einem/r von den Vertrauenspersonen der schwerbehinderten Mitarbeiter/innen der einzelnen Einrichtungen des Diözesan-Caritasverbandes und der Fachverbände gewählten Vertreter/in, d) einem/r von den Jugendsprechern/innen der einzelnen Einrichtungen des Diözesan-Caritasverbandes und der Fachverbände gewählten Vertreter/in. Zusätzlich zu dem/der jeweiligen Vorsitzenden kann jede Mitarbeitervertretung: ab fünf Mitgliedern eine/n weitere/n Vertreter/in, ab elf Mitgliedern zwei weitere Vertreter/innen, ab fünfzehn Mitgliedern drei weitere Vertreter/innen in die Mitgliederversammlung entsenden. Die in die Mitgliederversammlung entsandten Vertreter/innen können sich im Verhinderungsfall durch ein anderes Mitglied ihrer Mitarbeitervertretung vertreten lassen. Die gewählten Vertreter/innen der Mitarbeiter in der Arbeitsrechtlichen Kommission des Deutschen Caritasverbandes und ihre Stellvertreter/innen können an der Mitgliederversammlung ohne Stimmrecht teilnehmen. Die ordentliche Mitgliederversammlung findet einmal jährlich statt. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann im Benehmen mit dem Vorstand des Diözesan-Caritasverbandes der Erzdiözese München und Freising e.V. einberufen werden. Die Gründe für die Notwendigkeit einer zweiten Mitgliederversammlung sind dem Caritas-Vorstand schriftlich darzulegen. Bei einem einheitlichen Wahlzeitraum für die Mitarbeitervertretungen ist spätestens vier Monate nach Ende des Wahlzeitraums eine konstituierende Mitgliederversammlung zur Neuwahl des Vorstands einzuberufen. Der/die Vorsitzende des Vorstands - bei seiner/ihrer Verhinderung der/die stellvertretende Vorsitzende - lädt mit einer Frist von zwei Wochen unter Angabe der Tagesordnung zu den Mitgliederversammlungen ein. Die Mitgliederversammlung tagt nicht öffentlich. Sie wird von dem/der Vorsitzenden des Vorstands - bei seiner/ihrer Verhinderung von dem/der stellvertretenden Vorsitzenden - geleitet. Eine ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Zahl der erschienen Vertreter/innen über die in der Tagesordnung genannten Punkte beschlussfähig. Eine Erweiterung der Tagesordnung ist nur möglich, wenn mindestens 25 Vertreter/innen anwesend sind. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Anträge gelten bei Stimmengleichheit als abgelehnt. Für die Durchführung von Wahlen bestimmt die Mitgliederversammlung eine/n Wahlleiter/in. § 7 Aufgaben der Mitgliederversammlung Die Mitgliederversammlung der DIAG-MAV-B ist neben der Beratung und Beschlussfassung über die in § 25 Abs. 2 Nr. 1 bis 6 und 8 bis 9 MAVO festgelegten Aufgaben zuständig für: die Wahl der fünf Mitglieder des Vorstands, die Wahl von fünf Ersatzmitgliedern für den Vorstand, die Verabschiedung einer Geschäftsordnung für die DiAG-MAV-B, die Verabschiedung einer Wahlordnung für die DiAG-MAV-B, die Entgegennahme des Tätigkeitsberichts des Vorstands und die Einrichtung der Arbeitsgruppen gemäß § 10. § 8 Vorstand der DiAG-MAV-B Der Vorstand besteht aus fünf Mitgliedern. Im Vorstand sollen jeweils zwei Mitglieder aus dem Trägerbereich Caritasverband sowie dem Trägerbereich der Fachverbände und sonstigen caritativen Fachverbände vertreten sein. Die Wahl der Vorstandsmitglieder und der persönlichen Ersatzmitglieder erfolgt gemäß Wahlordnung. Die Amtszeit des Vorstands beträgt vier Jahre. Sie endet vorzeitig mit der Beendigung der Mitgliedschaft in einer Mitarbeitervertretung. § 13c Ziff. 2 mit 5 und § 13b Abs. 3 MAVO finden entsprechende Anwendung. In diesem Fall rückt vor allem das gewählte (persönliche) Ersatzmitglied mit den meisten Stimmen aus dem jeweiligen Trägerbereich nach. Dieses Ersatzmitglied tritt auch im Falle einer längerfristigen Verhinderung eines Vorstandsmitglieds für die Dauer dieser Verhinderung ein. Eine längerfristige Verhinderung liegt insbesondere bei einem Beschäftigungsverbot nach dem Mutterschutzgesetz, bei Inanspruchnahme von Elternzeit und bei einer längeren Erkrankung vor. Bei einem einheitlichen Wahlzeitraum für die Mitarbeitervertretungen bleiben die Vorstandsmitglieder über ihre reguläre Amtszeit hinaus bis zur Neuwahl des Vorstands im Amt. Der/die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende bleiben bei einem einheitlichen Wahlzeitraum abweichend von Satz 2 in jedem Fall bis zur Neuwahl des Vorstands im Amt. Sie haben für die Einberufung der konstituierenden Mitarbeiterversammlung und eine geordnete Übergabe der Amtsgeschäfte zu sorgen. Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich. In der ersten Sitzung des Vorstands wird ein/e Vorsitzende/r und ein/e stellvertretende/r Vorsitzende/r gewählt. Scheidet der/die Vorsitzende bzw. der/die stellvertretende Vorsitzende während der Amtszeit aus, findet eine Neuwahl für den Rest der Amtszeit statt. § 9 Aufgaben des Vorstands Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte, bereitet die Mitgliederversammlung vor und führt deren Beschlüsse aus und nimmt die Aufgaben nach § 25 Abs. 2 Nr. 1 bis 6 und 8 bis 9 MAVO wahr. Er erstellt zusammen mit der DIAG-MAV-A die Beisitzerlisten für die Einigungsstelle gemäß § 44 Abs. 2 MAVO. Er hat der Mitgliederversammlung jährlich einen Tätigkeitsbericht zu erstatten. Der/die Vorsitzende - bei seiner/ihrer Verhinderung der/die stellvertretende Vorsitzende - vertritt die DiAG-MAV-B nach außen, insbesondere in der Bundesarbeitsgemeinschaft der Mitarbeitervertretungen. Er/sie kann sich im Bedarfsfall durch ein anderes Vorstandsmitglied vertreten lassen. § 10 Facharbeitsgruppen Die Mitarbeitervertretungen im Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V., der caritativen Fachverbände und Vereinigungen sowie der sonstigen caritativen Rechtsträger und Stiftungen bilden Facharbeitsgruppen zur Wahrnehmung ihrer spezifischen Angelegenheiten: Riege Kinder- und Jugendhilfe Behindertenhilfe Beratungsdienste, insbesondere Sucht und Sozialpsychiatrie Berufsbildende Schulen Verwaltung und Servicebereich Die Arbeitsgruppen können ihre Anträge und Vorschläge über den Vorstand der DiAG-MAV-B an die Mitgliederversammlung weiterleiten. Die Arbeitsgruppen tagen unter der Leitung eines Vorstandsmitglieds der DiAG-MAV-B mindestens einmal, höchstens aber dreimal jährlich. § 11 Kosten Die Kosten für die Arbeitsbefreiung zur Teilnahme an den Mitgliederversammlungen bzw. Facharbeitsgruppen und die dadurch entstehenden Reisekosten trägt der jeweilige Dienstgeber. Der Diözesancaritasverband erstattet anderen Dienstgebern die notwendigen Kosten für die Freistellung ihrer Mitarbeitervertreter/innen für die Vorstandsarbeit und die dadurch anfallenden Reisekosten. III. Inkrafttreten Diese Ausführungsbestimmungen treten am 1. November 2009 in Kraft. Gleichzeitig werden die Ausführungsbestimmungen vom 15. Oktober 2001 (Amtsblatt Nr. 13/2001, S. 346 ff.) außer Kraft gesetzt. München, den 15.10.2009 Dr. Reinhard Marx Erzbischof von München und Freising Allgemeine Rechtsvorschriften, Stellung der Gläubigen, Vereins- und OrdensrechtMenschen im Dienst der Kirche2009-10-15

Nach gemeinsamem Beschluss der bayerischen Bistumsarchive vom 12. April 2008 und mit Zustimmung der Bayerischen Generalvikare-Konferenz vom 30. März 2009 wird folgende Archivordnung für die Seelsorgestellen und kirchlichen Einrichtungen im Erzbistum München und Freising erlassen. Die Archivordnung für die Seelsorgestellen in der Erzdiözese München und Freising vom 13. Februar 1989 tritt hiermit außer Kraft. Aufgrund des § 6 Abs. 5 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Amtsblatt 1989, Nr. 6, 13. Februar, S. 126-130) ergeht folgende Verordnung: Abschnitt I Allgemeines § 1 Geltungsbereich Diese Verordnung gilt für die Archive aller Seelsorgestellen der Erzdiözese München und Freising sowie alle sonstigen der Leitung oder Aufsicht des Erzbischofs unterstehenden Archive. § 2 Begriffsbestimmungen Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung. Unterlagen sind vor allem amtliches Schrift- und Dokumentationsgut, das aus der Tätigkeit kirchlicher Stellen erwachsen ist. Hierzu gehören neben Urkunden, Akten, Amtsbüchern, Rechnungen, Einzelstücken und Karteien u. a. auch Dateien, Karten, Pläne, Zeichnungen, Plakate, Siegel, Druckerzeugnisse, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige Informationsträger und Hilfsmittel zu ihrer Benutzung. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird. Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Verwaltung von bleibendem Wert sind. Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten. § 3 Archivierungspflicht Alle rechtlich eigenständigen Seelsorgestellen und kirchlichen Einrichtungen sind, soweit sie der Jurisdiktion des Diözesanbischofs unterstehen, verpflichtet, ihre Unterlagen zu archivieren. § 4 Fachaufsicht Die Fachaufsicht liegt beim Diözesanarchiv. Das Diözesanarchiv berät bei allen Archivierungsschritten. Bei Entscheidungen über die Unterbringung des Archivs sowie bei größeren Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten und der Beauftragung ehrenamtlicher Personen ist das Diözesanarchiv gutachtlich hinzuzuziehen. § 5 Ehrenamtliche Kräfte Die Ordnung und Betreuung des Archivs kann ehrenamtlichen Kräften übertragen werden. Ehrenamtliche Kräfte müssen sich verpflichten, über die ihnen bekannt gewordenen Angelegenheiten dauerhaft, auch nach Beendigung des Ehrenamts, Verschwiegenheit zu bewahren; das gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Sie dürfen die Kenntnis der geheim zu haltenden Angelegenheiten nicht unbefugt verwerten. Abschnitt II Unterbringung § 6 Räumliche Anforderungen Das Archiv ist in geeigneten Räumlichkeiten unterzubringen. Räume sind geeignet, wenn sie die konservatorischen Voraussetzungen (Raumklima, bauliche Anforderungen) erfüllen, eine sichere Verwahrung gewährleisten und nur ein kontrollierter Zugang möglich ist. Eine Unterbringung in nichtkirchlichen wie staatlichen, kommunalen oder privaten Räumen ist nicht zulässig. Fehlen geeignete Räumlichkeiten, ist das Archivgut an das zuständige Verbandsarchiv, Ordensarchiv, das Archiv der neuen Seelsorgeeinheit (z. B. Mittelpunktpfarrei) bzw. des neuen Pfarrsitzes oder als Depositum an das Diözesanarchiv abzugeben. Eigentumsrechte bleiben davon unberührt. § 7 Trennung von Archiv und Registratur Das Archivgut ist von der amtlichen Registratur räumlich getrennt zu verwahren und darf nicht mit anderen Unterlagen vermischt werden. Persönliches und amtliches Schriftgut ist sorgfältig voneinander zu trennen. § 8 Auflösung bzw. Zusammenlegung von Seelsorgestellen oder kirchlichen Einrichtungen Bei der Auflösung bzw. Zusammenlegung einer Seelsorgestelle oder kirchlichen Einrichtung kann das Archiv am bisherigen Ort belassen werden, wenn geeignete Räumlichkeiten vorhanden sind, die fachliche Betreuung gewährleistet und Nutzungsmöglichkeiten gegeben sind. Es muss gewährleistet sein, dass eine Benutzung nur unter ständiger Aufsicht erfolgt. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist das Archiv im zuständigen Verbandsarchiv, Ordensarchiv, dem Archiv der neuen Seelsorgeeinheit (z. B. Mittelpunktpfarrei) bzw. des neuen Pfarrsitzes oder im Diözesanarchiv zu deponieren. Das Archiv ist dort gesondert zu verwahren. Eigentumsrechte bleiben davon unberührt. § 9 Dekanatsverwaltung Das beim Dekan in Ausübung seines Amtes anfallende Schriftgut ist getrennt aufzubewahren. Bei Beendigung des Amtes ist das laufende Schriftgut dem Nachfolger zu übergeben, das abgeschlossene und nicht mehr benötigte Schriftgut dem Diözesanarchiv anzubieten. Abschnitt III Aktenaussonderung und Übernahme § 10 Anbietungspflicht und Archivreife Archivreife Unterlagen sind dem zuständigen Archiv anzubieten. Unterlagen sind archivreif, wenn sie im laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden. Dies ist in der Regel spätestens 30 Jahre nach Schließung der Akte bzw. Erledigung des Vorgangs der Fall. Pfarrmatrikeln sind archivreif, wenn die Bände abgeschlossen sind und mit großer Wahrscheinlichkeit keine Rückgriffe und keine Beischreibungen mehr erfolgen. Dies ist in der Regel 30 Jahre, bei Taufmatrikeln 90 Jahre nach Schließung des Bandes der Fall. § 11 Übernahme und Bewertung Das zuständige Archiv übernimmt alle Unterlagen, die archivwürdig sind. Unterlagen, deren Archivwürdigkeit verneint wird, sind zu vernichten (Kassation). Diese Bewertung bedarf in jedem Fall der Zustimmung des Diözesanarchivs. Abschnitt IV Benützung § 12 Grundsätzliches Das Archivgut steht nach Maßgabe der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche sowie dieser Archivordnung für die Benützung zur Verfügung. Bei der Benützung von nichtamtlichem Schrift- und Dokumentationsgut im Sinne des § 3 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Nachlässe u. a.) gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Verordnung vor. § 13 Benützungsberechtigte Das Archivgut steht öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benützung zur Verfügung. Minderjährige können zur Benützung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt. § 14 Benützungszweck Das Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse liegt u. a. vor, wenn mit der Benützung amtliche, wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche oder pädagogische Zwecke verfolgt werden. § 15 Benützungsantrag Die Benützung ist schriftlich zu beantragen. Im Benützungsantrag sind der Name, der Vorname und die Unterschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benützungsvorhaben, der überwiegende Benützungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benützungsvorhaben ist ein eigener Benützungsantrag zu stellen. Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivordnung zu verpflichten. Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen. Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benützungsantrag verzichtet werden. § 16 Schutzfristen Das Archivgut ist von der Benützung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht vorgenommen wurde. Die Benützung von Pfarrmatrikeln ist an die geltenden Schutzfristen gebunden. Es gelten demnach für die Einsichtnahme folgende Sperrfristen: - für Taufbücher 120 Jahre - für Trauungsbücher 100 Jahre - für Sterbebücher 40 Jahre. Sterbebücher sollen nur vorgelegt werden, wenn das Schlussdatum des Bandes mindestens 100 Jahre zurückliegt. Bei Nutzungsanfragen durch Dritte ist grundsätzlich auf das Diözesanarchiv zu verweisen. § 17 Benützungsgenehmigung Die Benützungsgenehmigung erteilt der für das Archiv Verantwortliche. Sie gilt für das laufende Kalenderjahr, für das im Benützungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck. Die Benützungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit: Grund zu der Annahme besteht, dass das Interesse der Kirche gefährdet würde, Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen, der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde, durch die Benützung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde. Die Benützungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn: der Zweck der Benützung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benützung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist, das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benützung benötigt wird, der Benutzer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Archivordnung bietet. Die Benützung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie eine statistische Auswertung, beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht. Die Benützungsgenehmigung kann widerrufen werden, wenn Angaben im Benützungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Archivordnung nicht eingehalten wird. Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden. In Zweifelsfällen ist das Diözesanarchiv hinzuzuziehen. § 18 Sondergenehmigung (Antrag auf Schutzfristverkürzung) Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benützer schriftlich beim Diözesanarchiv zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach § 8 Abs. 3 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche hat der Benützer nachzuweisen, dass die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks unerlässlich ist. Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Ortsordinarius. Das Diözesanarchiv übernimmt die Vorprüfung des Gesuchs. § 19 Benützung Die Benützung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in einem dafür geeigneten Raum. Ein Raum ist geeignet, wenn eine ständige Aufsicht gewährleistet ist. Fehlt ein geeigneter Raum, ist das Archivgut im Lesesaal des Diözesanarchivs vorzulegen. Das Archiv kann die Benützung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen. Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken. Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig. Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benützung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Archiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen. Im Benutzerraum ist nur der Gebrauch von Bleistift und tragbaren Computern gestattet. Das Fotografieren und Einscannen von Archivgut, das Durchzeichnen von Schriftstücken und die Anfertigung von Siegelabdrücken durch den Benützer ist untersagt. § 20 Reproduktionen Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur durch das Diözesanarchiv erfolgen. Das Diözesanarchiv kann Ausnahmen genehmigen. Die Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Diözesanarchivs zulässig. § 21 Ausleihe von Archivgut Auf eine Ausleihe von Archivgut zur Benützung außerhalb des Archivs besteht kein Anspruch. Sie kann nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Eine Ausleihe erfordert in jedem Fall die Zustimmung des Diözesanarchivs. Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Abschnitt V Schlussbestimmungen § 22 Inkrafttreten Die Archivordnung tritt am 1. Juni 2009 in Kraft. Gleichzeitig tritt die bisher geltende Archivordnung für die Seelsorgestellen in der Erzdiözese München und Freising vom 13. Februar 1989 außer Kraft. Dr. Robert Simon, Generalvikar Dr. Modesto Die Erzdiözese und ihre UntergliederungenLeitung und Verwaltung der Erzdiözese1970-01-01